医院声像档案管理中的问题及对策

张月琳

（哈尔滨市中医医院，黑龙江 哈尔滨 150000）

众所周知，声像档案是最能客观、真实记载单位发展历史的档案资料。它具有客观性、形象性、交流性、特殊性等特征，是文、形、声的有机整体。一张医院外貌的照片，远远胜过再多的文字说明；一段医院大楼落成庆典录像，可以将当时最有意义的镜头永远地记录下来。虽然声像档案数量占档案总件数不到5%，但所起的档案佐证作用却是其他类型档案实体无法代替的。但是，声像档案又是在档案管理中较容易被忽视的。

1 声像档案管理中存在的问题

1.1 声像档案管理制度不够落实，分类方案不够科学 声像档案的收集、整理不规范，归档率不高。由于声像档案形成科室一般在院办公室或医院宣传科，重要日常活动资料的拍照、录音录像等由上述科室负责，等到每半年度或年度完成后才将声像资料整理上交档案室。在此过程中，声像资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响声像档案上交质量的因素，假如声像资料形成部门工作较忙，或对声像档案重视不够，声像档案质量、归档率难以保证。再加上目前各科室自行拍摄活动资料已是较为普遍，如接诊到特殊患者，对新技术、新科研等项目的开展，一些临床科室自行拍照，为今后病例讨论、住院医师的带教培养、撰写论文积累资料。这些声像资料其档案价值不容忽视，但由于不是重点声像档案归档部门，使档案管理部门失去了较有重要价值的声像档案来源。

1.2 声像档案管理、开发利用手段滞后声像档案的保管有严格条件限制，容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命，除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施，要达到以上严格保管条件不是一件容易的事情，需投入较大量资金购入储存设备，占用一定存放空间，对于目前用房面积普遍紧张的医疗单位来说，较大资金投入、占用较大工作用房不是十分现实的，加上对长期开放空调系统带来昂贵的开支使医疗单位不容易接受。

1.3 档案管理人员自身专业素质不足对声像档案缺乏足够重视也是影响其工作开展、管理质量提高的原因。个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，将声像档案与一般纸质档案同等对待，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像档案保管和声像档案寿命。

2 声像档案管理研究与对策

2.1 医院声像档案收集和归档。要及时拍摄医院活动中的重要、重大、突发性情况，积累素材是搞好声像档案收集工作的基础。将我院的特色专科如妇科、骨科、职业病科等特色专项拍摄下来，让社会了解我院的现状。要像新闻采集那样，摄像人员及档案工作者要及时了解医院的综合情况，增强档案意识，经常沟通，共同抓好声像素材的收集积累工作，为声像档案打好基础。在大量积累素材的基础上，做好声像档案的编辑工作，为归档做好准备。拍摄人员要及时做好素材带的拍摄登记工作。进入编辑阶段，拍摄人员应根据项目负责人或解说词起草人提供的解说词进行编辑，然后配音、配乐，在初步编辑完成后，经有关领导审定，送审时应附声像材料送审表，审核通过后交档案室归档。归档时应向档案室移交：（1）已编辑好的声像带；（2）经有关领导审阅批准的声像材料送审表；（3）文字材料（解说词等）。档案室在接受声像档案时应进行验收，验收时应注意以下几个方面：（1）要核对送审表手续是否完备；（2）要核对声像带的内容与文字材料是否一致；（3）要看声像带盒上的标记是否正确齐全。经以上验收合格后，交接双方签名交接。要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合医院的实际，采取多种形式收集。主要有：（1）通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。（2）重点科室重点收集。对本医院的重点科室、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。（3）重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本医院的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。（4）广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献，建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

2.2 医院声像档案的整理、分类、编目医院声像档案的整理以保持声像档案的有机联系，便于利用为原则进行整理，分类在全宗内，按年代——问题进行分类，分类保持前后一致,便于查阅，即将分类照片固定在标准照片档案册上。照片档案由底片、照片、文字说明材料三部分组成，文字说明综合运用时间、地点、事由、人物、背景、摄影等六要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。做到文字简洁、语言通顺。录像带一般按其反映的内容分类，分类时把不同版种分开，同一类按归档时间顺序编流水号，同一内容分录几盘的视为一个保管单位，在录像带上以盒套外贴上标签，写明录像带标题（内容）、录制人、日期、地点、盘数编号、带长、声道和机型号。按照归档时间先后编制声像档案的总目录，为了日后方便提供利用，声像档案的总目录与纸质载体的档案目录内容有所不同。根据近年来的摸索，认为声像档案的总目录应包括：序号、分类号、归档时间、拍摄时间、编辑时间、内容（片名）片长、编辑情况、摄制人、编辑人、审核人、文字材料、备注。

2.3 加强声像档案的监督和分类指导，注重业务培训。针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的科室，要巩固提高，在开发、利用上下工夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的科室，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的科室，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。诸多问题都需要高素质档案管理人员去完成，作为医院领导者，要创造合适的培养人才的环境，多途径提高档案管理人员素质，同时，档案管理者要明确自身责任，加强专业学习，提高声像档案管理水平。

医院声像档案是医院前进和发展的见证者，它不仅可以记载历史，更重要的是反馈信息，提供利用，为领导提供决策依据。我们要不断地学习新知识，掌握新技术，探索医院声像档案新载体的方法，使声像档案管理在医院的改革发展中发挥应有的作用。

[1]李都.加强声像档案管理工作刻不容缓.北京档案，2001；2：1.

[2]刘魏峻.声像档案的文化内涵，城建档案，2006；10：1.

[3]卢新焰.关于声像档案研究方法思考.城建档案，2006；11：1.