县级水利普查档案资料整编的几点思考

王西海

县级水利普查档案资料整编的几点思考

王西海

对水利普查档案进行整编和归档，是普查后期的一项重要工作。整编归档的目的，是将普查工作中形成的能反映普查基本职能面貌的历史记录保存下来，以便今后工作和历史研究查考利用。县级水利普查档案的整编应在档案部门监督指导下，由县级水利普查机构负责实施，水利普查档案整编要科学化、制度化、规范化，适应档案管理现代化的需要。

一、水利普查档案的特点

水利普查档案是指全国各级水利普查机构在水利普查工作过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、音像及实物凭证等各种形式与载体的历史记录。根据水利部、国家档案局《关于印发<第一次全国水利普查档案管理办法>的通知》（以下简称《办法》）规定，水利普查档案属于水利科技档案范畴，是水利普查的一项重要工作内容。

1.水利普查档案数据案卷多

由于水利普查反映各方面的数据资料大多是以表格形式记录的，各种表格和编码簿册等占普查资料的绝大部分，是普查资料的重点。所以，普查档案数据案卷多，在立卷整理中要特别引起重视，并与其他普查资料区别对待。

2.水利普查档案形成周期长

水利普查工作历时3年，是重大的国情国力调查，涉及范围广、参与部门多、技术要求高、工作难度大，普查档案需要分阶段收集、整理、归档。因此，所形成的普查档案周期较长。

3.水利普查档案涉密性强

水利普查档案中很多资料涉及国家秘密和普查对象的秘密，关系到国家安全和公民的根本利益，如果泄露，将给国家、集体和个人带来不可估量和难以弥补的损失。所以，加强对普查档案的保密管理非常重要。

4.水利普查档案整编标准要求高

一套完整的水利普查档案，必须真实、全面、系统地记载普查工作的各项活动，正确地反映普查工作的全过程，做到数据准确、分类科学、材料真实、手续完备。因此，普查档案的案卷整理和排列要求的规范化程度也很高。

二、水利普查档案整编中存在的主要问题

1.认识不到位，重视程度不高

个别普查工作人员甚至领导干部存在重普查进度、质量，轻普查档案整编现象。对普查档案整编工作不重视、不主动。

2.缺少档案整编专业技术人员

大多数普查工作人员未参与过档案整编工作，经验不足，科技档案整编知识缺乏。

3.档案资料收集不齐全

县级普查机构既是本辖区水利普查的领导机关，又具体承担相应普查工作任务，普查中形成的应归档档案资料绝大部分暂时保存在具办人员手中，既容易造成档案丢失，也给档案收集带来难度。

4.档案鉴别难度大

第一次全国水利普查档案涉及6个专业2个专项，档案门类多、内容庞杂，鉴别起来十分困难。同时，部分普查数据在上级普查机构审核、复核中进行了修正，相应资料中数据或修改，或没有修改，需要在归档逐项进行审核。

三、水利普查档案的归档与整编过程中应注意的几个问题

1.保持水利普查档案之间的有机联系

严格按照《办法》规定的水利普查档案归档要求，细化归档内容、明确归档方式、严格归档程序，确定专人进行收集整理，做到应收尽收、不漏不缺。在整理立卷时，要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，按照分类的标准和归档的范围，对收集的全部普查档案资料进行加工整理、分类立卷，把相同类别的文件、各种表册和实物分门别类分开立卷，做到整齐划一，便于保管和利用。在立卷的基础上，对不同阶段的各类纸质和电子版文件、材料、通知、会议记录及信息等进行分门别类的归纳。电子版文档归档与纸质版类别一致，并在移动设备中进行备份。

2.确保水利普查档案资料的完整性

在收集水利普查档案资料过程中，一定要注意资料的齐全、完整，无论是各级文件、各种表册，还是音像、实物等，只要是具有保存价值的资料，都要收集归档，不能遗漏和毁坏。

3.注重水利普查档案的安全与保密

一是注重资料的安全。对各种普查表严格按照《办法》要求存放管理，切实做到防火、防潮、防盗、防水，确保普查表万无一失，绝对安全。二是注重资料的保密。要严格按照《办法》有关规定，对普查中获得的单个普查对象的资料，特别是涉及个人、家庭隐私和单位商业秘密的，未经普查对象同意，不得对外提供或泄露，不得用于水利普查以外的任何目的。普查机构全体工作人员要严守保密纪律，不得向外泄露未公布的任何汇总数据

安徽省阜南县水务局 236300）