浅析大中专毕业生人事档案管理现状及对策

王兵

山东济宁市人才市场 272100

浅析大中专毕业生人事档案管理现状及对策

王兵

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本文阐释了传统大中专毕业生人事档案管理面临的落后状况，以及加强大中专毕业生人事档案管理工作而采取的一系列策略，如完善制度建设，规范行为能力；增强意识，提高能力；加强交流，服务普及；加强人事档案管理工作设备投入等。

大中专毕业生；人事档案；现代化意识；科学有序保存

大中专毕业生档案是毕业生在就业之前个人身份、经历、学历等方面的证据，真实客观地反映了个人在校期间的思想品德、学习成绩、奖惩处罚、社会实践等方面的情况，是从学校步入社会后，单位招聘、就业择业、双向选择的有效依据，因此做好大中专毕业生人事档案管理工作具有重要意义。

1 大中专毕业生人事档案管理面临的状况

1.1传统人事档案管理工作落后。每年7月、8月是大中专毕业生档案移交工作的高峰期，师范类毕业生档案将由学校寄回生源地所在的教育局，非师范类毕业生档案将由学校寄回生源地所在的人力资源和社会保障局，与就业单位签订就业协议的毕业生档案将送达毕业生就业单位。由各院校寄达的毕业生档案蜂拥而至，接收人事档案的部门如果使用传统人事档案管理方法，采用手工操作，整理、传送、接收、存储等方式，将造成劳动强度大，过程繁琐，工作效率低，检索查找困难，提取不便等情况。

1.2 电子档案数据管理库应用率低。虽然部分城市已建立电子档案数据管理库、档案查询等网站，原目的是方便毕业生查询，跟踪档案情况，但因宣传、推广力度不够，使毕业生了解不到相关信息，不懂得如何查询，不知道怎么样操作，使得档案信息的网上检索功能形同虚设，不能为毕业生提供更好的服务。

1.3 人事档案管理人员综合能力差。从事人事档案管理工作人员思想重视度不高、现代化意识差，不熟悉人事工作、不能牢记人事档案管理制度、不能熟练应用计算机及网络技术，专业知识、业务能力不高，不能顺应该时代发展的要求，墨守成规使用旧的人事档案管理方式方法，不肯学习使用电子信息化管理模式，使人事档案管理工作电子信息化得不到广泛应用，造成一定程度的资源浪费。

1.4 人事档案管理设施投入不足。对档案保存的重要性认识不够，档案室设备简陋，对环境没有有效改善，对设备没有及时维修，同时对档案材料没有定期检查核对，当遇到突发事件时，不能及时解决；对有些档案发生疑问，也不能确定是否丢失；因为疏漏，档案材料常遇到受潮、虫蛀、霉烂等损害；档案转递、归档过程出现疏漏，交接手续不完整；导致人事档案材料不全或者缺失，对个人利益造成伤害。

2 加强大中专毕业生人事档案管理的对策

2.1 完善制度建设，规范行为能力。建立健全人事档案管理制度是对人事档案进行有效保管的关键之一。人事档案管理制度的不严肃性、不规范性、不标准性也会对档案使用产生不利的影响，完善人事档案管理制度，规范人事档案管理人员行为，减少因管理制度不完善造成的漏洞，有利于人事档案管理效率的整体提高。

2.2 增强意识，提高能力。在网络技术高速发展的时代，人事档案管理现代化建设和科学技术管理手段在人事档案管理工作中的应用也在不断提高，档案工作者要增强现代化意识，熟练掌握并运用电子计算机操作、软件操作、系统维护等专业技巧。应该定期组织人事档案管理人员定期进行培训，加强专业知识的学习，不断提高涵养。同时，应该建立健全咨询平台，方便毕业生查询、了解档案去向、存储情况，人事档案管理人员应该具有随时解答疑问，解决问题的能力。应该增强人事档案管理人员的服务意识，以人为本，提高综合素质，提高工作的主动性，改变传统人事档案管理的被动性。

2.3 加强交流，服务普及。现阶段，部分院校、毕业生个人对档案重视度不高，不了解也不关心，出现毕业生个人携带档案离开学校的情况，使档案的完整性和真实性得不到保障；长期没有就业又没有办理托管手续，档案遗失情况时有发生，影响到个人公务员报考、事业单位招考、出国政审、单位落实、转正定级等机遇，这更要求从事人事档案管理工作的部门应该逐步加强与大中专院校之间的交流和沟通，每年毕业生离校之前派专人赴大中专院校进行宣传介绍。通过各种有效渠道和途径，使毕业生能提高对档案重要性认识，了解电子档案数据管理库的操作方法，懂得利用系统查询档案相关信息，方便毕业生找到工作后，能及时办理交接手续，参加工作，从而不会影响到将来转正定级、工龄等方面的计算。同时，让往届毕业生了解人事代理业务、人事代理机制和人事代理项目，正确引导因各种原因暂不能就业的毕业生办理档案托管程序，保障其档案资料的长期保存。

2.4 加强人事档案管理设备投入。虽然现在部分城市、部分单位可以补办新的档案，可是失去了具有原始性、有效性、权威性的资料，对每个人都是极大的损失。因此加强人事档案管理设备投入的工作至关重要。应该逐年增加专项经费，建立多元化、高标准的，坚固的、防火、防潮、防虫的专用档案库房，还要在库房内设置恒温、恒湿、灭火等设备，保障档案材料科学有序的保存，确保档案材料的完整性。

综上，从事大中专毕业生人事档案管理工作应该加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，处处坚持以人为本，转变思想观念，增强服务意识，提高专业素养，开拓创新，查找不足，做到有问题随时解决，达到满意，同时总结经验，不断改进，更好地服务社会。

[1]崔明.论档案部门服务民生的能力[J]. 兰台世界，2010（12）

[2]王玉琴，陈健.浅谈人事档案管理过程中的灾害应该急机制[J].兰台世界，2011（6）

[3]刘平.档案服务于学校中心工作之控访.高校系统档案学会成立20周年学术研讨会论文集

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.15.081