提高疾病预防控制机构档案利用水平的探索

黎 清

（广西贺州市疾病预防控制中心，广西 贺州 542800）

疾病预防控制机构（下简称疾控机构）档案是指疾控机构在建设和发展过程中所从事的疾病预防、公共卫生检测、重大突发公共卫生事件、科研、基建、人力资源等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录[1]。疾控档案对疾病的预防和控制、保护人民群众健康有着极其重大意义，一方面可以利用历年积累的档案资料开展疾病预测，提前采取相应的防控措施，防止疾病的发生和流行；另一方面可以指导疾病防控，制订科学的防控措施，确保防控的有效性；同时还可以评价疾病防控效果，评价防控质量。因此，提高疾控机构档案利用水平有着极其重要意义。

1 规范疾控档案管理，是提高疾控档案利用水平的前提

1.1 提高领导对档案管理的认识，建立和健全档案管理机制。由于疾控机构专业技术含量高，基层疾控机构领导普遍存在重专业技术轻档案管理的思想，机构内不设置专门档案室、无专职档案管理员，档案资料分散在各个科室甚至一些工作人员手上，工作人员缺乏档案管理意识，档案的安全性、科学性都无法保证。要改变这一局面，首先要提高领导对档案管理的认识，充分认识做好档案管理是保证疾控事业科学发展、可持续发展的关键措施，建立专门档案室，建立档案管理机制，形成"主要领导直管、档案室做好技术指导、各科室配合"的共抓齐管的工作格局。同时，推行档案管理责任制，将业务档案的立卷、归档明确列入科室目标考核管理中，制定相应的考核指标定期进行考核，把档案管理工作落到实处。

1.2 落实档案管理的人、财、物，是规范疾控档案管理的前提条件。把档案工作纳入本单位发展规划和工作计划，设置专门档案室和专职档案管理人员，配备库房、整理室、阅读室以及相应设备。同时，选取各科室业务骨干作为兼职档案员，并对他们进行档案专业知识培训，让他们充分掌握业务档案的立卷、归档技术，承担业务档案的收集、整理、归档工作，形成系统的而科学的档案资料。只有这样，才能完成疾控部门各领域工程浩大的档案资料的规范整理，才能为档案资料的有效利用打下基础。

2 网络技术的应用，是提高疾控档案利用水平的关键

随着疾控机构信息化建设的加快，网络已普及到每个部门，各部门数据都已全面电子化，这对网络技术的应用提供了极大便利，也给档案管理提出新的技术挑战，比如档案资源数据库的建立与维护、数据数的安全等问题必须切实解决。随着档案案卷数量的不断增加，档案查询、检索功能网络自动化需求更为突出，数据库技术与网络技术的完美融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，也提高了开发效率，如疾病预防控制中心档案工作人员可以把卫生防病工作多年的经验、成果，作为预防疾病的信息资源，通过计算机进行分类、分析，使分散、零星的档案资料更集中、系统地提供可靠的高层次的信息服务，为卫生专业技术人员做好各种重大传染病的预测预报、及早地采取有效的防制措施，提供科学依据[2]。在此基础上"档案在线阅览室"的建立以及"网上档案展厅"的设立，无疑适应了信息时代下人们对疾控机构档案的利用心理，也激发了人们利用档案的热情，因为这种自控、多变、生动的方式给档案信息用户带来了极大的便利和新鲜的感受，也为档案信息资源开发带来了新的生命力[3]。"在线阅览室"和"网上档案展厅"的建立，可以让人们随时在网络中查找和阅览自己感兴趣和有用的档案信息，打破了时空的限制，超越了传统用户与档案部门之间时空限制而带来的不便，有利于人们对档案的认识水平的提高，也有利于疾控档案的开发利用。

总之，加强疾控档案管理是疾控事业发展的关键环节，网络技术在档案管理领域的应用是目前提高档案利用水平的重要手段，准确、简便、高效已成为档案管理的重要目标。

[1]周心宇.浅谈疾病预防控制机构声像档案管理[J].江西卫生保健,2010,12(2):32-33.

[2]卢世艳.试论信息时代疾控档案开发的途径与措施[J].青海师范大学学报(自然科学版),2009,1:81-82.

[3]倪代川.聂云霞.论网络环境下档案信息资源开发的途径与措施[J].云南档案,2006(8).