搭建高校财务内部管理质量保障体系构想

陈江涛 黄丽颖 张 勤

(成都大学 计财处，四川 成都 610106）

搭建高校财务内部管理质量保障体系构想

陈江涛 黄丽颖 张 勤

(成都大学 计财处，四川 成都 610106）

高校财务内部管理需要从预算管理方面、会计核算管理方面、收入管理方面、工资管理方面、财务档案管理方面、资金管理方面等财务日常管理服务的六大模块体系出发，着手设立相应的监督考核指标，搭建完整的财务内部管理质量保障体系。

高校财务;内部管理;质量保障体系

高校财务必须按照国家有关财经法律法规，并从学校的实际情况出发进行规范化管理。高校财务规范化管理大致包括两个方面:一是高校范围内大环境的规范化管理，即高校整体行政管理在财务管理方面的规范;二是小环境的规范化管理，即高校计划财务处内部日常财务管理的规范。要实现财务管理的规范化就必须建立相应制度作保障，本文试图从搭建财务管理质量保障体系的角度对高校内环境即财务处内部各环节财务管理的规范化建设进行探讨。

一 构建高校财务内部管理质量保障体系的意义

(一）可以强化高校财务内部监督职能，促进财务基础工作更加规范化。建立质量保障体系后，对于财务处内部工作的各个重要环节可以进行事前、事中、事后的有效控制与监督，从而保证各环节在实际操作中更加规范，以实现高校财务内部会计基础工作的规范化。

(二）可以保证财务工作的准确性，为学校高层管理者提供真实、可靠、有效的财务信息。建立质量保障体系后，通过对财务内部的核算、预算、收费、档案管理等方面设置各项考核指标进行复查审核，以充分保证财务工作的正确性，从而保证所提供的对内对外数据信息资料的准确性。

(三）可以保证对学校财务运行和管理状况给予正确评价，保证学校资金的安全、高效。参照ISO的相关管理理论，科学搭建质量管理监督体系，通过监督与评价来不断提高财务内部管理水平，提高资金使用效率，规避财务风险，保证学校资金安全。

二 高校财务内部管理存在的问题

随着高校办学规模的不断扩大，国家财政对行政事业单位的政府收支分类改革的不断深入，高校办学的多样化及市场化格局的逐渐形成，高校的办学收入由过去的单一型逐渐过渡到多样化，多形式筹集资金成为学校组织收入的主体模式，而学校的支出也随着学校教育管理体制的改革由原来的“一级管理、一级核算”过渡到“二级管理、一级核算”或“二级管理、二级核算”等多种支出核算模式。但是，由于高校财务制度目前仍沿用旧的财务制度，很多新形势下出现的情况如固定资产的融资租赁、高校引进的BOT项目等无法在报表和核算账簿上全面反映学校债权债务情况，使得高校报表的真实性、准确性、完整性大打折扣。同时由于高校办学规模的不断扩大，多校区办学，多校合并，财务处人员队伍不断壮大，为适应学校的发展很多高校财务将其内部管理进行分割切块，按照预算管理、核算管理、收入管理、工资管理、档案管理等各财务内部职能进行科室划分，使各个科室的职能分工更加明细化。这样的科室明细分工有利有弊，有利方面在于能够将财务处的工作进行细化，明确每一个科室的职能，便于实现财务的内部控制与牵制，以保证学校资金的安全。不利方面就是随着科室职能的划分，某一岗位的财务人员长期对本职工作进行反复的操作而对其他环节渐显生疏，这将导致财务人员可能由原来的多功能复合型人员变为对本岗位工作很熟悉而对财务部门其他工作环节很陌生的单一型人员，无法实现各科室之间的密切合作。同时，科室按职能进行划分后，原来的会计核算体系不得不由单一的会计核算科进行核算变为多个科室、多人同时进行核算，核算环节多了，而财务处内部人员业务水平和素质参差不齐，每个人对会计科目、项目的使用范围理解不一致，对原始票据的审核要求不一致，甚至对会计凭证摘要的填写习惯也不一致，这将导致同一套账的统一性降低，在事后查阅时无法准确查找到所需财务信息，也不便于事后审计资料的归集。

三 高校财务管理质量保障体系的搭建

基于以上存在的问题，要保证财务工作的正常运转，会计基础工作的规范化实施，就必须建立一套能保证高校财务部门内部会计工作合法、真实、准确运转的质量监督保障体系，该体系应从日常财务管理工作的主要关键点着手，按照《会计基础工作规范》的要求，对这些关键点编制工作手册并设立考核指标，由专门的科室或专人定期进行考核，并出具完整的检查报告及整改报告。

高校财务处内部会计管理大致可划分为以下六大模块:预算管理模块、核算管理模块、收入管理模块、工资管理模块、档案管理模块、资金管理模块，在设立质量监督体系时就主要从这六方面着手，就其关键点设立检查指标进行监督检查。

(一）预算管理质量保障体系

预算管理是高校财务工作的核心，预算的编制、调整和执行是预算管理的关键点。

1．预算编制方面。目前高校的预算编制采用“零基预算”编制法，并经过“两上两下”后最后确定预算编制数。预算编制过程中容易出现的问题主要是在编制上报时漏报重要或重大项目，影响学校的整体工作安排。

在质量监督体系中我们可以采取总数核对和部分项目核对的方法进行检查。总数核对就是检查最后确定上报的收入、支出的编制总金额是否与校内各项目相加的总金额相等。部分项目核对就是检查上报的各项目预算数与学校有关专题会审议审批的各项目预算数是否相等。

2．预算调整方面。预算调整是指在预算执行过程中，由于特殊的原因需要对某一项目追加预算或因不可控因素而导致预算的追加。预算调整过程中容易出现的错误主要是预算调整的手续不齐全、预算管理人员随意增加或减少预算。

在质量保障监督体系中我们可以要求建立预算上机日志，把每次预算的情况作详细登记，并将有关手续作为调整预算的附件，每月装订成册，作为会计档案保管。质量监督员每月底将上一个月的预算总数与本月的预算总数以及上一个月的项目数与本月的项目数通过Excel表进行核对，找出差额并与相关预算调整批复报告逐一核对检查。

3．预算执行方面。预算执行过程是对预算编制与调整的具体实施，在这个过程中容易出现的问题就是，由于会计核算科与预算管理科的职能分工不同，核算科对预算科编制的预算的具体情况不太了解，在执行过程中有可能走样，即与该项目预算申报编制时的开支范围存在部分或完全偏离，同时在收入管理方面，负责收费管理的科室也容易忽略对收费完成情况的监督。

在质量监督体系中我们可以通过完善账套系统中预算管理模块的功能和加强预算执行的监督来给予保证。在预算管理模块上加上各项目开支范围的提示语，这样会计核算科在报账时点开某个项目就能知道该项目的开支范围，加强项目执行的刚性。对于预算执行与预算编制和调整的对比情况，则由质量监督人员每月对收入、支出进度情况进行检查，编制预算执行情况表，并将检查过程中出现的问题如收入执行进度过缓或支出进度过快等及时上报分管领导以便及时查明问题原因并督促相关部门调整进度。

(二）核算管理质量保障体系

会计核算管理是高校财务管理的另一项重要职能，它是对预算管理的具体实施，该项管理的几个关键点是科目与项目的规范使用、原始凭证的审核、记账凭证的填制，在搭建质量监督体系时我们可以考虑从这三个方面设立监督考核指标。

1．科目与项目规范使用方面。首先在科目设立、使用方面。财务处必须按照每一年国家财政部颁布的政府收支分类中的支出经济分类科目来设立会计核算账套的一、二级支出明细会计科目，同时根据当年财政对收入归集的有关要求设立收入一、二级明细会计科目，然后再根据学校财务管理及相关管理人员信息提取的需要设立二级以下的明细科目，科目设立后每一年应就每一个科目的具体核算范围由财务处内部进行约定并编制成册作为前台制单人员的工作手册，在检查科目使用的规范时，由检查人员将手册与记账凭证进行比对、纠错，以达到会计科目使用的科学性、规范性和统一性。

其次在项目设立、使用方面。财务处应根据预算批复设立校内各单位的项目，同时将各项目的开支范围、签字权限、项目属性编制成册下发到各会计核算岗位，〛审核岗位和制单岗位都以此为依据进行原始凭证的审核和记账凭证的编制，监督人员可以据此对原始凭证和记账凭证进行监督检查，并及时通知更正。

2．原始凭证审核方面。原始凭证的审核对于财务处内部质量监督而言主要包括判别从外单位取得的原始单据是否合法、差旅费的报销标准是否符合国家及学校有关规定、劳务费是否按要求代扣税、报销手续是否完善等方面。原始凭证审核通常容易出现的问题是前台财务人员报人情账，或者为了个人关系放松审核尺度，如将不应该在该项目开支的内容放过或将差旅费报销标准人为提高等。质量监督人员应将凭证的合法性、项目的开支范围、差旅费报销标准、授权签字范围作为监督检查重点，每个月对原始凭证的审核质量作抽查，并将检查结果通知部门领导，情节轻微的直接告知当事人，让其更正，情节严重的告知部门领导，并对其作适时的岗位调整。

3．记账凭证编制方面。目前部分高校虽然进行了科室分工，但为了节省单据的中间交接环节，就由各科室针对本科室的会计业务进行凭证的编制，同时由于高校财务处所管理的经费很多，院系二级财务管理又分得很明细，会计核算需要多人共同完成，一个制单工作往往需要多人担任，庞大的制单队伍带来的不利影响就是在学校的同一套账上摘要的格式填写不能统一，各个制单人员的水平不同、工作的责任心不同导致摘要五花八门，给查询凭证工作带来很大难度。有的人把摘要写得很简单，如收到财政拨款时就简单地写成“收拨款”，谁拨来的、拨的是哪一个专项还是基本拨款都不清楚。另外就是同一经济业务各个制单人员会计科目的使用也可能不一样，这样给以后查账、对账、统计数据、审计都带来了麻烦。针对以上问题，财务处可编制处内摘要填写的规范要求手册，按照日常经济业务支出凭证、收款凭证、冲销凭证、内转凭证的不同分类情况，明确各类摘要必须填写的几个要素，如日常经济业务支出凭证必须写明某部门某人做什么，收款凭证必须写明什么单位(或部门、个人）划拨什么项目的款项，冲销凭证必须写明某部门某人冲销什么，内转凭证必须写明某部门转给某部门什么经费等等。负责质量监督的科室或岗位要比照部门手册进行检查监督，并将检查出的问题及时通知相关制单人员，要求其作相应更正。

(三）收入管理质量保障体系

收费管理是高校财务内部管理工作的重要组成部分，目前高校已进入以财政拨款为辅多渠道组织收入阶段，预算外收入已成为高校收入的主要经费来源，特别是征对学生收取的学费、住宿费收入占学校预算外收入的绝大部分，加强收入管理的质量监督也成为财务处内部的一项主要工作。收入管理存在的主要问题一是学生收费数据资料的真实性和完整性问题。如学生的专业、学制、住宿情况、收费标准等方面是否在收费软件数据库中界定清楚;学生转专业、退学、休学、学费减免等情况在数据库资料修改方面是否变更及时、修改正确，是否有授权控制。二是收费票据购买、领用、注销手续方面的问题。如票据使用金额是否与入账金额相符;结存票据是否和登记簿上的结存数量相符等。三是学校各类收费项目及标准的执行、票据使用类别规范化问题等。四是所有收入入账时使用的会计核算科目准确性问题。如该交国库的是否交到了部门专户、该缴交专户的是否缴交专户、专项拨款是否按规定列入专项经费核算等。为解决以上问题我们在质量监督体系中可通过以下途径进行监督:收费科应建立完善四套系统，一是建立全校各类别、各专业学生学费收费项目及标准一览表;二是建立校内各部门、学院各类服务性收费标准及票据使用类别一览表;三是建立各类收费票据购买、领用、注销、结存一览表及每月各类收费票据盘点表;四是每年按照财政规定约定各类收入的会计科目使用范围一览表。每月末负责质量监督的科室或岗位对照以上四个系统就收费科在票据使用的规范性、收费项目及标准的规范性、收入及时入库情况以及收入的会计核算正确性方面进行监督检查，并提出整改方案。

(四）工资管理质量保障体系

工资系统管理主要包括学校内部在职人员工资和津贴、外聘人员劳务费、临时工工资和离退休人员工资四个方面的管理。目前该工作存在的问题主要包括:一是校内各部门津贴发放的开支范围准确性问题。二是每月工资发放的金额和数量准确性问题。三是工资发放人员是否人为在某人工资上多发而在某人工资上少发的问题。为解决以上问题我们可以采取以下办法来检查监督:一是要求工资管理岗位人员每月编制“津贴发放与预算项目对应表”和“津贴增减变动表”，质量监督人员每月或定期针对这两个表检查各津贴发放的经费来源是否正确，检查每月发放工资津贴的金额是否准确。二是每月在学校内网将每个教职工的工资津贴发放明细公示，接受大家的监督，监督人员定期到各部门收集意见并将情况通报财务领导。三是不定期地由监督人员对负责工资发放人员的个人工资发放情况进行抽检，并将抽检情况及时通报财务领导。四是将工资岗位人员定期轮岗，在轮岗过程中由负责质量监督的人员对轮岗后发现的问题进行分析总结，并将结果通报财务领导。

(五）档案管理质量保障体系

财务档案管理是高校财务处内部管理的重要环节，它主要包括会计档案归档制度、会计档案保管制度、会计档案查阅制度等方面。

1．会计档案的归档。它的监督关键点主要包括单位的会计档案归档制度是否建立健全，会计档案是否实行统一管理，档案归档是否及时，是否分级分类保存。归档过程中最容易出现的问题就是归档的原始凭证出现漏钉、人为更换等。作为质量监督人员应定期或不定期对已经装订的会计凭证进行抽查，查看记账凭证上登记的凭证张数是否与实际相符，会计科目及摘要所记录的是否与所付原始凭证的事项、金额相符。同时，比照档案归档制度检查会计档案的装订是否符合规定。

2．会计档案的保管、查阅、销毁。一是存放档案的地方是否安全，重点关注防火、防盗。二是是否符合档案查阅制度规定。质量监督岗位的同志在检查时可调阅档案查阅记录，检查会计档案查阅过程中是否符合查阅权限和查阅范围。三是档案的销毁是否符合规定、销毁是否经过授权、批准等。质量监督人员在监督检查时应将档案销毁的程序作为重点检查内容，应避免人为故意销毁、抽取更换部分原始凭证等现象。

(六）资金管理质量保障体系

资金的安全与完整是高校财务内控的重要目标之一。本文所指资金包括现金、有价证券和银行存款，资金管理存在的问题主要是现金被人为贪污、挪用、丢失，资金管理的关键点在于财务处内部各岗位牵制制度的完善。为了保障资金的安全，会计核算科应从以下几个关键点的设立来保证资金的安全，而负责质量监控的科室或岗位则应从这些关键点着手进行检查:

1．设立审批控制点。审批控制点的关键在于:一是要制定资金的限制接近措施，按资金量的大小设立等级授权审批制度，经办人员在进行业务活动时应该分别按照每次资金量所达到的等级进行授权审批申请，批准后才能进行业务活动，任何未经授权的人员都不得办理资金收支业务;二是按照有关规定规范填写现金支票和转账支票。质量监督人员每月至少二至三次定期或不定期地进行检查，主要针对以上两方面检查，在监督检查中如发现有未经授权办理资金支付业务的情况，应立刻向财务主管领导汇报，将相关人员调离并与银行及时进行银行存款余额的核对。

2．设立复核控制点。复核控制是减少错误和舞弊的重要措施。复核控制点的关键在于:财务处会计主管人员应审查现金支票或转账支票所反映的支取业务的金额及其他相关事项是否与记账凭证和转账凭证相符，审核无误后在支票上签字或盖章，业务经办人员才能办理支取业务。负责质量监督的人员在检查时应检查支票上是否有复核人员的签字。

3．设立对账控制点。对账控制点的关键在于:账证核对、账账核对、账表核对、账实核对等。作为资金管理的重点是关注银行对账单存款余额和单位银行存款账面余额是否相符;实际库存现金和账面现金余额是否相符;有价证券实物与账面余额是否相符等。质量监督人员每月将对账情况进行抽查复核，定期盘点库存现金并进行相关记录，如发现账实不符或账账不符应督促会计核算科查明原因并形成整改意见。

4．设立支票与印章管理控制点。这是财务处内部牵制制度的重要环节。在设立该控制点时应明确规定支票和印章管理人员的工作职责，质量监督人员在检查时可重点检查支票与印章的保管是否贯彻不相容职务分离的原则，如办理资金支付业务的相关印章和支票是否集中一人保管，印章与空白票据是否执行分管，银行印鉴印章是否分开由专人管理等。

综上所述，搭建高校财务内部管理质量保障体系是为了保障高校的财产、资金安全;质量监控体系的建立对保障高校财务工作的有序进行，确保高校收支预算的实现，保证学校的资金运作实现良性循环具有重要意义;对促进高校进一步完善内部控制，防止贪污舞弊现象发生，让高校保有可持续发展的后劲有着积极的作用。

:

［1］陆咸良．高校财务规范化管理指标体系研究［J］．盐城师范学院学报(人文社会科学版），2008，(6）．

［2］张如．高校财务监督的规范化探析［J］．事业财会，2003，(6）．

［3］张孝兰，肖章大 ．加强高校会计基础工作规范化建设的对策与措施［J］．湖南环境生物职业技术学院学报，2006，12(1）:050 ～053

［4］陈勇．高校财务管理规范化模式探讨［J］．安徽农学通报，2007，13(14）:189 －190

［5］孙中国．加强高校会计基础工作规范化建设的探讨［J］．经济师，2010，(6）．

［6］吉光．论高校学生收费管理信息系统内控机制设计［J］．湖南广播电视大学学报，2007(3）

［7］财政部．财政部关于印发《会计基础工作规范》的通知(1996年6月17日财会字［1996］19号）．

G46

A

1004－342(2012）05－115－04

2012－03－10

陈江寿(1968－），女，会计师;黄丽颖(1973－），女，会计师;张勤(1970－），女，高级会计师。作者单位均为成都大学计划财务处。