现代新技术助推档案库房安全体系建设——以南通市农业科技档案馆为例

陆 银 陈茜茜 邱 聪（南通市农业科技档案馆，江苏南通，226006）

现代新技术助推档案库房安全体系建设
——以南通市农业科技档案馆为例

陆 银 陈茜茜 邱 聪（南通市农业科技档案馆，江苏南通，226006）

近年来，档案安全体系建设得到高度重视。档案库房安全工作作为档案安全保密工作的重中之重，当务之急是要形成一个全面、系统、科学的档案库房安全体系。新时期如何运用新理念、新技术建立档案库房安全体系成为当前各级各类档案馆迫切需要解决的一个新课题。2010年8月，南通市农业科技档案馆根据《档案馆建设标准》（建标103-2008）、《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）和国家、省、市档案局“三个体系”建设的要求，兼顾节能、环保和智能化，综合运用建筑、物联网等现代新技术对档案库房进行安全技改和管理创新，建设档案馆库房安全体系，取得了较好的效果。笔者结合南通市农业科技档案馆库房安全体系建设实践，对现代新技术助推档案库房安全体系建设谈些浅见。

一、南通市农业科技档案馆库房安全体系建设前库房管理状况

南通市农业科技档案馆建于1990年11月，为我国首家农业科技档案馆，馆舍面积640平方米，库房面积240平方米，是20世纪市级专业档案馆中的佼佼者，为我市农业科技进步和农村发展作出了杰出贡献。进入21世纪以来，随着我国档案事业的快速发展，我馆库房墙体、门窗、消防等基本现状和传统管理方法已不能适应档案安全和保密的新要求，亟待库房改造和管理创新。

我馆库房属典型的老式传统库房，围廊式结构、厚墙体、大开间。以其中一间主体库房为例，面积约30平方米，墙体50厘米厚；普通窗户2个，约6.1平方米；普通木门一个，约2.2平方米；地面采用架空板结构；库房门外无过渡区域。每间库房配2匹空调1台、去湿机1台、灭火器2个、日光灯2盏。每层设消防水栓1套。

我馆和其他档案馆（室）一样，制定档案库房日常管理、档案进出库管理等相关制度，明确库房管理人员工作职责，并与档案库房分管领导和管理人员签订档案库房安全保密责任书。档案馆通过对库房管理人员的考核加强库房安全管理，考核目标重库房档案管理轻库房环境管理，主要是要求档案库房管理人员做到档案不坏、不丢、不散和不乱。库房日常管理以库房传统管理为主，分库房档案进出库管理和库房环境管理。

二、档案馆库房安全体系建设前库房管理中存在的主要问题

我馆库房建筑时间比较早，围护结构与《档案馆建设标准》（建标103-2008）和《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）要求相比，在设计和建筑上还有一定的差距，加上年久失修墙体渗水和门窗透风以及管理理念滞后，引起保管条件不理想、保管制度不完善等诸多问题，严重影响了库房档案安全和保密。

1.库房环境测控不到位

从库房的温湿度记录来看，档案库房环境温湿度很难控制，无法达到档案保管温度14-24℃、日变化±2℃和湿度45-60%、日变化±5%的要求。以2010年4月11日南通市农业科技档案馆库房湿度控制为例，9点钟时库房湿度60%、外界湿度82%，启动去湿机将库房湿度降至55%后关闭去湿机，库房湿度约10分钟后上升为60%；10点钟时启动去湿机将库房湿度降至45%后关闭去湿机，库房湿度约6分钟后上升为50%、15分钟后上升为60%。同样的道理，库房温度控制也存在较大缺陷。空调关闭后，库房温度迅速上升或下降。空调一直运转能较好控制温度，但又不易控制湿度，况且空调一直运转也不符合一般空调使用方法。启动或关闭空调、去湿机、加湿器，测量温湿度等均需要打开档案库房门，引起库房门口较大区域温湿度骤变，也给库房环境调节增加较大难度。

2.库房防火防盗设施不齐全

档案库房仅配有普通灭火器和消防水栓，没有安装防火防盗报警系统和配置档案用灭火器，不能有效防火防盗。一旦发生险情，库房管理人员既不能第一时间发现，也不能有效排除险情。假使库房发生火情，库房配置的非档案用灭火器不宜直接对着档案资料喷射，只能对着档案资料装具及外围喷射，影响档案抢救效果。

3.档案库房管理不完善

档案库房管理不完善，主要指两个方面：一是制度不全面。缺少库房档案危机管理制度、库房档案安全保密责任追究制度等。二是制度难以执行。事实证明，档案库房改造前的围护结构和软硬件设施，根本无法使库房环境达到适宜的保管温湿度。档案馆对库房管理人员的目标管理考核也就形同虚设。

三、利用现代新技术构建档案库房安全体系的具体措施

档案库房体系建设是一项涉及学科及技术门类众多的技术工作。我馆秉承以人为本宗旨，采取人防、物防和技防相结合的办法，综合运用建筑、信息和管理等新技术构建档案库房安全体系。

1.利用建筑新技术改造库房

按照“建筑为主、设备为辅”的要求对库房进行改造，力求建造密封、避光、隔热档案库房。一是改造窗户。将窗户面积缩为原来的二分之一，在原来窗户内侧加一套真空双层玻璃窗和一副遮光窗帘，外侧加防盗窗，起到避光、防盗和保温保湿效果。二是改造房门。根据防火密封的要求，安装两套定制的甲级防火加厚防盗门，同时设置过渡区域，过渡区域安装通风机、消毒灯、档案用灭火器等设备，兼作档案人员进出档案室更衣场所，起到通风、防尘、消毒等效果。三是改造地面。主要是在地面上涂防水浆。四是改造照明。根据满足库房管理者调卷、清洁、维护库内设备的照明度要求，换上对档案没有伤害或损害很小的白炽灯，且配置既节能又安全的人进灯开、人走灯灭的自动控制开关。五是改造墙体。在墙体的内墙涂防水浆，外墙涂憎水剂，起到保温保湿防渗漏作用。

2.利用信息技术新成果装备库房

充分运用计算机、物联网和通讯等新技术建设智能化档案库房。我馆加强与南京大学等高校科研院所合作，研发了档案库房远程智能测控系统。系统采用有线网络和无线网络为载体，有线传输模拟信号、数字信息和无线传递SMS信息，通过单片机处理测量数据、解析SMS信息实现物与物、人与物的对话和沟通，自动或人为远程测控档案库房环境。库房内外各建有一套闭路监控防盗系统，库房外闭路监控防盗系统还与传达室和110中心联动。整个库房智能管理系统能远程测控库房温湿度、实时记录温湿度、火灾报警和防盗监视等功能，使档案库房始终处于安全保密和最佳环境状态。

信息新技术在库房安全体系中的运用，是档案库房管理的一次质的飞越，大大提升了档案馆库房管理能力和水平。系统设置加载2个手机号码，档案馆负责人和库房管理人员均能随时随地掌控档案库房环境动态，无形当中对档案库房和库房管理人员工作起着监管作用。

3.利用体系新理念管理库房

系统、科学、全面的档案库房网络管理体系是消除库房安全隐患和应对档案库房突发事件的基本保障。档案库房安全体系建设分为库房安全硬件建设和库房安全软件建设，库房安全硬件建设包括档案库房环境远程智能测控系统、防火报警系统和闭路监控系统等建设；库房安全软件建设包括档案库房管理人员学习培训、档案库房安全保密责任追究和档案库房应急管理等制度建设。特别值得一提的是，我馆在档案库房软件建设方面，既重视制度完善，也重视制度执行，一级抓一级，层层抓落实，增强库房管理制度威慑力和约束力，切实做到库房管理岗位职责明确、奖惩分明。

一年的使用实践证明，我馆库房安全体系的建立，不仅减轻了库房管理人员繁重工作量，还有效维护了库房实体档案安全与保密，同时还解决了档案库房管理中温湿度难以控制和防火防盗等种种档案危机管理难题，对各级各类建筑年代较久的档案馆（室）改建有一定的借鉴作用。建立档案库房安全体系，是一项非常有价值和现实意义的工作，需要不断地摸索、总结和推广，以便更好地服务于我国档案事业发展。