关于煤炭企业档案管理创新的几点思考

　　煤炭企业是人力密集型企业，对于这种企业，一般拥有大量档案资料需要管理与维护，档案是一种信息资源，是一种无形的财富。它在为煤炭企业领导决策提供参考，为煤炭开采等科研工作提供借鉴，为维护煤炭企业利益提供依据，为企业干部职工提供优质的全方位服务方面都发挥着重要作用。一个单位的档案工作搞得好不好，主要取决于两点因素，一是领导的重视与支持，二是档案员的积极主动工作。
　　《中华人民共和国档案法》于1988年1月1日起颁布施行，1996年7月又对《档案法》进行了修订。对于《档案法》，煤炭企业采取多种形式进行宣传，例如：兖矿集团档案管理部门每年都组织机关干部、职工学习档案法律法规、组织答题比赛、开展档案知识竞赛等宣传活动，提高了企业管理人员与员工的档案意识，做到有法可依、有法必依，增强了档案法律意识和依法管理档案的观念(孙刚、丁志民，1992)。
　　当前，煤炭企业档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为煤炭企业安全管理服务，为生产经营服务，为全面建设和谐煤炭企业服务。创新档案服务手段，不仅是形势发展的要求，也是煤炭企业广大档案工作者必须面对的一项重要课题。兖矿集团有限公司每年申报档案信息资源开发成果100项左右，集团公司和部分基层单位被山东省煤炭局、山东省档案局评为“省属煤炭企业开发利用档案信息资源先进集体”。
　　
　　一、档案服务创新是煤炭企业发展的必然要求
　　
　　1.创新是煤炭企业利用档案信息的需求
　　如今各煤炭企业提供利用的档案，不仅有文书档案，也有科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。兖矿集团组织人员进行了档案编研，每年都围绕“企业大事记”、“安全事故”、“工资财务等经营课题”进行内部材料编研。使集团公司生产经营、管理人员和广大技术人员能够方便、快捷地查找到自己所需要的信息，形势要求推动传统的服务方式转变。
　　2.创新是扩大档案资料收藏和管理范围的需求
　　企业在生产经营过程中产生了大量电子文件，档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案，这种趋势已越来越明显，在我国，由于很多地方的煤炭企业所处的地理位置较为偏僻，没有足够的条件妥善保护和管理这些档案，常常造成许多资料的流失和缺损，这使得企业在无形中流失了一笔宝贵的财富。兖矿集团在档案收集上采取了电话预约、上门催缴、领导协调等方法，特别重视电子文档的收集，落实强化收集措施，既保证了收集的数量，又保证了档案收集的质量。
　　3，从服务方式上看，除要求提供档案原件进行摘抄外，还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务
　　由于信息的多样化，传统的摘抄根本不能满足需要，这些新情、况新问题迫切需要广大档案工作者既要在思想上高度重视，又要在行动上主动探索；更要在实践上积极创新，打破常规，创新管理和服务机制。
　　兖矿集团把档案工作列入单位工作计划之中，在年初制订工作计划时，有档案工作相关条款；每年领导集体研究一至二次档案工作，及时解决档案工作中的具体问题和实际困难，为档案工作的顺利开展创造良好的环境。
　　
　　二、切实做好“双基”工作，为创新奠定坚实基础
　　
　　1.进一步深化已有档案资料的利用工作
　　要重视和支持已有档案资料的提供利用工作，将其纳入企业信息公开工作体系，完善煤矿档案馆室的硬、软件建设，切实做好各类档案资料的征集管理工作，对文件合理分类，准确编号，有序排列，构建手工和机检相结合的现行文件资料检索体系，完善文件资料陈列、目录检阅览咨询等功能，提高服务质量，紧紧围绕企业对工作的需要，切实做好安全生产、经营管理、企业生产技术推广应用等方面的档案规范化管理利用工作(文津，1992)。
　　2.进一步加强企业基层档案网络建设
　　要拓展档案网络，加强基层单位的档案管理，做到区厂点、部门、科室都有档案管理人员、管理制度，规采生产、掘进准备、煤炭销售、机电设备、对外交往煤发展等重点活动中形成的档案资料。企业档案部门要切实加强对各基层单位档案工作的指导，推进规范建档工作水平。
　　3.进一步加强企业社区档案工作，更好地为群众服务
　　要把企业档案向社区拓展，企业档案要与人力资源、劳动、保险、房产、老干部、医疗等部门密切配合，齐抓共管，共同建立起完善的企业档案工作体系，为矿区职工群众提供全方位的档案服务体系。
　　4.进一步加强民营企业档案工作，为优化民营企业业发展环境服务
　　随着形势的发展，煤炭企业领域不断延伸，投资建设了一大批民营企业，煤炭企案部门要根据企业档案规范管理的有关规定，切实增强民营企业档案意识，建立和完善档案管理各项制度，重点加强档案基础业务建设，积极引导民业开展档案收集、管理、利用工作，维护企业生产经营档案、科研技术档案、知识产权档案、商业秘密，确保档案的安全和完整(刘琳琳，1998)。
　　
　　三、创新服务手段，开辟档案服务新领域
　　
　　1.建立档案馆(室)网页，开展网上利用服务
　　建立档案馆(室)内部局域网，企业档案部门利用单位的网站制作自己的网页，积极组织上据和信息，使档案管理服务系统联上单位网站，使档案信息能够在网上检索，为用户提供更好的服务。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案资源信息化。
　　2.开展在线服务。积极改变被动的、手工式的档案提供利用方式，采用主动的、现代化的档案服务方式
　　企业档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。
　　3.实现信息资源共享
　　
　　档案服务要创新，必须要求各煤炭企业建立一个完整的档案信息系统，进行实体化管理，充分发挥整体优势。采用建立联合目录形式，实现资源共享，使各煤炭企业充分挖掘潜力，实现档案资源互补，提高各煤炭企业档案馆藏利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足煤炭企业多方面的需要。
　　
　　四、煤炭企业档案管理应注意的问题
　　
　　1.扬长避短，发挥主体性
　　档案部门之长在于拥有材料、熟悉各类材料的管理和使用，对于档案材料，档案管理人员的作用不只是被动的提供者，也应该是内容设计的编排者。做到超前服务，前瞻性服务，有目标的服务，高质量的服务。
　　2.求实创新，力求新颖性
　　要在组织服务的同时，注意力求新颖性，选择合适的媒介，改变企业干部职工对档案认识不够、意识不深、认为档案作用不强的观点，通过各种形式的宣传活动，给企业员工以深刻的印象。从而强化档案意识，实现档案价值。
　　3.角色意识是动力源，人员素质是重要条件
　　企业档案服务有着非常广阔的领域，服务质量的好坏取决于档案人员的素质，因此要加强培训，注意积累提高，组织档案管理人员加强政治业务学习，努力提高自身的素质，通过档案专业学历教育、短期培训、在职学习等方法，使档案管理队伍更富职业感，更高效地为煤炭企业生产经营安全等工作服