论政府招标采购图书的质量控制

□饶宗政 王刚 骆瑛 余敏

1 概述

所谓政府招标采购图书，是采购人（高校图书馆）委托招标人（招标机构）按照《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国招标投标法》的相关规定和公开招标程序，从符合条件的众多投标人（图书供应商）中，择优选择中标人进行图书采购的行为。

自从《中华人民共和国政府采购法》出台以来，高校图书采购由自主选择图书供应商采购，转变为政府招标采购，从而使图书馆失去了自主选择图书供应商的权利。在这种形势下，政府招标采购图书的质量能否得到保证一直是图书馆界关心的焦点问题。我馆在多年的实践过程中，变被动为主动，积极参与政府招标采购图书的全过程，特别是利用《中华人民共和国招标投标法》赋予的权利，把筛选书商的条件、方法、措施和采购图书各环节的质量要求拟进招标文件中，使之成为政府招标采购图书的法律文件，现论述如下。

2 认真拟定招标文件和购书合同

通过几年政府招标采购图书的实践得出一个真知：图书馆为了使政府招标采购图书的质量得到有效控制，必须把图书采购各个环节的质量要求加以明确规定和约定。

2.1 规定投标人的资格和条件

招标文件要规定投标人的资格和条件，这是筛选投标人的基本措施：

（1）必须具有企业法人营业执照，提供营业执照原件和复印件（原件看后退还）；

（2）必须具有出版物经营许可证，提供出版物经营许可证复印件；

（3）必须有法人代表委托书、法人代表和参与人身份证明复印件；

（4）注册资金必须大于某一基数，提供注册资金、税务登记证等资质证明文件；

（5）提供图书的供货渠道，服务保证及保证措施等证明文件；

（6）提供近年在高校的业绩情况（可提供合同复印件）；

（7）提供具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度的证明文件；

（8）提供履行合同所必需的设备和专业技术能力的证明文件；

（9）提供依法缴纳税金和社会保障资金的良好记录的证明文件；

（10）提供现场采购选书卖场或库房的资料文件；

（11）提供足够多的图书种类资料，供现场采购。

这些资格和条件，有的设计成必备的，有的可设计成评分条件。

政府招标采购图书是网上公开进行的，为了保证招标成功（符合条件的投标人不能少于三个），图书馆还应在招标前，对书商进行调查和摸底，对以前合作过的、有实力的、讲诚信的、服务周到的书商通报招标信息，欢迎前来投标。

2.2 规定图书馆采购图书的方式

目前图书馆采购图书的方式大概有下面三种：到现场购书、通过订单购书和网上购书。

2.3 规定采购图书的类目、品种和数量

按照政府采购应当遵循公开透明的原则，招标文件要规定高校图书馆采购图书的类目、品种和数量，给书商传递图书馆的采购计划，以防止强迫推销其他类图书，把图书采购的主动权牢牢地掌握在图书馆的手里。

例如，根据我校专业设置要求，我馆招标文件中对图书的类目、品种和数量这样规定：“采购图书以中文图书的电类图书（TM电工技术，TN电子技术、通信技术，TP自动化技术、计算机技术）和机械类图书（TG金属学与金属工艺，TH机械、仪表工业）为主（约占70%），以汽车、建筑、经济以及基础学科（数学、英语、物理等类图书）为辅（约占30%）。如果书商提供的图书种类能满足学校图书馆藏书结构的要求，品种足够多且质量好，则年采购图书的数量可以达到4万册左右。”①实际上，这样规定之后，政府招标转化为招图书供应资格标，中标排序第一的供应商，年终采购份额并不一定是第一。只有可供采购图书的品种多，并且符合图书馆藏书需求时，才有获得中标排名和采购份额都是第一的可能。否则，虽然中标排名第一，但书商如果为我馆提供的图书是以社会科学为主，就不可能获得理想的采购份额，在这种情况下，书商也没有理由指责图书馆。但是，图书馆也要严格按照中标排名顺序进行图书采购。

2.4 规定报价格式

笔者在实践中了解到：“自然科学类图书”和“社会科学类图书”的价格差异大约是5～8%，因此，笔者在拟定招标文件时创新性地提出：投标人必须分别对“自然科学类”和“社会科学类”新书进行报价。“自然科学类”按照《中图法》的分类含义理解；其余的类归入“社会科学类图书”。

（1）政府采购投标价占综合评分的重要部分，投标人必须仔细阅读全部招标文件，综合考虑之后报出最后价格，这个价格以折扣率形式报价。

（2）折扣率的含义：折扣率＝1－优惠率。

（3）图书结算价＝（自然科学类新书总码洋×自然科学图书折扣率）＋（社会科学类新书总码洋×社会科学图书折扣率）。

上式中，“图书结算价”包含运输费用和正常的保险费、税金及投标人所需提供的伴随服务费等。各参与投标单位需提供一个满足招标文书的详细方案，并就图书馆对投标人的有关业务要求进行相应陈述。

2.5 规定评标办法

（1）根据《中华人民共和国政府采购法》和《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部第18号令）等法律规章，结合采购项目特点制定科学的评标办法。

（2）评标工作由招标人负责组织，具体评标事务由招标人依法组建的评标委员会负责。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。

（3）评标工作应遵循公平、公正、科学及择优的原则，以相同的评标程序和标准对待所有的投标人。评标委员会按照招标文件规定的评标方法和标准进行评标，并独立履行职责。

值得注意的是：图书馆以采购人代表的身份参加评标委员会。因此，采购人代表要充分利用这一机会向专家们陈述采购计划要求以及事先调查的基本情况，但不得有明确的指向性。

2.6 规定评分标准

设置科学的评分标准是为了选择出实力强、信誉高、服务周到、注重细节的书商；同时还要做到客观、合理、公正，操作性强；为保证图书质量和到馆率，防止恶意低价中标之后又不供应正规大出版社的图书，价格分不宜规定得太高；评分标准一般采用综合评分法。经过我馆三年政府招标采购图书的实践经验，笔者认为设置比较科学合理的评分项目和权重如下：

（1）投标报价分，40分：

以我馆为例，设计思想是两项均是最低报价者才可能得到该项满分。

① 自然科学类图书占70%，报价满分为28分，投标报价得分＝（评标基准折扣率/投标折扣率）×28；

② 社会科学类图书占30%，报价满分为12分，投标报价得分＝（评标基准折扣率/投标折扣率）×12；

式中，评标基准折扣率是合格投标人中报价最低者的折扣率。两类图书的价格得分之和为该投标人的报价得分。

（2）实力评价分，20分：

①现货供应品种在2万个品种以上，供货渠道稳定、可靠、快捷的书商，视切合本项目的情况按档次排队打分，分值为0到6分。

② 有较大卖场或仓库条件，能为团体采购或者现场采购提供场所，依面积综合排队，视切合本项目的情况按档次打分，分值为0到6分。

③ 投标文件制作规范、完整、清楚并完全响应招标文件方面，按投标人情况分档次打分，分值为0到8分。

④ 投标人要对提供的卖场或仓库面积、现货供应品种进行书面承诺，并提供相关证据。

（3）加工服务分，20分：

招标文件对加工要求（特别是CNMARC要求）完全响应得10分；如有更好应答的，视切合本项目的情况综合评定打分；每正偏离一项加2分。

（4）售后服务，15分：

① 按售后服务保证期限，视切合本项目的情况分档次打分，分值为0到4分。

②投标人有省级及以上新闻出版部门或者主管部门颁发的信誉材料，如无质量投诉或者有嘉奖等证明材料，视其荣誉分量加分，分值0到4分。

③ 免费提供书目、上架等服务的，视其服务切合本项目实际的情况，给予加分，分值为0到4分。

④ 其他特色服务和优惠，视其价值和切合本项目实际的情况，加0到3分。

（5）其他优势，分5分：

由投标人自行描述，评委视该优势切合本项目的情况打分。

多个评委用同一标准，对符合条件的众多投标人进行独立打分，经过汇总平均，总评分从高到低排序即是中标人排序。经过网上一定时间的公示，招标人向采购人发中标人确认函等程序后，招标人向中标的投标人发中标通知书，中标人必须持中标通知书在规定的时间内同招标人签订合同。

2.7 协定购书合同条款要点

购书合同是图书馆进一步维护和保证政府招标采购图书质量控制的最后一个法律文件，因此，图书馆可以进一步把招标文件中不足的部分补充到购书合同中。合同书应包括甲乙双方的全名、责任与义务、中标顺序，社科和自科新书折扣率、付款方式、付款时间、合同时限；未尽事宜双方协商解决、合同和招标文件一起构成政府招标采购购书过程的法律文件，双方必须严格遵守；购书合同由双方法人代表签字生效等条款。

2.8 规定图书采购过程中的注意事项

（1）乙方（中标人简称乙方，下同）必须提供正版图书，不得以盗版书冒充正版图书，违者将承担一切法律责任和经济责任，甲方不承担因此产生的任何责任。

（2）乙方供应的图书必须是新书，新书是指出版时间不超过一年的书。

（3）乙方不得将非本馆采购的书混入其中，甲方发现后，即使加工完成也要坚决退货。①一个实例，有一个书商曾把非本馆采购的一部分书加工完毕之后发给到图书馆，我馆在验收中发现之后，据此规定坚决要求退货，因有招标文件在先，书商虽已经盖了馆藏章，无法收回再卖给他人，最后就送给图书馆了。由此例可见，图书馆通过招标文件的严格规定来保证自己的利益不受损失是何等重要。

（4）乙方在收到订单、或选配书清单、或现场采购后的60天之内，将新书按本馆的加工要求完成，并保证到货率95%以上；

（5）乙方收到新书订单或教师所选书后，应按本馆提供的书目数据进行查重，避免本馆重复订购；

（6）图书馆现场采购选书后，乙方应及时汇总查重后的采购数据交图书馆审核。经过图书馆审核后的数据（应备份）发给书商作为最后确认的采购数据，没有经过此程序审核的采购数据，图书馆可以拒绝认可；

（7）乙方必须提供现场采购人员（4人左右）的交通及可能的住宿等服务（有航班的地方以航班作为交通工具）；

这些规定就像交通路口的红绿灯一样，对遵守规定者没有任何约束力，但对不遵守规定者就是约束力。

2.9 规定图书加工要求

招标文件中要规定图书加工的要求，特别是编目数据要符合CNMARC要求。我馆对图书加工要求如下（各馆可自行加减条目）：

（1）编目数据：符合CNMARC要求，即完全著录的书目数据；

（2）盖馆藏章：封面、书名页和切口，共3个；

（3）馆藏流水号：书名页、图书第99页和图书最后一页，3个相同的馆藏流水号；

（4）防盗磁条：图书中部内任意一页；

（5）条码：书名页、最后一页各一张与流水号相同的条码；

（6）书标颜色：不同的大类选配不同颜色的书标，按图书馆提供的样品要求加工。

特别注意：在合同执行初期，采编人员要检查乙方的书目数据是否规范，加工的图书是否满足要求，避免送货时返工，造成大家心里不愉快。

2.10 约定送书与验收

（1）乙方进行新书打包时，必须把相同折扣率的书打在一包中，每包附详细清单，注明新书种数、册数、价格及总码洋等项，以便验收核对。

（2）乙方在发送新书的同时，必须向图书馆提供与新书配套的完整、准确、规范的符合相关标准的CNMARC编目数据，即包括流水号的完全著录的书目数据。

（3）乙方应有专人负责送书到图书馆指定地点，并负责处理各种遗留问题。

（4）甲方验收内容：首先验收目录数据是否满足要求，合格后将数据装入系统验收新书；验书时要认真核对图书、清单和数据库三者的书名、册数、码洋是否一致；有问题及时要求查明原因并处理；汇总入馆品种数、册数、码洋数等，以便结账。

2.11 约定付款方式

图书验收必须合格无误，并以实际入馆图书数量的实洋付款（实洋＝图书码洋×折扣率＝发票价格）。图书馆要实行验收逐级签字制度，最后馆长签字→报学校财务→向财政厅发委托付款函→财政厅接到委托付款函后，根据学校政府采购计划表，审查合格后方能付款。

3 结论

综上所述，政府招标采购图书的质量控制环节是很多的，只要图书馆在政府招标采购图书的时候，利用相关法律赋予的权利，把招标、采购、加工、验收图书等环节的质量标准和要求，拟进招标文件和购书合同中，使之成为政府招标采购图书的法律文件，合同双方必须严格遵守和执行，就能使政府招标采购图书的质量得到有效的控制。

参考资料

1 韩飞.图书政府采购研究.出版科学，2008（1）：33－35

2 王新刚，成国强.高校图书实施政府采购应把好五关.农业图书情报学刊，2007（2）：63－64，60

3 惠德毅等.广州图书馆2003年图书资料实施政府采购情况分析及建议.图书馆论坛，2004（10）：81－84

4 曹沛.图书政府采购招标的实践与思考.医学信息，2008（8）：1321－1323