普通高校成人学籍档案管理的思考与建议

邵媛 魏勇健 孙静

摘要：普通高校成人学籍档案管理是成人教育管理的一项重要内容，是学生在校期间整个学习过程的完整记录，也是学校培养和教育学生的原始真实记载，对提高成人教育教学质量及管理水平起着重要作用。本文对成人学籍档案的有效管理提出一些思考与建议，以便能逐步规范档案管理工作。

关键词：成人学籍；档案管理；普通高校

中图分类号：G647文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2012）08-0057-02

成人学籍档案是搞好成人教育工作的重要基础，是学生入学资格、学习成绩、奖惩及毕业等情况的真实记载和反映，是经过科学整理归档的文字、表册等材料。它系统地记载学生的录取审批、入学注册、考试成绩、奖惩资料、休学复学、转学退学、毕业生的注册验印等原始记录。由于成人高等教育办学形式、入学方式、培养层次、学制等的多样性，决定成人学籍档案的复杂多样性。因此，加强成人学籍档案管理，对提升成人教育的教学管理水平和教育质量，促进成人教育的发展，具有重要作用。

一、重视档案管理工作，促使档案管理现代化

高校领导要充分认识到成人学籍档案对成人教育工作的重要意义，站在全新角度审视档案工作，使档案工作从保守型机制、封闭型发展模式中摆脱出来，并积极推广应用现代化科学技术，逐步代替传统的以手工为主的档案管理方式，使档案的收集、整理、保存和查询电子化、网络化，实现成人学籍档案管理的信息化与资源共享，促使档案管理水平不断提高。

二、明确管理目标，强化档案意识

成人学籍档案作为成人高等教育一项重要基础性工作，其管理水平和质量直接影响到成人高等教育的质量和发展。为实现此培养目标，高校必须高标准、严要求地做好学籍档案管理过程的每一项工作，因此，学籍档案管理人员必须增强档案意识，认真学习相关的政策法规，真正从思想上认识到成人学籍档案管理工作的地位和重要作用，热爱自身岗位，端正工作态度，明确岗位职责，在档案收集、整理、立卷、归档过程中认真完成每一环节，严格把关，建立高质量、规范的档案文件。

三、完善管理制度，健全档案管理体系和审查机制

健全的学籍档案管理体系是成人高等教育工作的重要前提，因此，高校学籍档案管理工作必须规范化和科学化，结合本单位的教学实际，从人员、内容、方法以及软、硬件设施等方面着手，不断完善学籍档案管理工作的各项规章制度，学籍档案建设、管理及利用工作涉及学生的切身利益，仅靠档案管理人员远远不够，必须引起院、系领导的高度重视和各部门的积极配合，建立健全收集、整理、检查、审核、归档、保管、保密、转递、送交和查阅等各工作环节的职责与规章制度，并制定相应的政策法规文件，做到实际工作中有章可循、有据可依、客观准确、完整连续。

一方面，在建立档案时要制定统一的立卷和归档标准，对制定各类封面、表格形式、纸张大小等方面要有统一要求，诸如纸张大小均采用A4纸，将个别大于A4纸的材料进行折叠或裁剪空白处、小于16K纸的材料裱糊成A4纸；封面采用统一字号、字体等，这样便于归档后的整理、装订等；另一方面要加强审查力度，使各项规章制度切实落实到每项工作中，特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的检查审核，确保档案材料真实、完整与规范[1]。

另外，现行的档案管理制度仍是按纸质文件档案制定的，已不能适应现代化发展的需要，高校应坚持以科学发展观的思想和与时俱进的精神，结合自身实际情况，采用纸质档案和电子档案两种方式共同管理，并建立相应的制度，方便查阅、检索和保存，以期有效地做好学籍档案管理工作。

四、加强业务培训，提高档案管理队伍建设

综合素质高、业务技能精湛的档案管理人员是做好成人学籍档案工作的重要保障，因此，要重视档案管理队伍的建设，首先应挑选责任心与工作能力强、熟悉档案工作业务和成人教育工作特点的人员担任学籍档案管理工作，使其明确责任职能，并由部门领导安排专人负责学籍档案的审查与监督工作，定期复查，做好复查记录，记清复查日期和结果，发现问题及时纠正，杜绝档案材料收集不完整、不及时，立卷不合规范等现象，以确保档案质量，维护档案的权威性和真实性；其次，应切实提高档案管理人员的综合素质，如政治素质、业务素质、职业道德素质等方面，使之具有爱岗敬业、恪尽职守、责任心强等良好品德；再次，加强档案管理人员的业务技能培训，如通过学历教育、短期专业培训、学术讲座和会议交流等方式来提高档案管理人员的业务素质和实际工作能力，通过学习不断更新档案专业知识，以更好地服务于本职工作，使档案保管有序，阅卷便捷。

此外，还可建立赏罚机制，把年度考评与工作业绩相结合，对认真负责、有突出贡献的工作人员进行奖励，反之，对工作懈怠、屡出差错的工作人员扣除部分薪金，并由相关领导严加教育和培训，以提高档案管理人员的综合素质和工作积极性，确保成人高校学籍档案的质量。

五、充分利用计算机和网络技术，采用纸质档案和电子档案共同管理

全国成人高考每年招考一次，录取新生从入学到毕业涉及的各类学籍档案材料必须齐全完整，能全面、真实、客观反映过程的全貌，包括录取表、学生登记表、学生成绩表、毕业生登记表以及各类在学期间的成绩单、试卷、论文、实习鉴定、图像采集照片等资料，要及时整理与立卷，按照年度分类，统编为××届学生档案全宗，以便做到审查每一环节时有据可依、真实可靠。针对有些档案，除采用传统的纸质档案管理方法，还可充分利用计算机、校园网和一些软件系统，将一些纸质档案保存为电子档案形式共同管理。

（一）录取表

录取表是学籍注册、新生数据审核、毕业生电子注册数据核对的唯一合法依据。成人高考录取结束后，省考试院按各学校的层次和专业打印出录取表，并加盖省考试院公章，由学校审领；同时录取表还有与之对应的电子档案，即招生录取数据库，需要时只需在数据库中输入检索词即可查阅到对应信息，必要时再翻阅录取表，这样既提高查询速度，又减少录取表的使用率，避免录取表被损坏[2]。然后将录取表（如每5年）加以整理、装订、归档，保持录取表的原始性与完整性；录取数据库以光盘形式加密存储、备份。

（二）学生登记表和学生成绩表

学生登记表和学生成绩表是学生在学期间基本信息和成绩的反馈和记载。可将学生登记表和学生成绩表制成正反双面一页，正面为学生登记表，记载学生基本情况、学历及工作简历、家庭主要成员、学籍异动情况等内容，并附上学生近照；反面为学生成绩表，记载教学计划规定的全部课程、毕业日期和毕业证号等内容。然后按学号从小到大顺序整理，分类装入贴有对应标签的档案盒中。待学生毕业后，按班级整理装订成册，加贴封面，编为××级学生登记表。

结合计算机和校园网，成人高校利用综合教务管理平台，可将学生登记表和学生成绩表构成电子档案[3]，首先从招生库中导入学生基本信息，根据学生填写的纸质学生登记表增加相应数据模块，如“增加简历”、“增加家庭信息”、“增加奖励”、“增加异动”、“毕业设计”、“毕业证书”等，及时修删和完善学生基本数据，对学生学籍异动、奖惩处分等情况做好记载，必要时可上传学生电子图像照片；其次，任课教师登录该系统平台，设置并输入课程期末考试成绩和平时成绩，由系统自动测出总评成绩，对考分为0和申请免修免考的学生成绩相应标记为“缺考”和“免考”，然后直接提交，先后由系里负责人审核、成教学籍管理人员审批，再由任课教师打印出书面成绩单和成绩分析单后加盖系部印章、存档，如确需更改成绩须到成教学院说明，这样可大大减少教师和成绩管理人员的重复劳动，真正实现跨校区、异地成绩管理。该系统平台构建一份电子档案，依据用户不同权限，使用用户名和密码可以直接共享、查询并获取学生信息，只需输入关键词即可完成相关检索，如再需要阅览其纸质档案，只要找到对应的卷宗即可，从而提高查询速度和准确性。此外，还可利用FoxPro数据库或Excel软件完成上述电子档案的构建内容，但需定期更新数据库，确保数据的完整性和安全性，可采用光盘形式加密存储、备份，防止计算机感染病毒，导致数据文件不能打开、缺失或损坏。

（三）毕业生登记表

毕业生登记表是学生从入学到毕业期间的最终鉴定，待学生修完教学计划规定的全部课程、成绩合格后，由学校组织学生使用签字笔认真填写基本信息，由学籍管理人员登记课程和成绩，加盖实习合格印章，详细记载学籍异动情况和其他内容，如获得学士学位等情况，粘贴照片，对符合毕业要求的学生在学校意见栏加盖“准予毕业”印章和公章。学生登记表为一式两份，一份发放毕业生，由毕业生交予单位人事科随个人档案存放；另一份按照毕业证书编号后三位从小到大依次整理，由学校存档，并附上该届毕业生名单，包括姓名、性别、身份证号、专业、层次、学制、毕业证书编号等内容，以便将来查询与核对。

综上所述，成人学籍档案管理是一项系统、庞大的工程，涵盖了纸质档案和电子档案两种形式，学籍档案管理人员不仅要提高自身业务技能和综合素质，还应严格按照规章制度切实做好档案文件的整卷、归档和管理工作，确保档案文件的真实性、完整性和安全性，使成人学籍档案管理工作逐步向科学化、规范化和信息化迈进。

参考文献：

[1]孙晓涛，张凤伟.成人高等教育学籍档案管理的收集与

管理[J].高教高职研究，2009，（20）.

[2]汪济民.普通高校成人教育学籍档案信息化管理探索

[J].中国成人教育，2009，（11）.

[3]胡伟莉，黄华文.普通高校成人教育学籍管理信息化、规

范化、科学化的研究[J].科技广场，2006，（8）.