某校强化服务，规范档案管理工作的做法及成效

王宝娃

（滨州医学院档案馆，山东 滨州256603）

某校强化服务，规范档案管理工作的做法及成效

王宝娃

（滨州医学院档案馆，山东 滨州256603）

服务；档案；管理

教育部和国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）和省教育厅、省档案局《关于认真贯彻实施＜高等学校档案管理办法＞的意见》（以下简称《意见》）下发后，我校高度重视，校党委多次召开会议学习领会文件精神，研究和部署了贯彻落实措施。按照省教育厅、档案局对贯彻落实《办法》进行检查的通知精神和学校的统一安排，本着“以评促建、评建结合、重在建设”的原则，对全校档案管理工作进行了认真详细的检查、整改和建设，有力地促进了我校档案工作规范化、制度化和信息化建设水平。使我校在2010年的全省高校档案工作检查中被评为“全省高校档案工作优秀单位”。

1 领导高度重视，建立健全档案工作组织机构和工作网络是基础

1.1 加强工作组织机构建设

我校领导历来高度重视档案工作，将其作为提高办学层次和水平的重要基础工作之一。学校成立了以校长为主任、党委副书记为副主任的档案工作委员会，将档案工作列入学校重要议事日程，及时协调解决档案工作问题。1992年在校办公室档案室的基础上设立了综合档案室；2007年确定为副处级部门，挂靠校办公室。为认真落实《办法》和《意见》有关规定，我校于2010年上半年成立了档案馆，副处级建制，挂靠校办公室，并根据工作需要设立了综合管理部和信息技术部两个科室。

1.2 健全档案工作网络，各负其责

档案馆负责全校各门类档案实体的集中统一管理，各部门、单位、院系主要负责人分管本部门档案工作，并配有1～2名兼职档案员负责档案的收集、整理和移交工作。形成了以档案工作委员会为核心，档案馆整体负责，专、兼职档案员密切配合的档案工作管理网络。1999年我校综合档案室顺利通过省教委和省档案局考核，获得“省一级档案室”称号。

1.3 全员动员，提高思想意识

2009年12月14-17日召开了全校科级以上干部、业务科室负责人、学生辅导员、专兼职档案员参加的全校档案工作会议，会议通过集中大会、专题研讨、专题报告、辅导培训等形式，学习传达了《办法》和《意见》，全面总结了我校档案工作的成绩和存在的问题，进一步明确了今后一个时期档案工作的指导思想、目标任务和工作思路，制定出台了《滨州医学院关于加强档案工作的实施意见》。通过此次会议的召开，使全校上下的档案意识明显增强，工作任务和责任进一步明确，为我校档案工作的健康发展起到了积极的推动作用。

2 对照标准，加大基础业务、基础设施建设的力度是保障

2.1 认真落实“四纳入”制度

构建了责任明确、规范完备的制度体系。学校重视档案工作的发展与规划，在《滨州医学院“十一五”建设与发展规划》中作出了相应规划，并提出了明确要求，为我校档案工作的顺利开展提供了政策依据。学校将档案材料的形成、收集、整理、归档等纳入各部门工作计划和分管领导、专兼职档案员的职责范围。

2.2 修订完善工作规范和制度、办法

自2008年9月起，我校根据《办法》精神，结合工作实际，修订完善了原有的一系列工作规范、规章制度，建立健全了档案归档、整理、保管、查阅利用、统计、修改补充、保密、鉴定销毁等一系列规章；重新编制了《滨州医学院档案实体分类与档案工作规范》、《滨州医学院各部门归档范围和保管期限表》；制定出台了《滨州医学院档案管理办法》，严格执行了档案材料形成单位、课题组立卷制度；落实了档案利用和安全保密保管措施，执行了各项审批登记手续，率先开展了重要档案异地备份工作法。以上措施进一步推动了档案工作制度化、规范化建设，形成了责任明确、规范完备的制度体系，最大限度地保障了档案安全和高效利用。自档案室建立以来，无任何差错事故发展生。

2.3 注重和加强档案资源建设

采取事前做好法规宣传和业务培训，事中全程跟踪指导，事后及时整理归档的全程工作模式，使我校档案归档率、准确率和完整率达到98%以上，学校重要活动和会议都能在档案中得到详细记载和准确体现。经过长期的积累，学校逐步形成了门类齐全、馆藏丰富的档案资源体系。目前，档案馆已存各门类档案近20000卷件，近三年，档案归档量均在2000多件和近千卷，烟台校区档案室启用以来已接收基建档案1400余卷。

2.4 配备齐全的基础设施和办公设备

我校不断改善档案工作办公条件和库房条件，根据工作需要，在烟台校区新建了符合规范要求的档案室，并已于2009年9月份投入使用。两校区现有办公、库房、阅档等用房450平方米，实现了档案用房“三室”分开。基础设施设备齐全，共有档案橱柜120个，并配备了声像档案柜、温湿度自动控制设备、消毒灭菌机以及防火设施、安装了与学校安全监控系统联网的摄像头，库房安全达到了“九防”要求。办公室和阅档室配置了微机、打印机、扫描仪、光盘刻录机等设备近20台（套），大大改善了库房和办公条件。

2.5 内强素质，加强档案工作队伍建设

我校现有专职档案工作人员4名，兼职档案员均为副科级以上干部。学校重视专兼职档案工作人员业务知识、业务技能的培训提高。通过订阅专业书刊、业务培训等形式，使大家及时学习了解和掌握档案管理的新知识、新动态，结合日常工作开展有针对性的业务培训和学习提高；注重现代化技能培训，不断适应档案管理的新形势和信息化管理的新要求；积极支持业务骨干参加国家和省市档案局举办的各类业务学习培训班；组织专兼职档案员到兄弟院校和档案工作先进单位学习，以开拓工作视野，提高业务能力。通过以上方式方法，档案工作人员的业务水平和整体素质得到了全面提高，档案管理工作成绩显著，多次受到省市业务主管部门的好评，工作人员也多次被评为省级档案工作先进个人。

3 制定规划、完善方案，积极推动档案信息化建设是方法

3.1 档案信息化是高校信息化建设的重要组成部分

我校在《滨州医学院信息化建设发展规划》中明确提出了档案工作信息化的目标任务和工作措施。在2009年召开的全校档案工作会议上，也明确要求“建立起运用现代技术开发利用档案信息资源的，具有一定规模、覆盖全校、规范化的档案信息资源库，形成安全、高效运转的网络体系和资源共享体系。”档案馆在此基础上制定了《滨州医学院档案信息化建设实施方案》。

3.2 建立档案工作专业网站，拓宽档案资源服务领域

当前，我校已全面实行纸质档案材料与电子档案材料的同步归档；已完成了常用库存档案90%的电子目录的录入；文件级数字化工作也已稳步开展。购置了纸质档案数字化相关设备，安装了网络版档案管理软件，建立了档案网站。这些都为多角度地宣传我校在教学、科研、管理、改革等各项工作中取得的成就，充分展现我校的办学理念、办学特色、办学成就、办学经验、典型事迹以及各项工作的新成果新进展，宣传学校近40年的文化和发展史，提升我校在社会上的影响力、知名度和核心竞争力打下了基础，同时也为广大师生在线随时查阅有关教学、科研、管理、学习等资料提供了方便。

4 注重档案资源开发利用，为学校各项工作服好务是目标

4.1 围绕学校中心工作，认真搞好服务利用

为提高查全率、查准率和工作效率，编制了各种手工检索工具和机读目录3万余条，使档案查全率、查准率达99%以上。档案为学校各项工作的开展提供了重要依据，特别是在本科教学水平评估、德育评估、资产评估、党政管理工作查考、院庆、系庆、年级庆、干部晋职晋级、职称评定、调资升级、为全国人事档案重整补充材料、科技成果申报、财务工作查考、学生补办毕业证、办理出国留学手续、学历学位认证以及房屋维修、暖气和线路改造等工作中档案发挥了十分重要的作用。另外，学校在《滨州医学院档案管理办法》中明确指出：档案馆是出具档案证明的唯一机构，其它任何单位和部门无权出具档案证明材料，并刻制了档案馆查询专用公章。

4.2 利用档案资源开展编研编纂工作

我校充分挖掘利用档案资源，编写了一批文献资料。主要包括反映校友风采的《仁心妙术济苍生》、《滨州医学院大事记》、《滨州医学院校史》、《滨州医学院宣传画册》、《风好正扬帆--蓬勃发展的滨州医学院宣传片》等，《滨州医学院年鉴》编纂工作也正在进行中。这些载体以真实、直观的形式再现了我校办学近40年来的丰硕成果，有力地促进了学校各项事业的发展。

4.3 充分发挥档案资源的文化教育功能

2006年我校利用丰富的档案资源建设了校史展馆，以丰富详细的资料，展示了我校深厚的历史底蕴、校园文化以及改革发展取得的丰硕成果，成为我校进行校史教育和对外宣传接待的窗口。校史展馆建成开放以来，学校在每年新生入校教育，毕业生离校等工作中组织广大师生集体参观，年参观人数达7000余人次，增强了师生对我校办学历史、知名校友、学校文化和教学科研管理成就的充分了解，深化了他们对“仁心、妙术”校训、校徽深刻内涵的认识，取得了良好效果。同时校史馆每年接待来我校检查指导工作的领导、国内外访问学者、兄弟单位来宾、社会团体和单位以及各类学术会议代表等2000余人次，成为推介宣传我校的重要平台。

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1671-8194（2012）07-0310-02