县级供电企业档案管理初探

王云

(四川洪雅供电有限责任公司，四川 洪雅，620360)

前言。随着社会的不断发展,过去那种传统的被动服务方式已远远不能满足市场经济对档案的需求,档案工作不仅要做好查阅利用服务,而且要做好主动服务。在新的形势下,县级供电企业档案管理工作应跟随改革发展的步伐,与时俱进,开拓创新,充分发挥其服务作用。

1.县级供电企业档案管理工作的现状

1.1.档案意识和法制观念淡薄管理不规范

由于县级供电企业一些领导、部门以及员工对《档案法》不了解，思想观念落后，档案意识不够，没有认识到档案工作的重要性，在管理上松懈、档案随意搁置，没有按照国家的有关规定，实行"集中管理"的原则，各种门类载体的档案分散保存在各职能部门，有的企业虽然实行集中管理，但只是把各种档案集中到一个库房，管理还是各职能部门，只是形式上的集中，而没有真正做到意义上的集中统一管理。档案管理不能随着企业的发展而共同提高，档案工作不能列入到企业发展规划，使企业档案工作明显滞后于企业的整体发展。

1.2.档案资料整理不规范

县级供电企业由于种种原因，不能按照供电企业档案分类表和《科学技术档案案卷构成的一般要求》对档案进行一系列的分类、整理、排列、编目、组卷、装订等等。特别是建设项目档案，工程竣工后，由于参建单位的人员责任心不强，档案意识淡薄，不注意工程各阶段档案资料的收集与整理，等到工程项目达标投产考核期满后，要进行投产达标检查时，施工单位才不得不突击收集、七拼八凑档案资料，移交县局，以应付检查，这样造成了文件资料的严重短缺不全,使文件材料失去了档案最本质的属性原始记录性，既影响工程竣工档案质量，也影响到日后的提供利用。而档案人员缺乏工作主动性，不主动催交，移交多少就接收多少，缺少也就"木已成舟"，不能挽救，而接收的资料既不办理移交接收手续，也不整理，将资料随意堆放到一起，更谈不上目录和索引等等。

1.3.没有实行档案管理的现代化

在信息时代的今天，由于各种原因，档案室管理工具落后，没有实行现代化电脑软件管理，有的单位即便安装了档案管理系统软件，也由于技术、人员素质等问题没有使用，只是一个摆设。档案信息资源无法实现共享，不能适应现代化企业的发展需求。

2.加强县级供电企业档案管理工作的重要性和必要性

建设社会主义新农村是当前建设我国社会主义和谐社会的客观要求。1998年始,国家对农村电网实施了"两改一同价"工程,初步改善了农村用电状况,但按照社会主义新农村的要求,就地区均衡性而言,当前农电在基础建设和管理水平及方式上存在相当大的差距。服务于新农村建设,电力企业肩负着直接的责任。一方面要解决好用电公平消费问题;另一方面要重视农村供配电设备建设,即以建设好乡镇电网的骨干线路为重点,辐射改进山区、边远地区的陈旧老化电力线路,全面实行村民用电一户一表制,实现城乡电网一体化。在这种新形势下重视和加强档案工作显得越来越重要。

2.1.加强县级供电企业档案管理是供电企业改革发展的需要

企业档案是企业发展轨迹的真实、全面的纪录,如企业发展中一些历史性的轨迹,这些资料如果不注意保存,就会失去凭证作用,与之相关的事就会无法得到佐证。同时企业档案又是企业管理的基础,做好企业的档案工作,对于规范企业科学化管理,维护企业的合法权益,促进企业健康发展具有重要作用。

2.2.加强县级供电企业档案工作是供电企业加强经营管理、提高企业经济效益的需要

企业档案工作是反映企业生产、经营、科研、管理活动和企业资产、产权、资信等的真实记录,是企业适应复杂多变的市场环境、提高竞争力的信息保障,是维护企业经济利益、合法权益的重要依据。

2.3.加强县级供电企业档案工作是供电企业加强精神文明建设的客观需要

随着县级供电企业创一流和双文明建设的开展,由此形成的材料自然是企业档案的重要组成部份。在县供电企业发展过程中取得了优秀成绩,积累了成功经验,这些材料作为企业的精神财富保存下来,作为教育和激励职工尤其是青年职工的教材显得尤为重要。

3.健全和规范县级供电企业档案工作

3.1 加强领导,建立健全规章制度

作为一个县供电企业,公司领导对档案工作的态度和认识决定着企业档案工作的命运。公司管理层应高度重视公司档案工作:首先是认识到位。企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要内容,是企业整体工作的有机组成部分,对企业实现科学化、规范化管理具有不可或缺的作用。规范的档案工作有利于完善企业管理,提高企业工作效率,从而提高企业经济效益。应从人力、物力、财力上大力支持档案工作,使企业档案工作做到"人员、措施、设施、设备"四到位,为开展档案工作创造有利条件。其次是措施得力。档案工作作为企业管理的一项重要工作应纳入企业中长期规划和年度计划,并将其列入领导的议事日程。对档案工作进行规范管理,成立以总经理任组长的档案工作领导小组,建立综合档案室,制定档案管理人员岗位责任制。选拔具有专业知识技能的专职档案工作人员。同时在各部门和基层单位聘用兼职档案员,形成涵盖全公司的档案管理体系。再次是完善制度。制定企业档案管理的各项规章制度和有关人员岗位责任制,使档案管理的各项程序有章可循。坚持档案工作"三纳入"和档案人员"四参加"制度,档案部门按时参加全局性重要会议,参加课题鉴定、设备开箱、工程验收等活动,保证文件材料立卷、归档工作的准确、系统、完整。

3.2 加大宣传力度,增强法制观念

要做好企业档案工作,不仅领导要有较高的档案意识,企业全体员工都要增强档案意识。应把档案宣传工作作为提高全员档案意识的有效途径。一是经常组织学习《档案法》《、档案法实施办法》及档案工作基本知识,不断增强各级管理人员的档案意识。二是不定期地在企业内部进行档案业务培训,普及档案工作知识,提高员工的档案工作意识。三是利用宣传栏宣传档案工作,为其鼓呼、呐喊,使档案工作深深地刻入每个企业员工的脑海里。四是充分利用网络进行档案宣传。

3.3 加大培训,不断提高档案人员素质

人是发展的关键档案事业,选拔聘用热爱档案事业、工作责任心强、综合业务水平高的档案人员,是搞好县级供电企业档案工作的前提。一是加强档案人员的岗位培训,如参加档案业务培训班、研讨班等;鼓励档案人员积极参加各种继续教育和学历教育;不断提高档案队伍的政治素质和业务素质,培养"政治坚定、业务精通、勇于开拓、作风优良"的档案干部。二是加强实践锻炼,不断提高他们的业务能力和水平,努力成为本职工作的行家里手,成为懂档案、会专业、精信息技术的复合型人才。三是组织档案人员到先进单位参观学习,开拓档案人员的视野。

3.4 开拓创新,做好档案服务工作

档案工作的两大任务:一个是管理;一个是利用,而利用则是档案工作的根本目的。在做好档案规范化管理的基础上,积极开展利用服务工作,改善服务态度,完善服务措施,将服务的触角延伸到生产经营管理的各方面、各环节,不断提高服务水平,使档案工作在企业生产、经营中发挥重要作用。一是完善档案检索体系,编制档案总目录、分类目录、专题目录等多种检索目录,并将其发放到有关部门,同时将档案资料输入计算机,为查找利用提供多种检索途径,提高档案资料利用率。二是积极挖掘档案信息资源,开展档案编研工作。结合企业需要,进一步挖掘档案信息资源,编写一些能为企业管理层提供决策参考的编研资料,如《大事记》《企业规章制度汇编》《重要文件汇编》《企业土地房产统计汇编》等编研材料,并把编研资料发放到企业管理人员手中,方便他们利用,使档案工作更好地服务于企业生产、经营活动。

3.5 实行目标管理,促进档案管理工作上台阶。通过制定实施档案目标进行科学管理。目标确定以后,档案人员对照《档案管理工作目标标准》,把档案目标管理指标进行分解,找出存在的问题,制订实施计划,逐项实施。通过目标管理,提高现代化设备和管理手段,丰富库藏,进一步提高案卷质量,进一步完善检索工具体系,使档案管理工作更加规范化和标准化。

[1]赵梦临.浅议新时期企业档案管理[J]北京：起重运输机械.2010（10 月）.

[2]李莉.市场经济条件下企业档案管理的探讨[M]北京:中国档案出版社.2006.