声像档案存在的问题及对策的思考

魏振钦

声像档案是指单位和个人在行使职责和从事本单位工作活动中形成的、具有保存利用价值的照片、底片、录音带、录像带、光盘、磁盘、专题片等声像材料。

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案，很好地服务了单位事业的发展。但是，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

1 声像档案管理存在的问题

1.1 声像设备存在的问题：随着社会的发展及工作需要，机关单位的声像设备有了很大改善，极大地满足了办公的需要。但是，大多数单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，致使声像设备管理混乱，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

1.2 摄录人员存在的问题：摄录人员在各自科室中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。但在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在队伍强大、年龄适中、文化程度较高这方面；“弱”表现在专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这方面。还有就是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。事实证明，摄录人员专业知识及技能的贫乏，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。待用时再靠档案员去催要，那只能是“亡羊补牢”了。

1.3 声像档案管理混乱，问题复杂：（1）管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理。缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。（2）档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外，有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。（3）保管条件差，声像档案难以长久保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，单位的档案部门要配备声像档案室或声像档案专柜，具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。但大多数单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。（4）收集渠道不畅，声像档案室藏匮乏。档案室是本单位保存档案并提供利用的基地。但是室藏声像档案极为匮乏。单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。短期内难以及时完整归档统一管理，致使单位档案室声像档案不齐全，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成现在的状况。（5）单位重大活动声像档案流失严重。每次单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或在网上发表，但在档案室却找不齐这些原始档案。原因是：档案管理不集中统一，各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是，從筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是，有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为己有或是下落不明，又造成档案的流失。

2 加强声像档案管理工作的对策及建议

2.1 加强宣传、提高意识

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。一要，做好声像档案的宣传工作，引起单位领导及职工的广泛关注，从而提高各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要，抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门要善于抓住机遇，结合本单位中心工作，通过室藏档案以及生动地利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

2.2 加强管理，制定相应的管理办法，并狠抓落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

2.3 加强监督、注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

2.4 结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

2.5 全面出击、疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。主要有：（1）通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。（2）对重点科室重点收集。档案人员应对重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。（3）直接征集。就是向摄录人员保存在手中的属于归档范围的声像档案，要多方征集。（4）广泛地社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

2.6 建议档案主管部门参与单位各类重大活动

针对单位重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状，应采取档案主管部门直接参与的办法，由档案主管部门派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保单位重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。

[责任编辑：汤静]