医疗设备档案管理的改进措施

谷红梅 李向东 云庆辉 崔 骊

随着科学技术的不断发展，各种先进的医疗设备进入医院，并在诊断、治疗中起着越来越重要的作用[1]。医疗设备是提高医疗技术水平和保证医疗质量的重要工具，是医疗事业发展的物质基础和技术条件。医疗设备的管理包括设备的采购、验收、应用、维护、维修和报废等过程，医疗设备档案就是这些环节的真实记录，它为医院的经济建设和医疗事业的不断发展而服务[2]。所以，做好设备档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。

1 医疗设备档案管理

1.1 医疗设备档案管理流程

医院建立的医疗设备档案室由专人负责管理，其管理流程如图1所示。

图1 医疗设备档案管理流程图

1.2 医疗设备档案资料内容

(1)初始资料：指医院订购仪器设备过程中形成的文件资料，包括订购设备的申请报告、可行性论证报告、各级领导的审批文件等，这些初始资料是合理购置设备的必要依据。

(2)订购资料：在医院订购仪器设备过程中的协议、合同、发票、资质证明等材料，订购资料是保障合法购置设备、保证设备的品质以及具有法律监督作用的重要资料之一[3]。

(3)报关免税资料：这是购置进口医疗仪器必备的文件资料。

(4)安装验收资料：指使用科室对设备到货后的型号、出厂日期、外观包装、主机、附件数量的验收记录，以及对设备调试、试运行过程中技术指标检验鉴定的记录。

(5)随机资料：包括设备装箱清单、合格证、使用说明书、操作手册图表等。

(6)运行资料：指设备在使用过程中形成的文字资料。包括日常工作时的使用记录和故障报告，便于机器的保养与维修[4]。

2 医疗设备档案管理存在的问题

2.1 医疗设备档案管理制度不完善

上级主管部门出台的管理文件较少，2004年出台了《中国人民解放军档案条例》，2009年9月出台了《第四军医大学仪器设备档案管理办法实施细则》，这些规章制度时间久远，可操作性差，使得在实际工作中出现了很多难以解决的问题。尤其是医疗设备档案归档范围不明确，使许多仪器、设备无法归类，如消毒设备、注射泵、监护床、清洗机、白殿风表皮治疗仪、热化疗灌注机、过氧化氢等离子低温灭菌系统及肿瘤治疗仪器等[5]。各单位收集资料的种类有很大差别，随意性大，致使资料不规范而不便管理。没有规范的管理制度则会降低医疗设备档案本身的价值，不利于提高医疗服务及设备使用和管理的质量水平。

2.2 医疗设备档案建设周期过长

医疗设备档案的形成过程包括医疗设备的立项、申请、购置、安装、使用、维修、保养及报废等阶段，其建立的时间周期长，中间环节多，参与人员杂。因此，医疗设备档案管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作，任何环节出现问题都会造成资料不齐全、档案不完备的结果[6-7]。

3 医疗档案管理改进措施

为了加强和规范部队医院医疗设备档案管理工作，充分发挥医疗设备档案的作用，必须制定档案管理制度，明确各项档案的具体要求，并配置档案柜、计算机、摄像机等硬件专业设备，同时研制信息管理系统，将档案管理纳入了数字化管理[8]。

3.1 建立建全规章制度

制定行之有效的医疗设备档案管理制度，对于归档范围、归档时间、归档手续、人员职责做出明确规定，以保证设备档案系统、完整和准确，真正发挥出应有的作用；单机价格在万元以上的设备应建立详细设备档案信息[9]。

3.2 积极宣传档案工作的重要性

做好医疗设备管理档案工作，应做好宣传工作，让医务人员特别是设备操作和维修的人员了解设备档案资料的重要意义，积极配合档案部门工作。同时做好各个阶段经办人员的宣传工作，采取集中统一管理上交的资料，完备各项设备档案。

3.3 采取信息化档案管理方式

研发出器材科信息管理系统，利用计算机设备网络管理系统把全医院各部门及职能管理部门的终端链接起来，使医院管理者能够对全院的医疗设备固定资产的分布、使用情况一目了然，从而为医院的设备管理和发展计划提供有效的依据(如图2所示)。

图2 器材科信息管理系统

购入单价在万元以上的医疗设备时，采购人员提供的资料必须经过档案室审核，如果资料齐全，由档案管理人员在系统中点击“已处理”方能办理入库手续。

4 结语

医疗设备档案管理在医疗设备的采购中起着参谋作用，在医疗设备管理中起着指导、监督作用[10]。加强医疗设备档案管理，能够保障医院合法权益，提高医疗设备的使用价值，更好地为患者服务[11]。

[1]史维新.医院设备档案的管理[J].苏州丝绸工学院学报,2000,3(6):340-341.

[2]郑新敏.医疗设备档案的建立和管理[J].浙江档案,1998,4(7):28-29.

[3]陈娟.如何搞好医疗设备档案的管理[J].浙江档案,2006,12(9):58.

[4]郭赞.医疗设备档案的管理与开发[J].兰台世界,2006,(9):42-43.

[5]徐海琴.我院医疗设备管理现状对策和设想[J].医疗卫生装备,2009(9):31-32.

[6]周慧燕.档案在医院评估中的作用[J].兰台世界,2005,4(6):58-59.

[7]林丽.医院目前档案管理中普遍存在的几个问题[J].中华临床医学研究杂志,2006, 12(20):2831.

[8]阔云霞.医院设备管理中存在的问题与对策[J].档案管理,2009,3(6):91-92.

[9]王倩.医疗设备档案管理的思考[J].中医药管理杂志,2009,19(3):292-293.

[10]陈宏文,医院医疗设备档案管理的探讨[J].医疗卫生装备,2007,28(3):46-47.

[11]王时英.浅谈医疗设备档案的管理与开发利用[J].中国保健,2007,15(16):29-30.