医院基建档案存在的问题及对策研究

柏丽娜

（哈尔滨市第一专科医院，黑龙江 哈尔滨 150000）

随着医院改革的进行和深入，随着医院医疗业务不断的拓宽，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率，必须引起我们的高度重视，应采取切有效措施，杜绝不利基建档案管理因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富。这也是我们每个档案工作者义不容辞的职责。

1 基建档案对医院管理的作用

科技档案是档案管理的一个重要分支，是人类生产实践活动和科学技术实践活动的历史记录。基本建设档案作为科技档案的重要组成部分，在社会主义革命和建设的每一个时期，均占有极其重要的地位。基本建设档案涉及到工程的规划、设计、施工、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，它不仅从静态上反映了一项工程的面貌，而且从动态上反映着该建筑的变化和发展，始终同它所反映的工程对象的实际面貌保持一致。医院基建档案对医院发展和经济建设发挥着重要作用，可以为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，为地上地下交叉工程设计提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。我院在2004年，为解决办工用房紧张这一情况，考虑能否在原办公二楼层面上再加一层楼，对于地基能承受得了加层的重力是决策的关键，就必须要有原来的建筑结构图，否则就无法准确施工，易造成楼垮人伤的事情，产生不必要的经济损失。为此，我院档案人员及时查出原来完整结构图纸及有关资料，施工人员根据结构图，顺利地完成了加层工程，这样为医院节约了人力物力。但对照国家《档案法》、国家基建档案管理要求，我院的基建档案存在着不足和缺陷，有待于今后进一步提高。

2 医院基建档案在其形成过程中存在的问题及产生的原因

医院基建档案在其形成过程中存在的问题往往被忽视，具体表现在：一是工程内业档案资料收集、积累不及时造成档案残缺不全，例如有的工程缺材料及出厂合格证，有的缺质检认定书等。二是工程内业档案资料收集、积累过程中存在无人负责的混乱状况；各种文字材料、表格的内容填写不齐全、不规范、表达不确切，有的图纸质量偏差。有的工程图纸会审意见和设计变更通知单较多，但竣工图上没有做相应的修改和注明变更年号码，造成竣工图纸失去准确性。三是竣工图用旧图代替新图编制，造成归档质量没保证。

产生以上问题的原因是多方面的，归纳起来主要有5个方面：（1）某些领导和技术人员档案意识薄弱，不重视档案工作，档案管理人员与负责基建人员工作不协调。（2）医院缺乏基建方面专职专业人才，监督力度不够。（3）施工单位只重视建设主体、工程施工进度，而轻视施工档案质量和对竣工档案及时编制。（4）工程内业档案资料编制人员技术素质差。大部分是由工地施工员兼职，缺乏专业知识和编制档案的能力。（5）施工单位没有设立专门的机构来做基建档案的编制工作，更没有完整的规章制度来保护并搞好竣工档案的编制工作。

3 针对医院基建档案存在的问题和原因所采取的做法和对策

结合近几年的档案管理实践经验和教训，笔者摸索了一套加强基建档案管理的方法，现详述如下。

应采取以下几种切实可行的做法：（1）抓好组织落实、专人负责、重视和加强基建档案的基础资料的收集、整理。结合医院管理工作实际，积极配合院档案室抓好此项工作。除科室领导亲自参与档案管理工作外，还安排1名责任心强的同志作兼职档案管理员，做到人员到位，组织落实。（2）在改建、扩建和维护工程的实施中，不断完善地下管线、管沟资料的收集。并及时将其走向用不同颜色展绘于放大绘制的地形平面上。目前，我们对全院90%左右的地下管线、管沟做到了心中有数，使之工作起来更加方便。为确保归档的基建档案的完整、准确、系统，使归档档案同工程的实体一致，做到图物相符，记录同施工情况相符，方便今后提供利用。

应该采取以下几种对策：（1）开展宣传教育，增强全院档案意识。首先，要立足于领导层，医院的领导多数是卫生专业技术人员，它又是分管基建的主要领导者，因而要想方设法取得他们的重视和支持。其次，利用一切机会向员工，尤其是档案的直接形成者宣传《档案法》等法规性、政策性文件。通过宣传教育制造舆论，端正人们对基建档案工作的态度，进而引起关注，取得支持。（2）把好资料收集和积累关，将归档要求和具体内容同施工单位交代清楚，请其确定专人负责档案资料的收集整理和平时的资料积累，为提供完整的工程竣工档案打下基础。（3）强化施工档案形成的监督、检查制度，档案资料的形成与施工同步。施工合同一签订，档案员开出归档的“菜单”；工程一开工，档案员就到现场跟踪、检查监督内业务档案资料的形成和积累；工程一更改，档案员就检查、核对图纸上的更改标记；工程一竣工，档案员就先行，验收竣工。（4）采取行政的、经济的手段来促进施工单位、建设单位共同做好基建档案的收集、整理、归档工作，档案收集不完整，不算完成任务，工程不予验收。施工单位不及时移交竣工技术档案或档案编制不好的，建设单位不进行工程决算。竣工档案资料不全或质量不合格，竣工验收人员有权拒绝验收。工程质检部门不发质检认定书，不评优质工程。（5）加强文件材料形成者、档案管理者的业务培训。随着档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，使自己具有良好的业务素质和科学知识，不断提高对工程档案的科学管理水平，为今后档案管理逐步实现信息贮存自动化、档案管理缩微化和电子检索现代化奠定扎实的基础。（6）做好档案的开发利用工作。为积极开发档案信息，开展咨询服务，制定档案信息开发计划，并通过查阅，综合大量的文史资料，如编制各种档案资料的数据汇编、专题目录、检索工具。随着医院的发展，档案的利用越来越多，需要提供的信息量越来越大，在浩繁的档案中要迅速准确地调出所需案卷，没有必要的检索工具是很难办到的。为了不断推进医院档案工作的开展，提高档案工作的效率，编制各种检索工具，实现档案管理现代化，将具有文字信息处理功能的电子计算机引入档案管理工作中，从而实现档案的自动分类排序、案卷封面、各种目录和检索卡片自动编制、档案期限的自动鉴定、档案主题词的自动标引，实现信息1次录入后，可根据不同利用需要能多次反复调用，满足不同的利用要求，从而实现档案价值的真正目的。

[1]杨菲林.浅谈医疗设备修试档案的管理.医疗装备，2003-09-15.