安徽省高校体育档案管理现状调查与对策分析

魏建和，徐明友，周震宇

(安徽商贸职业技术学院 基础部，安徽 芜湖 241002)

2008年8月，由教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》和2009年11月安徽省教育厅、安徽省档案局颁布的《安徽省高等学校档案管理实施办法》对规范高等学校档案工作，提高高校档案管理水平起到积极的推动作用.高等学校体育档案是高等学校档案的重要组成部分.为了了解安徽省高校体育档案的管理现状，课题组在查阅大量文献的基础上设计调查问卷表，选择省内72所高校(包括本科、高职院校)为调查对象，发放《安徽省高校体育档案管理调查问卷表》72份，收回调查问卷71份，其中有效问卷65份.最后采用SPSS13.0统计软件对问卷调查所获得的数据进行统计分析.

1 安徽省高校体育档案管理的现状及调查研究

1.1 安徽省高校体育档案的收集范围分析

表1 安徽省高校体育档案的收集范围分析

分析：从统计结果来看，安徽高校在体育档案的收集范围上没有一个规范、明确的收集范围，这对于指导各高校开展体育档案的收集工作十分不利.各高校在确定体育档案的收集对象时，基本依据本校的主观意志，缺乏科学性与应用性的思考.

1.2 安徽省高校体育档案的收集时间分析

表2 安徽省高校体育档案的收集时间分析

分析：从统计结果来看，体育档案的收集时间没有一个固定的时间要求，这使得体育档案收集时间混乱，处于一种无序化的状态，导致体育档案的收集工作开展有较大的难度.

1.3 安徽省高校体育档案的保管方式分析

表3 安徽省高校体育档案的保管方式分析

分析：从统计结果来看，安徽高校体育档案在管理上与我国档案管理的“集中统一管理”的制度相违背.高校体育档案的分散管理，囿于管理条件与认知水平的局限，不利于有永久保存价值的体育档案的保护性管理，限制了体育档案蕴含的价值的发挥，失去保管体育档案的意义.

1.4 安徽省高校体育档案库房问题分析

表4 安徽省高校体育档案库房问题分析

分析：从统计结果来看，在高校体育档案库房的选择上缺乏足够的认知.库房是存放档案的空间场所(建筑物)，具备有符合《档案馆建筑设计规范》要求的库房条件，使得体育档案的规范化保管成为可能.

1.5 安徽省高校体育档案管理人员分析

表5 安徽省高校体育档案管理人员分析

分析：从统计结果来看，安徽高校体育档案在管理人员的选择上随意性较大，这对于最大限度发挥体育档案的价值产生消极的影响.其实档案管理人员的自身素质对体育档案的“实体秩序的维护”与“保护性管理”影响较大，同时也影响着体育档案的提供利用方式与途径的选择.

1.6 安徽省高校体育档案提供利用情况分析

表6 安徽省高校体育档案提供利用情况分析

分析：从统计结果来看，在体育档案的提供利用上各高校都比较重视，但是在利用对象的选择上缺乏区别对待.

1.7 安徽省高校体育档案提供利用的途径(方法)分析

表7 安徽省高校体育档案提供利用的途径(方法)分析

分析：从统计结果来看，安徽高校体育档案提供利用的途径比较广泛，但是在提供利用的针对性上考虑不足.安徽省高校体育档案提供利用的途径单一，满足不了所有利用者的需求.40%的高校是直接提供体育档案原件以满足利用者需求，这不利于具有永久保存价值的体育档案的保管.

1.8 安徽省高校体育档案提供利用的方式分析

表8 安徽省高校体育档案提供利用的方式分析

分析：从统计结果来看，安徽高校体育档案提供利用方式比较单一，体育档案的利用率较低，没有充分发挥体育档案在高校教学、科研上的作用，尤其没能发挥高校体育档案在建设特色高校校园文化中的作用.这种现象亟待改变.

1.9 安徽省高校体育档案利用中的涉密问题处理分析

表9 安徽省高校体育档案利用中的涉密问题处理分析

分析：从统计结果来看，安徽高校对于体育档案利用中的保密问题75%高校认为没有保密的必要，说明高校在提供利用体育档案过程中缺乏足够的保密意识.

1.10 安徽省高校体育档案的信息开发工作分析

表10 安徽省高校体育档案的信息开发工作分析

分析：从统计结果来看，对于如何开发体育档案的价值各高校普遍不太重视，对体育档案蕴含的潜在文化价值缺乏认知.

1.11 安徽省高校体育档案的检索(查找)方式分析

表11 安徽省高校体育档案的检索(查找)方式分析

分析：从统计结果来看，在体育档案提供利用的关键环节上，多数高校忽略对检索工具的编制，仅有少数高校采用了现代化的检索方式.现代化的检索方式能提高检索的速度，满足利用者对检索效率的需求.

2 安徽省高校体育档案管理面临的问题

从上述统计数据分析来看，安徽省高校体育档案在收集、保管、提供利用等体育档案管理流程和体育档案的信息化程度方面存在诸多现实问题.

2.1 档案管理流程不规范

高等学校对文书档案、会计档案、人事档案等档案管理一直较为重视，体育档案管理一直未纳入档案管理体系.各高校对于体育档案管理较为随意，没有统一的规范程序，对于体育档案保管内容主观随意性较大.目前，高校体育档案反映为绝大多数大学生服务的体育档案资料较少，这种高校体育档案资料的偏向性很容易导致体育整体工作的偏向性.[1]

此外，在体育档案整理中的分类标准不一致，使得体育档案资料的交流难度增大.在体育档案管理上不重视，如在资料的保管方式上多数由体育教研室自主保管.这种保管方式与我国档案管理“集中统一、分级负责”的管理体制相违背，且体育教研室缺乏必要的档案库房与档案管理人员，这些都不利于体育档案的保管.在体育档案的提供利用和编研上，重藏轻用，所以提供利用的服务意识不强，缺乏主动性与积极性.体育档案的利用对象较狭窄，使得安徽高校体育档案提供利用率较低.即使有主动提供利用的高校体育档案管理部门，囿于条件的限制，不能满足利用者的需求，许多珍贵的体育档案资料无法发挥其应有的社会效用和经济效益.

2.2 档案利用中的涉密问题认知不清

依据高校体育工作实际情况,体育档案内容包括体育管理、体育教学、体育科研、体育师资队伍建设等资料.其中训练与运动竞赛、体育科研、体质健康调查等档案涉及体育教学、科研中的保密事项，在体育档案利用中要有严格规定，在提供利用时不能对所有利用者提供.在实际体育档案利用中，由于制度不健全和体育档案管理者的非专业性，这种保密意识十分薄弱，使得体育工作者在工作实践中获得的大量珍贵资料被不经意中流失，这不仅是对体育工作者辛苦努力的蔑视，同时一些泄密的体育档案也可能对个人隐私造成伤害.

2.3 档案信息化建设水平较低

档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程.[2]3高校体育档案信息化建设中，管理者是否重视信息化建设是体育档案信息化建设的前提条件，管理人员的信息化水平是体育档案信息化建设的关键.目前高校体育档案管理这二者都不具备，仍然处在手工操作的低水平、被动利用的管理状况中.所以，体育档案的信息化水平较低是目前体育档案管理中的必然状况.高校体育档案的管理现状，使它无法发挥在高校体育管理工作、体育教学、体育科研等方面的积极作用.

3 加强安徽省高校体育档案管理的对策

3.1 构建高校体育档案管理平台

较为规范的档案管理工作内容大体有8项：收集、整理、保管、检索、提供利用、编研、鉴定和统计登记.除“鉴定”和“统计登记”之外的6项工作基本构成一个流程性的工作过程.[3]6在这6个环节中，没有收集工作，体育档案就失去来源；没有整理，体育档案就不成体系；没有检索工具，体育档案就无法提供利用.在体育档案的管理中要处理好各个环节任务，构建科学、合理的体育档案管理平台.

3.1.1 建立高校体育档案归档制度

归档是指机关的文件处理部门或业务部门及文件的工作者，将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程.“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，即归档制度.[3]6规范的体育档案归档制度包括：归档范围、归档时间、归档案卷(保管单位)的质量要求、归档手续等内容.在正常的情况下，体育档案的收集工作是通过执行一定的体育档案归档制度来完成的.体育档案归档范围，明确了体育档案收集对象；体育档案归档时间，限制了体育档案收集时间；体育档案归档案卷质量要求与手续，规范了体育档案收集对象及过程.建立、健全高校体育档案的归档制度，可以使体育档案得到有效地收集，为体育档案的其他工作开展提供坚实的基础.

3.1.2 重视高校体育档案的保管

为了提高体育档案的保管意识，体育档案管理部门从思想上要提高认识，增强体育档案保管意识，加大对体育档案的管理投入.首先提供必要的体育档案管理经费，应该把它作为高校经费预算的一部分；其次，提供体育档案管理的专门库房与相关设备；第三，配备专门的体育档案管理人员，专门体育档案管理人员能运用现代化的档案管理技术及专业知识对体育档案进行管理，满足体育档案的管理需求.

3.1.3 主动提供体育档案满足利用需求

收藏档案的根本目的之一，就是满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求.[3]6高校体育档案是高校体育实践中产生的反映体育活动过程信息，记录体育实践活动收获的一种原始的记录，它是实施高校体育教学、体育科研和体育管理工作重要的资料来源.查阅已有的体育档案，是获取和继承前人已经有的成果，吸取经验教训的有效途径之一.受到传统的“重藏轻用”档案管理思想的影响，体育档案的开发利用力度不大，只是停留在被动的“你要我查”的方式上，没有把体育档案的潜在价值最大限度的发挥出来.在体育档案信息开发方式上应广开思路，除了传统的档案阅览服务、制发档案复本及证明服务等被动提供利用方式外，还可以采用主动出击的方式，如举办体育档案展览与陈列服务、编辑体育档案文件汇编、编写体育档案参考资料等方式，满足利用者对体育档案利用的需求.

在检索工具的编制上，不能只停留在传统的纸质、手工的案卷目录这一种检索方式上，要结合科技发展与时代的要求，把计算机检索方式逐步引入到体育档案信息开发中来，满足利用者快速查找的要求.

3.2 规范高校体育档案利用中的涉密问题

2008年9月1日公布的由教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》和2010年1月1日公布的《安徽省高等学校档案管理实施办法》中都对高校档案的利用和公布做出严格的规定.其中指出：涉及国家秘密的、涉及专利或者技术秘密的、涉及个人隐私的、档案形成单位规定限制利用的，未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案.在体育档案的利用中作为体育档案的管理者要具有保密意识的专业素质，在开展体育档案利用中要建立、健全利用制度.查阅、摘录、复制未开放的体育档案，应当经机构负责人批准.涉及未公开的技术问题，应当经体育档案形成者本人同意，必要时报请更高一级领导批准.需要利用的体育档案涉及重大问题或国家秘密的，应经高校保密部门批准.

3.3 加大高校体育档案的信息化建设力度

加快体育档案的信息化建设是计算机和网络技术的发展和广泛应用的时代发展必然.在高校体育工作中产生的电子文件归档是体育档案的原始记录，只有通过网络一体化系统及时归档，才能保证档案的完整性、真实性.在加快体育档案的信息化建设过程中，第一，必须具备必要的设备、技术、人员和资金支持.第二，从建立体育档案计算机检索系统,到建立计算机借阅管理系统,最后建立计算机统计系统以及体育档案缩微化，需要各个部门的密切合作，共同开发.体育档案的缩微化已成为档案存储的重要发展方向,不仅能解决档案信息存储的空间问题,而且在计算机处理档案信息工作中,能不断扩大信息存储量,提高档案管理的自动化水平.[4]第三，加强体育档案信息安全保障体系建设.在电子文件的形成、保管、利用等各个环节，体育档案信息都有被更改、丢失的可能，因而可以采用在局域网、办公网和因特网上传输非涉密电子信息，亦可以采用数据加密技术、访问控制技术、身份认证技术等安全防护措施，对涉密的体育档案信息一律不得上外网，以确保体育档案信息系统的安全运转.

体育档案是体育工作实践的原始记录.规范的体育档案管理可以充分发挥体育档案在体育教学、体育科研和体育管理工作的潜在价值，推动高校体育工作积极、健康的向前发展.

参考文献：

[1]陈国红．高校体育档案管理工作的现状与对策[J].牡丹江师范学院学报：自然科学版，2006(4):57.

[2]薛四新,等．档案信息化应用系统建设[M].北京：机械工业出版社，2005.

[3]邓绍兴,陈智为．档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1996.

[4]杨晓兰．如何做好高校体育档案管理[J]. 内江科技,2008(8):12.