网络环境下的电子档案管理探讨

王美琳

网络环境下的电子档案管理是对传统档案管理最深刻的变革。电子文件归档有介质归档和网络归档两种。介质归档将有保存价值的电子文件经过整理后，存储在磁带或光盘上。网络归档将有保存价值的电子文件，通过计算机网络传输给档案部门规定的网址。现在大中型企业电子计算机网络已普及，建立电子档案，实现远程档案管理和运用，在当前快速发展的电子信息时代尤为重要。本文现对网络环境下的电子档案管理进行探讨和研究，以资同行业者参考。

一、档案管理信息化建设的必要性

档案管理信息化指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。档案管理信息化建设的基本内容包括：档案信息的标准化建设、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体发生变化的过程。在信息时代，档案管理信息化建设对推动我国经济社会继续发展具有十分重要的作用。

1.档案管理信息化是实现资源共享的必然要求

在当代，信息化已经成为各行各业抢占经济发展的制高点、加速经济和社会发展的必由之路。加快档案资源信息化的步伐，既是经济和社会全球一体化新形势下加快发展的迫切要求，也是实现档案信息资源共享的现实需要。档案管理信息化可以进一步促进资源的开发、利用、保存和传递，消除信息使用者共享资源的壁垒，实现资源的高度共享。

2.档案管理信息化是档案事业发展的必然要求

档案事业是为全局服务的基础性部分，在改革开放和现代化建设中具有十分重要的地位和作用，档案管理信息化无疑是奠定档案事业基础性地位的必然趋势。面对档案工作的新形势，档案工作的外部条件和内部需求都在发生新的变化。在新时期，要适应档案工作的要求，必须冲破“接档案、管档案”的陈旧观念，剔除影响档案事业发展的体制弊端，调整档案工作的结构，使其与社会整体发展相协调、相一致。同时，档案管理信息化建设可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代档案管理体制的建立和完善。

3.档案管理信息化是提高工作效率、节约资源的必然要求

传统档案工作主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，是以手工劳动为主的管理模式，花费了大量的人力、物力。传统的档案管理方法已经在信息技术和通讯技术高速发展的今天凸显弊端。档案管理信息化不仅极大提高了档案的储存量，提高了工作效率，还有力地促进了节约型社会的建设。

二、我国档案管理信息化建设的发展方向

《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出了档案信息化建设的主要任务是：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件；加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全，建立全国档案信息网络，并入国家信息网。具体讲，档案管理信息化建设的主要对策有以下几点：

1.水利系统应当加快档案信息化发展进程

目前，安徽省水利系统档案信息化还处于起步阶段，必须克服目前标准不一、各自为政的分散局面，研究制定统一的档案信息化发展规划。要通过制定相关措施，保证档案信息化网络建设沿着健康、稳定、有序的方向发展。当务之急是应该组织档案信息化建设，包括发展的总体框架、规划、措施、技术支撑、标准规范以及相关内容，使档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。

2.确保档案保存“社会记忆”功能的实现

建立电子文件管理的记录系统，保证档案的真实性、可靠性。对于档案部门来说，保存和延续“社会记忆”是立业之本，提供信息、服务社会是强业之路。档案信息化建设必须要在实现“社会记忆”功能的基础上进行，它不仅要利用先进的信息技术来拓展和实现档案部门提供信息服务功能，更要确保档案部门保存“社会记忆”功能的实现。由于电子化、信息化手段的应用，档案资料大多可以进行数字化处理，并按数字化手稿进行管理，有效地解决传统档案管理中存在的“保存”问题、“安全性”问题、“借阅难”问题，确保了档案保存“社会记忆”功能的实现。国际档案理事会电子文件委员会制定的《电子文件管理指南》中指出，应对电子文件的“元数据”和“背景信息”进行记录和保存。

3.拓宽档案馆管理、服务职能

建立和完善档案数据库，为档案研究者提供丰富的信息资源。由于信息化后的档案管理与传统档案管理有所不同，应尽快利用已有和现有的档案资源加快档案理论研究的脚步。所以，档案既要有历史信息，又要有政府的现行公文信息，不断扩充、拓展和延伸馆藏信息种类，并且积极推进馆藏档案数字化进程，加快建立档案目录中心，丰富档案数据储备，为档案信息化做好后台数据库支持，逐步实现馆藏信息转输网络化和利用在线化，建立档案局域网和广域网，实现资源共享，为研究者提供大量的有价值的信息资源，促进新一代档案学的形成。

三、结语

网络环境下档案的信息化管理，是对信息资源和信息活动的管理，其基本职能是对档案进行信息化的计划、组织、协调和控制。各个单位将有保存价值的档案信息按照规定要求归档外，应对档案进行信息化处理，实现档案的信息化管理。此外要对在计算机网络上的档案信息进行有效控制，保证计算机应用技术对电子档案信息资源的安全性管理，并且在安全的条件下实现广泛与最大化的社会服务