黄洁
(成都大学国有资产管理处,四川成都610106)
对高校国有资产在用家具管理工作的几点思考
黄洁
(成都大学国有资产管理处,四川成都610106)
随着高校办学规模的扩大,传统的家具管理模式已越来越不适应新的发展形势,在实际管理工作中,暴露出制约家具管理水平提高的一些问题。文章就目前高校家具管理中出现的实质问题及成因进行了深入、透彻的分析,就如何提高家具管理认识水平和技术水平、健全制度、规范程序等方面,提出了切实、有效、可行的应对策略。
高校国有资产;再用家具;资产管理
近年来,随着高等教育体制改革的不断深入,优化教育结构,有效整合教育资源,己成为我国大学实施办学改革的趋势。许多高校兼并当地的中等专科学校、大专学校和干部教师职业培训学校,合并专业性大学实现强强联合,走向综合性大学的办学方向,大学扩建工程全面实施,已使目前大学的办学规模达到前所未有的状况。办学水平和质量得到大幅提升,各种与之配套的教学科研仪器、设备、家具和房屋、土地等国有资产在数量上和质量上都得到快速提高。由于教育部对高校仪器、设备的监管较早,因此,仪器、设备的管理在各高校都日渐规范,但作为高校国有资产管理组成部分的家具管理,在新的形势下,由于其自身的特性而不被重视,在管理中己暴露出越来越多的弊病。家具是国有资产的重要组成部分,是学校办学的必备设施,
对于教学、科研、办公和学生生活等方面都具有不可或缺的作用。家具主要指桌、几、椅、凳、箱、柜、橱、床、沙发、台架等等。其特点主要有单价低、固定性差、随意性强、易损坏且资产规模占全校资产比重较小等。高校家具管理的管理原则是“统一管理,分级负责”。校级统一领导,国有资产管理部门一级管理,使用部门(院处等)二级管理。家具管理的任务包括预算、购置、库存、调拨、维护、报废审批等,以及建立总账和明细账(包括家具台账)。分级管理的内容主要包括家具使用以及使用过程中的变动、维修、报损、报废等环节,并建立明细账、台账,确保家具管理责任落实到人头和地点。家具在高校中的经费来源主要包括:预算经费、科研投入、自筹经费。
目前,家具因单价低、固定性差、易损坏且资产规模占全校资产比重较小,长期不受主管部门、学校领导和教职员工的重视,造成了管理上操作不规范、管理人员不到位、监管机制不健全等问题。在实际工作中主要表现在如下几个方面。
(一)只重价值管理,不重实物管理。在高校家具管理中,上级主管部门对高校家具的监督管理往往停留在报表数据的填报上,对所报家具价值金额的真实性,一般不进行核实。这就容易给学校领导和相关职能部门忽视家具实物管理制造借口。比如,上级主管部门每年要求高校报送的高等教育基础统计报表和财政报表,只要求填报家具的总金额,没有要求填报家具的明细资料;财政报表也只是近一年才开始偿试要求填报家具总金额和明细资料,对于上报数据的真实性则没有作出硬性规定。另一方面,由于家具资产占全校资产比重较小,又具有单价低、固定性差、易损坏的特点,因而,从学校领导到普通教职员工都容易忽视家具管理工作,普遍存在只重价值管理不重实物管理的错误认识。因此,家具管理长期得不到重视,家具管理工作难以开展。家具管理队伍建立难;家具清产核资不彻底;家具的采购、领用、变动、报废不按规定程序走;一些公共场所和部分学院由于家具管理人员缺位,造成了教室里和闲置的非固定桌椅、讲桌、办公家具大量丢失的现象。
(二)重视总量管理,不重视具体管理。从家具实物及账务管理程序来看,只有家具购置后到财务部门报账时,会计部门记录的家具分类总账,没有资产管理部门的实物管理总账;或者,资产管理部门有家具实物总账,但使用部门没有具体的家具明细账。从家具管理人员来看,往往只有学校资产管理部门的家具管理人员而没有家具使用部门的具体责任人员,出现使用部门家具账务管理和责任人的双缺位现象。家具使用部门管理不完善还表现在各家具使用单位家具管理责任人的责任不明确,对家具的账目、使用、维护和报损等没有作出明确规定,闲置家具随意堆放、随意处置,违规变动,处置程序混乱,从而在管理上造成大量家具账物不符。这些管理缺位状况都是只有总量管理而没有各部门的具体管理造成的结果,最终只会导致家具的流失。
(三)重视人工管理,不重视数据信息化管理。
一些高校,家具管理手段落后,大多以人工登记或EXCEL表来进行家具实物登记和账务管理,目前普遍难以胜任家具管理的任务。主要表现在:1、传统家具的管理工作只做账务上的价值管理,而不进行使用上的实物管理。尽管个别部门进行了实物管理,但对整个学校来说家具实物管理仍然是不完整的。比如,家具购置领用后,会在财务部门登记入账,有的会在资产管理部门登记入账,很少会在使用部门再次登记入账,即使有,往往也会由于存在前清后乱的状况而最终使这一账目失效,成为摆设。造成这种现象的根本原因是,在家具数量庞大的前提下,无法及时实现家具账务调整而回归部门管理。人工记录的滞后,成为提高家具管理效率的瓶颈。家具管理效率需要提高,只有实现数据信息化的专业软件管理模式,才能及时、准确地通过家具标签把家具明细账和家具实物联系起来进行量化管理。而现阶段家具管理部门低效率的管理手段不可能为各具体使用部门及时提供准确的家具管理依据。2、大学内部为了适应学校的发展,各专业、实验室调整和合并的频率加大,家具移动和更新频繁。由院校合并、机构重组导致的家具在学校和学校之间以及学院与学院之间的变动量加大,但相应的账目变动严重滞后,很容易出现账物不符的现象。在高校家具数量早已突破万件的前提下,非数据信息化的管理模式,己成为账物不符、家具流失的主要原因。实现数据信息化的专业软件管理模式迫在眉睫。
新形势下高校家具管理的特殊性,给家具管理提出了新的要求,走出家具管理误区,建立科学、高效的家具管理机制,对规范高校家具管理,防止国有资产流失,保证学校教学、科研、行政办公和学生生活正常运行,提高高校整体管理水平具有十分重要的现实意义。
(一)薄弱环节,提升认识。家具管理的薄弱环节主要是管理意识不到位的问题。提高家具的管理认识水平,需要从两个层次入手。一是各级领导必须提高认识,要把家具管理提高到提升学校对外形象的高度来对待。学校任何一个室内场所的形象,都与家具密切相关,无论是教室里的大量课桌椅、实验室里的实验桌,还是图书馆里的书架、阅览桌椅、会议室和学术报告厅的大量座椅、食堂餐厅的大量餐桌和学生寝室的大批量床柜以及办公室的办公家具等,都从家具的形象、数量、质量等各个方面展示了学校的办学水平。从直观的角度上看,家具在一定程度上代表了学校的形象。争办一流大学,树立良好的学校形象,必须提高对家具管理的认识。二是家具管理人员也必须提高认识,把学校形象建设和学院基础设施建设结合起来,树立部门家具使用“不缺不损保教学”的管理理念,增强责任意识,共同构建起有效的全校家具管理人员网络体系,有效提升家具的管理水平。
(二)健全制度,规范程序。家具的日常管理必须纳入学校的目标管理之中,以确保家具管理工作能有效开展。一是规范会计核算标准制度。按照现行行政事业单位财务制度的规定,制定并保持家具入账标准的连续性和相对稳定性,确保家具记账价值的真实可靠。二是建立健全家具管理过程中的采购验收入账、申请领用、盘点对账制度和资产损失、核销报批制度,从源头上防止家具的流失。三是建立健全对报批核销家具的下账、处置制度,防止家具被低价变卖,减少国有资产损失。四是建立科学的家具使用效率评价机制,提高家具的使用效率。五是建立家具管理人员常规管理制度,确保家具管理人员具有较好水平。六是建立家具管理监督机制和奖惩制度,全面提高家具管理综合水平。
(三)手段先进,提升效率。要提高家具管理质量,必须实现家具信息化专业软件管理。实现家具信息化管理要做到:第一,摸清家底,进行清产核资工作。清产核资一要全面。要认真清理高校所占有、使用的家具,做到“部门不漏,实物不少”,上报材料一定要全面反映学校家具状况。二要准确。对各类家具区分性质,严格按照自查清理的科目逐项登记汇总,报表要认真复核,以防差错、遗漏或重复,确保数据准确无误。三要及时。家具价值是动态的,因此清查工作要有时限要求,要认真把握清查进度,科学统筹,合理安排,提高效率。第二,建立和提升家具管理的信息化平台。学校家具管理部门在完成清产核资的基础上,按照计算机家具管理系统的要求,对已核家具、新增家具和下账家具的有关信息进行数据录入和数据变动工作,借助校园网等网络平台,对各部门家具实行动态管理。在此基础上,按照报告规定的形式、内容及要求,做好家具统计工作,并向主管部门和财政部门提交信息报告,建立完整的家具信息系统,促使高校存量家具得到最大限度的利用。
(四)监督节点,防止流失。校级管理部门要加强高校家具管理的监督、检查工作,要做好以下几方面工作。第一,建立家具管理监督责任制。高校应当建立科学、合理的家具管理监督责任制,将家具管理监督的对象落实到家具占有、使用的具体部门和个人。使用部门和个人应当依法维护学校的家具安全和完整,提高家具使用效益。第二,实施多形式监督。高校家具管理的监督应当采取单位内部监督、财政监督、审计监督、社会监督相结合的形式,也可采取日常监督与专项核查相结合的形式,注重监督实效。第三,监督办理交接手续。高校家具使用部门主要负责人,要对部门使用家具的真实性、完整性、安全性负责,在变动工作岗位或离职时,要保证本单位家具账物相符,办理家具交接手续,由家具管理部门监交。第四,监督完善规章制度。建立和健全高校家具管理的各项规章制度,落实家具管理责任,保证家具管理规范运行。具体包括科学、严谨的管理规章和操作流程,高效严密的运作程序和考核办法,规范严格的监督管理体系。第五、监督、奖惩制度的实施。为提高家具管理人员的积极性,提高家具管理的整体水平,应建立公平、公正的家具管理监督、奖惩制度。对认真执行家具管理制度,在家具管理中表现突出的单位和个人予以奖励、表彰。对家具使用部门或个人中违反规定的,应当追究部门负责人和当事人的责任。
总之,随着高校办学体制的逐步转型,只有不断探索高校的家具管理模式和提高家具管理水平,才能为高等教育事业的快速发展,创造积极、有效的物质支撑平台。
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Reflections in the Furniture Management as Part of the State-owned Assets in Colleges and Universities
Huang Jie
(State Assets Management Department,ChengduUniversity,Chengdu 610106)
With the expansion of the university running scales,traditional furniture management model has become increasingly unsuitable to the new development and encountered some problems that constraint the actual furniture management level.This article,on the basis of an in-depth,thorough analysis of the issues and causes in the furniture management of universities,puts forward effective and feasible strategies for enhancing the level of awareness and skills in the furniture management,and the construction of a sound system and the standardized procedures.
F810.455
A
1004-342(2012)02-123-03
2011-11-21
黄洁(1964-),女,成都大学国有资产管理处,助理会计师。