浅析工程公司采购管理系统选择中的沟通管理

王成浩

上海交通大学，上海 200001

浅析工程公司采购管理系统选择中的沟通管理

王成浩

上海交通大学，上海 200001

关于在工程设计类公司采购管理系统选择中，如何建立良好的沟通管理以帮助更好的完成项目的实施和管理。

物料采购管理系统；工程设计；项目实施管理；SPMAT

引言

SPMAT采购管理系统是属于鹰图公司的一款管理采购申请、采购订货、货品检验、仓库收料、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统用于完善企业物料采购信息管理。其整个系统的设计对于工程设计类公司做了针对性的设计，因为工程设计内容的不断变化，整个采购流程的各个环节内容都会发生变化，所以怎样建立一个高效的、适应性强的系统，并成功在在企业中实施该系统项目，沟通管理是项目实施中的一个关键因素。

1.系统的选择

作为具有设计，采购和施工管理能力的工程设计类公司来说，采购是公司经营的一个重要组成部分。我们知道，要保证好四个基本的因素，即质量，成本，交付和服务。那么对于工程公司来说，如何保证这四个因素，就需要一个良好的制度和信息系统来辅助和改善。

首先，我们需要选择一个适合于企业业务流程的采购管理系统。对于工程设计类公司来说，一般的工程项目业务流程是这样的。

1） 工程项目设计

2） 工程设备清单

3） 根据清单设备索取技术参数

4） 技术参数确认

5） 询价采购

6） 项目经理确认

7） 采购确认

8） 设备发货/货品质量检验

9） 变更管理

10) 供应商管理

可以看出，这个流程不仅仅涉及采购部门的人员，也涉及设计人员和工程现场的技术和管理人员，而且还需要各部门的人员之间互相配合，及时的传递信息资料。对于出现的突发情况，还需要及时地做出变更处理，避免采购中出现不必要的损失。

那么我们就需要针对这一类公司业务的经营特点，选择或者开发出相对应的适合的信息系统来实施来改善和管理业务流程。

工程设计类的公司对系统的要求相对于通用的采购管理系统来说，因为其公司业务和工作流程的特点，需要对其采购管理做一些设计和改进，以更加适合此类公司实际的需要。

首先，传统通用的采购系统功能比较单一，就是为了最终完成订单和发货，还有一些附加一些简单的仓管和货品检验记录功能。基本不能照顾到在进入采购流程的工作业务，不能起到互动的作用。而专业的工程设计类项目需要与采购流程有着接口，能够及时得知上游工作的状态和变化，能够实现设计确认后，设计中所确认的需要采购的设备，能够及时的自动反映到采购系统中，即进入采购流程。而且我们知道，工程项目与传统的单一的采购流程不同，不可能在设计完全结束以后才进入采购流程，这样的话，效率会大大地降低，也必然会延长项目的整个工期，不能达到效率最大化。所以，及时的自动的信息系统接口是非常必要的。

其次，一般的采购系统在拿到请购单以后直接凭着请购单上的货品参数，进行询价，比较和确认下单。但是在工程设计中，设计师不光要承担设计的责任，同时也要负责供货商提供的设备是否能够确实满足设计的需要，即技术的二次确认，必要的时候甚至需要去厂家进行现场的设备审核和确认。所以，在工程设计类的采购系统中，需要增加技术的二次确认这样一个步骤，同时确认厂家所能提供的服务能力。而且因为技术人员一般不参与采购的询价能环节以避免出现舞弊现象，所以系统中需要特别设置，设计人员只能看到询价阶段供货商提供的设备技术参数，而不能看到价格能保密信息。

再有因为项目经理是整个项目的负责人，需要对整个项目的进展和费用负责。所以在询价结束后，在订单确认之前，需要项目经理确认订购的设备既能够得到技术人员的确认，也能够在价格费用上是合理范围内的。

接下来的步骤就是发货管理和设备检验过程，这个也是确保工程项目成功的必需环节，直接影响到项目的质量。

我们在前面提到过，因为基本上设计和采购在时间上有重叠的过程，所以必然会产生之前的设计发生变更，导致采购的设备的技术参数或者数量上发生变化，这些都是对采购的成本有很大的影响。所以除了及时有效的数据接口外，良好的变更管理是必需的。其主要管理技术资料的版次和询价资料的版次，是整个流程不会产生不一致的错误。在技术参数资料发生变化升版的同时，询价流程也必须自动升版以适应之前的变化，避免出现错误的订单，造成损失。

另外，供货商管理也是非常重要的问题，不仅仅给采购人员提供历史参考的作用。在技术上也给设计人员同样起着参考的作用，可以在设计的时候，有选择性的选择以往质量较好的设备和供货商，回避不合格的或者被黑名单的。

2.沟通管理

所谓沟通管理，就是管理沟通的过程。通过了解客户的需求，整合各种资源，创造出好的产品和服务来满足客户，从而为企业创造价值和财富。而且，沟通管理也是项目管理中九大知识领域之一，具有非常重要的作用。

同样的，对于采购系统项目来说，沟通管理是一定且必需的。在前一节，分析对于工程设计类公司采购系统的选型时，列出了较为详细的工作流程和任务。而且也提到，这些流程需要涉及除采购部门之外的如设计部门，项目管理部门等等。

所以在采购系统的选择阶段，不能简单的只考虑到采购人员的意见，更要通盘考虑所有干系人的意见和利益。一般来说，对于企业组织内部的项目管理者，我们将干系人沟通分为以下几个情况并给出不同的沟通建议，

a) 与最高管理者决策层沟通，明确企业的现状和需要达到的战略目标；

同时项目的实施必然需要最高管理者给予充分支持，需要提供必要的资源，如财力，人力，物力等。

b) 和管理层沟通，了解企业的详细运营流程和各业务部门的业务内容流程；

及时反馈项目进展的信息，包括项目的设计阶段，让管理层了解系统是否充分符合业务的流程，否则如果到实施、收尾阶段才发现问题，必然会大大影响项目的工期，甚至浪费大力的资源进行变更。

c) 与最终用户沟通，了解最主要使用人员的工作内容和操作习惯，否则项目失败的大部分原因和障碍都是来自经常使用的人员。

作为系统使用最频繁的人员，良好的操作方式和界面是能否被快速并最终接受的关键。否则本来为了改善工作效率的系统，会达不到原先的设计预计效果，甚至负面效果和项目失败

d) 与项目提供商沟通，因为项目提供商所提供的产品和服务是项目的最基本组成部分，项目的质量和时间管理等等都决定项目的成败。

3.结语

通过上述对工程设计类公司业务的特点和工作流程的分析，我们可以看出，不同的行业在选择和实施信息系统改善公司业务流程的同时，需要在启动选型阶段就要与采购流程有关系的干系人取得充分的沟通，只有充分了解了干系人的需求，选择对了正确的方向和产品，并与干系人建立良好的互动，才能为一个成功的项目实施建立一个良好的开端。

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.10.118