从施工企业角度谈工程合同管理

刘海森

摘 要：近年来，随着建设工程市场竞争的日益激烈，施工企业在竞争中的经营风险日益凸显。因此需要探讨和总结施工企业在工程合同管理中环节，及在每个环节中应当着重加强的关键控制点。

关键词：施工企业；建设工程 ；合同管理

一、引言

建设工程施工合同是建设单位与施工企业通过协商一致，为明确双方权利和义务而拟订条款的特殊承揽合同。从施工企业的角度来看，工程施工合同存在两种风险。其一，因建筑市场“先定价后成交”的期贷式交易方式的特殊性，导致建设工程施工合同存在高度的交易风险；其二，因建设工程施工合同作为项目管理的法律文件，对工程项目质量控制、进度控制、投资控制具有相当程度的法律约束，因而导致建设工程施工合同同时也存在深度的法律风险。

因此，如何加强施工企业合同的管理，防范和规避市场中的合同风险，结合企业自身的生产效率、消费水平和管理能力，充分发挥企业技术管理优势，建立完善的企业内部定额体系，从而提高施工企业内部核心竞争力和外部市场竞争力，将成为施工企业值得关注的又一议题。下面具体来谈谈加强施工企业建设工程合同管理的几个重要关键点。

二、把好合同签订关

建设工程施工合同的签订工作是企业施工合同管理的重要组成部分，它关系到企业经济利益的目标实现。因此，如何做好合同的签订工作，需要注意以下三方面：

1、施工合同商谈前的准备工作。

在施工合同商谈前，作为施工企业必须正视这样一个客观现实，建设单位（业主）和施工企业（承包商）拥有完全相反的经济利益目标。业主希望工程建设尽可能降低资金消耗，而承包商则希望通过施工尽可能多的获得业主的报酬，这就意味着建设工程施工合同管理中的一切问题都将和经济利益密切相关。

因此，合同谈判人员在谈判前要深入了解业主的资信、经营作风和订立合同应当具备的相应条件。这样做的目的，一方面是加强对发包人的详细了解，确认发包人有承担这项工程的资格，以规避可能产生的资信风险；另一方面也是为了在与发包人的实质谈判中抢占先机，为在谈判中争取有利条件，做出有利选择提供依据。

2、施工合同的文本选择。

在施工合同的文本选择方面，由于施工企业之前一直使用由业主提供的非示范合同文本，因此往往存在条款不全面、不具体的问题，同时合同对业主的权利也缺乏限制条款，特别是合同中免责条款，更需要仔细斟酌，以避免无效合同和错漏、歧义的产生，这就导致施工企业的工作量和风险责任无形中大大增加。

现在，建设部和国家行政管理总局制定的GF-1999-0201《建筑工程施工合同（示范文本）》已普遍应用，该文本中的“通用条款”是根据相关法律法规，结合建筑安装业的交易习惯和行业惯例所制定，且无须双方协商就必须履行的条款。而对于“通用条款”不能全部包括和正确反映工程情况的内容，则可以通过“协议书”或“专用条款”部分予以另行约定，但不得随意修改删除“通用条款”。

因此，合同谈判人员应增加信息政策的敏锐度和灵活机变的工作能力，及时改变施工合同文本的选择，并学会在一定程度上将合同风险有效转移，尽可能与业主合理分摊合同风险责任，使双方形成一种共同抵御，共同承担的合作关系。

3、施工合同的管理工作。

在施工合同的管理方面，应建立专门的合同管理机构，由专人负责进行管理。同时完善合同管理制度，健全具体的可操作流程，包括介绍信的开具，招标信息的跟踪，招投标文件的评估，中标情况的汇总，合同的草拟、洽谈、评审、用印、履约跟踪、变更、违约、解除、终止等，使合同管理的每一个细节都有章可循，有案可查。

同时，对于合同管理人员还应加强提高的岗位技能，要求具备相应的法律、法规知识和运用法律、法规的能力，熟悉合同签定和变更、索赔程序，同时还要具备工程管理、造价管理知识和实际运用能力。

三、做好合同交底工作

工程施工合同的交底工作是企业施工合同管理不可或缺的一部分，它对于合同的正式实施起到非常关键的作用。因此，如何做好合同的交底工作，需要注意以下两方面：

1、合同交底的相关内容。

应由合同管理人员向涉及施工管理的所有人员，包括公司本部、项目部、项目部全体人员和职能部门的有关责任人进行全员全面交底，对合同主要内容作出解释和说明。

⑴ 对合同涉及的所有关系（发包人、监理工程师、项目管理公司、总包单位、安装公司等相关配合单位）进行交底；

⑵ 对项目所涉及的所有合同内容，包括招标文件的理解、投标书制作的策略、答疑文件、合同文本、询标文件、其他承诺等进行分析交底；

⑶ 对以下费用收取条件进行交底：

① 工程质量检验标准达到合格以上标准时是否能收到质量奖，以及总包单位的责任内容配合费是如何记取的；

② 水电费是以定额规定比例记取支付的，应注意定额用量内水电差价结算方式，单独装表计量的应注意区分生活和生产用量；配合单位的（如弱电、专业防水、音响、电器、空调等）临时用水电量的支付方式。

2、合同交底的合理分析。

合同和合同分析資料是工程实施管理的依据，通过合同分析，可以加强项目部全体人员对合同的理解和把握，提高管理人员的合同意识，及时发现合同中存在的不足及问题，从而对项目可能存在的风险因素进行合理防范，并有效组织施工，使合同管理的相关程序、制度、要求及保证体系能够落到实处。其中主要分析点包括：

1、对施工计划投入成本与投标报价作出相应对比分析，分析合同中的各种利益增长点，力求在履行过程中及时抓住时机，办理签证和补充协议，以改变合同中可能存在的不利因素。

2、对合同工期和违约责任条款应高度重视和合理分析，建议从进场开始就积极收集对我部有利的资料，为明确管理目标和实现合同目标提供有利依据。

施工企业应该加强交底意识，明确合同交底必须全面、全员、全过程的进行，只有依法运用施工合同监督评审等管理手段，才能在施工过程中尽量减少或避免施工进度、质量、造价等方面可能出现的偏差和问题，从而在根本上避免可能引起的合同矛盾纠纷，减少由此带来的经济损失。

四、加强合同跟踪管理

工程施工合同的跟踪管理工作是企业施工合同管理中最为关键的部分，它对于保证合同实施的质量和效果具有决定性的意义。因此，如何做好合同的跟踪管理工作，需要注意以下三方面：

1、采用书面文本形式。

由于工程建设施工合同持续时间长，标的额度比较大，且合同履行过程中干扰事件和市场因素频繁，经常会出现各种与合同约定不符的情况。

因此，在履行合同过程中，凡涉及到双方权利义务关系的履行、主张、变革、确定等所有行为都必须采用书面文本形式，对每一项工作都应用工作联系单、设计变更、签证单、会议纪要、备忘录等，并要求双方负责人签字确认。这应该作为重要制度在项目部严格执行。

2、及时办理签证手续。

由于合同的签订先于工程实施，所以对于工程项目具体实施过程中可能存在的问题无法都提前作出合理的预见和规定，如设计变更、发生与原招标文件和工程量清单中未包括的“新增工程”等情况都将导致工程项目工期和造价的变化。

因此，在履行合同的过程中，对于非己方过错，因对方原因而造成的相关责任和损失，比如设计变更、工程量或工期等问题应及时办理签证手续，并向对方提出经济补偿和工期顺延的要求。现场的签证联系单和索赔就是合同的补充形式，同时也是建设工程施工合同履行管理中最基本的重要手段。我公司在2005年曾在苏南地区承接了一项体育馆装饰工程，合同约定固定总价。在招投标时正值工程量清单报价实施初期，业主聘请了有经验的专业人士编制了非标准格式合同文本，在招标文件中提供了建筑平面图及施工范围工程量清单，并要求施工单位复核工程量及深化设计图纸。由于初次使用工程量清单模式，施工单位对工程量清单报价风险重视不够，在标前会议上没有请业主书面明确各房间吊顶标高。在施工过程中由于设备安装施工方案的变更，业主方项目总工程师及监理在现场口头通知项目部将原图纸吊顶标高向上提高300MM，项目部照此方案组织施工。在竣工决算时项目部要求对吊顶标高向上提高300MM部分增加的墙面工程量进行增加费用时，才发现业主并没有下发过书面的设计变更指令，也没有相应的变更签证，工程量是实际增加了，可对于固定总价工程合同形式，没有设计变更指令或变更签证是无法增加到费用的。虽然项目部提供了招标时的设计图纸及经监理方确认的竣工图。但业主方坚持认定没有签证不予增加费用，而此时项目部再提出书面申请的时效已过，施工方的合法权益没能得到有效保护，这个教训是深刻的，代价也是昂贵的。

3、及时收集和整理原始凭证。

由于项目施工处于一种各方错综复杂的环境中，施工企业要想合理合法的避免合同纷争所引发的相关经济损失，就必须充分运用管理艺术，深刻理解并活用合同条款，寻求有效突破口，转移合同风险，维护自身权益，并在此基础上争取多赢。

因此，施工现场项目部应及时收集和整理原始凭证，提高证据意识，懂得搜集和保存证据的重要性。特别是在办理签证手续时，不宜使用“根据合同”这种缺乏说服力的泛泛提法，而应该引用和列明具体的应用项目合同条款，明确指出与问题有关的条款号，并尽量引述条款中原文的说法，甚至有时还需同时引用几个条款进行相互间的交叉论述。只有这样，才能真正体现项目合同管理的严谨性。

五、结语

总之，施工企业在今后应该加强合同管理意识，健全和完善合同管理制度，充分运用动态管理的科学手段实行施工全过程管理。特别是推行工程量清单计价后，更应从合同条款的订立，价款调整的条文等方面入手，及时发现和解决问题，为企业有效提高管理水平，实现规范化管理奠定基础。