手术室卫生材料优化管理流程的设计与实践

刘丹 李建宏 徐苗桑 周瑞妮 季剑波

大多数医院卫生材料库存信息管理只做到一级库房，因此，只有一级库房记录了材料的入库出库信息。材料出库到使用部门即二级库房则缺乏对材料的库存进行信息化管理，多数只有收费数据，没有对材料进行出库处理，二级库房的卫生材料库存管理还处于手工状态。

对于二级库房来讲，财务支出就只能参照从一级库房的领用数据，而不是二级库房的实际消耗，导致收入与支出不平衡，科室奖金忽高忽低，很不稳定。

若想做到收入与支出的平衡，必须在二级库房收入记账的同时对材料进行出库处理，记录出库数据尤其是材料的出库总成本金额，以便每月做奖金核算时参考，这样数据会更加准确。

流程说明

卫生材料品种繁多，管理难度大，在我院，手术室使用卫生材料的总量占全院比重较大，故先从手术室中各方面都比较成熟的骨科植入材料入手，结合信息化管理、采用先进的条码技术对该类材料进行精确的管理。

管理流程为： 中标的代理商按我院要求将中标的材料信息以excel表格的形式填写完整提交给医院采购部，采购部将表格数据导入一级库房数据库，手术室即二级库房记账并记录出库信息。流程图见图1。

主要功能模块介绍

卫生材料管理的关键在于记账与扣减库存的实时性，一切都是围绕这两点进行的，都是为此做准备打基础的。

基础数据的准备卫生材料属性复杂，且不像药品那么规范，名称相同、价格相同、但规格不同的物品很多。因此，数据信息由供货商按我院要求以excel表格的形式填写。

表格包含以下内容： 医保编码、材料名称、材料规格、产品编码、生产批号、专业类别、材料条码、厂家名称、厂家编码、代理商名称、代理商编码、注册证号码、产品有效期、采购单价。

其中医保编码、厂家编码、代理商编码等基础数据由我院提供，由供货单位如实对照后准确填写，材料条码由我院HIS系统审核后导入生成。

扫描条码收费卫生材料管理的一大亮点就是扫条码收费，操作方便、准确、快捷。前面基础数据的准备为条码生成打下了基础，下面重点介绍条码的应用。

第一， 条码的编制方式及生成。条码的编制方式如下：条码共10位，前4位是生产厂家的编码，不足4位的前面补0，后面6位是流水号，不足6位的前面补0。如： 1107000306，1107是生产厂家的编码，000306是说明这个物品是这个厂家第306个导入我院的骨科植入材料。条码格式为“Code 128码”。在材料条码下面紧跟着显示该条码号，如示例所示； 标签具体为材料的名称、规格（型号）、批号、注册证号、产品编码、生产商（包括电话，地址）、代理商（包括电话，地址）。标签大小基本为8厘米*4厘米左右的不干胶（粘贴于材料包装上）。

条形码标签的样式如下：

代理商提供的卫生材料数据导入医院的HIS系统，采购部审核后每种材料会生成我院编制的条形码，代理商将备货在我院的材料按照我们编制的条码打印出来。

第二，条码的使用。病人手术过程中使用的卫生材料其条码粘贴在“植入医疗器械使用登记表”的第一联上面，记账人员记账时，直接扫描条形码，这样就会出现一一对应的材料信息，记账人员只需录入使用的数量就可完成记账，记账同时系统会自动记录相应材料的出库信息。

第三，使用条码的好处。在使用条形码之前是采用输入材料名称首拼并人工查找相应规格的方式，原来这种方式极容易出错。由于材料名称、单价相同，而规格不同的记录有几十条，用人工分辨难免会出现错误，使用条码可以百分之百地准确定位到材料名称，规格，单价等信息，而且方便快捷、数据详细准确。

医院代售材料库房入出库处理由代理商拿着病人使用的“植入医疗器械使用登记表”和发票到库房进行材料的入库出库处理，库房管理人员按照病人记账的时间段、记账科室、代理商3个信息进行检索，将病人已记帐但没有入库出库处理的记录和提供的植入医疗器械使用登记表进行筛选，过滤出要入库出库的材料信息，也可以按照病人的住院号进行查询。根据材料记账明细汇总生成入库单，然后做入库直调出库处理。

难点分析

卫生材料管理最大的难点就是收费与材料的统一，其次是条形码在材料管理中的应用。

收费与材料统一难度在于： (1)历史习惯。材料使用部门领用时定义为A名称，收费人员收费时定义为B名称，造成名称不一致。(2)规格问题。名称、价格、厂商等信息都相同，只有规格不同，有几十种，收费项目如果也设置几十种，那么收费人员查找想要录入的规格相当困难, 且容易出错； 但是如果只设置一个名称，不管什么规格收费都使用这个项目，那么材料与收费也会出现不对应问题。

条形码在材料管理中的应用难度在于，操作中粘贴条形码时会由于人为原因出现张冠李戴的情况，如果收费人员没有认真审核，就会出现记账与使用不一致的情况，产生错误，因此严格核对至关重要。

应用体会

材料管理采用条形码技术，大大提高了工作效率，加快了材料的审批、采购、使用和记账流程。手术室通过扫描条形码记账收费，准确率高，差错率低。但也存在核对的工作量大，若贴错条，会导致记费出错。

有了出库信息的记录，财务的成本报表便有所依据，奖金核算更加准确，不会出现不同月份奖金悬殊的情况，有效控制了材料的成本。

展望

医院卫生材料的管理日趋规范，材料与收费数据的统一，库存的精细管理为大势所趋。目前只有手术室的骨科植入材料采用条形码技术，管理较规范，还有很多其他材料需要进一步规范管理。目前条形码是我院自己定制的，如果可以将产品原有的条码利用起来，出错率会大大降低。

材料与收费数据的统一为库存管理提供了便利，在收费时立刻扣减库存，提高信息的准确率，减少库存错扣、漏扣现象。

卫生材料与收费数据的统一需要同一材料在入库、出库、收费等环节都采用同一名称、同一编码，这需要医院各个部门的协调配合，也需要国家有关部门对卫生材料的名称、规格、编码等信息进行规范、统一。

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2 潘晓东，金美娟.医院医用消耗品条形码管理的新尝试[J].医疗卫生装备，2009,30(1):90-91

3 刘一强，周慧琼，谢新鹏.医院消耗品管理系统的主要功能[J].医学信息杂志，2009,30(7):23-24,30