医疗设备信息管理系统探讨

郑沁春

(福建省立医院 设备科，福建福州350001)

医疗设备信息管理系统探讨

郑沁春

(福建省立医院 设备科，福建福州350001)

建立信息系统的过程，是规范管理模式和管理流程的过程。本文通过对医疗设备信息化管理的必要性、医疗设备管理现状与问题进行分析，探讨了建立在设备全生命周期流程基础上的信息系统建设。

医疗设备 管理系统

随着信息技术的发展及医院运行机制的转变，医院信息系统已成为现代化医院必不可少的重要基础设施与支撑环境。医院信息系统是根据现代化医院管理模式采用科学化、信息化、规范化、标准化理论设计建立的，建立医院信息系统的过程，应是医院自身规范管理模式和管理流程，提高工作效率，不断完善机制的过程。本文拟结合本人所在医院的具体情况对医疗设备管理流程进行分析，并在此基础上探讨如何建立的信息管理系统。

1 医疗设备信息化管理的必要性

(1)随着医疗设备在医院的应用范围越来越广，相其对应的固定资产价值也越来越大。以我院为例，我院拥有万元以上医疗设备约3000台，设备总价4.5亿。如此高的固定资产价值，加上其种类繁多、品名复杂、用途多样，不借助于信息处理技术，几乎难以管理。

(2)医疗设备生命周期长，从采购到报废至少5年，多则10年以上。其管理必须符合国家有关法律、法规、规章制度的要求，如《医疗机构仪器设备管理办法》、《大型医用设备配置与应用管理暂行办法》、《卫生事业单位固定资产管理办法》、《计量法》等。

(3)医疗设备作业流程环节多，从内部到外部涉及的层面广，因此信息交流的情况也相当复杂。信息化建设有助于加快信息流通速度，减少信息停顿时间，提高工作效率。

(4)医疗设备专业性强，对其进行标准化和数字化处理，有助于数据的收集、维护、分析、挖掘，提高管理水平。

2 医疗设备管理现状与问题

设备管理部门的主要职责有:采购预算与规划、调研选型、招标、签订合同、安装调试和验收等前期工作;建立设备台账;维修与保养;调拨、报废的鉴定与报批;上报统计报表资料，做好大型医疗设备的效益分析;设备技术档案资料管理等。本文拟通过对各职责的分析建立起各职责负责部门间的关联以期形成一套有机整体的管理流程。

1)专用设备固定资产管理方面的现状与问题

(1)现状

我院现有固定资产管理系统可做到:设备新增录入，设备出库录入，设备调配与报废录入，库存盘点，固定资产明细账检索查询和打印，设备折旧汇总统计打印，设备购置分类检索查询、统计、汇总打印等。基本可以满足财务所需，但对于设备管理而言还是远远不够。

(2)问题

(a)代码问题:设备没有唯一的“身份证”，也就是无法做到一物一码，加上资产总量庞大，容易出现账实不符的现象。

(b)附件功能缺失:成套医疗设备往往随机都有附件，现有软件无法体现。

(c)时效性问题:由于登录台账需要科室与仓库的配合，一旦此环节出现疏漏，会导致验收后很长一段时间，固定资产账面上还看不到已开始正常使用的设备;同样，由于固定资产报废审批有一定的时间，会出现已处于报废状态的设备还留在账面上。

(d)没有付款情况管理的功能:导致每一期的未付款都需要人工核对处理，不仅费时，而且存在误付款的风险。

2)采购的现状与问题

政府采购流程环节多，审批周期长;订货周期长，采购需求批准后，采购部要确定供应商，签订合同，等待供应商交货及结算，年初的计划到年底执行，次年到货，都是常有的事情。

3)各部门间配合的问题

(1)使用科室与采购部门:科室的需求是否审批、何时执行，常常不能明确，科室有可能不断申请，导致不断重新确认以免错误。

(2)采购部门与维修部门:维修部门缺乏一些必要的资料:比如合同的配置、安装条件、售后服务条款、供应商信息等，无法做到心中有数，需要等到事情发生后再去追讨相关文件。

(3)维修部门与使用科室:两者之间日常工作缺乏足够的交流，使用科室总是在故障发生才与维修部门产生联系，不仅易产生矛盾，又降低了工作效率。

(4)档案部门与其他部门:医疗设备档案是收集医疗设备全生命周期的资料。档案管理人员不是简单的文件管理员，不仅应该熟悉采购过程各个环节所需资料，而且应具备一定医学工程技术知识，能够参与到设备验收工作中，避免资料缺失，和各个部门更好配合。比如使用科室查阅资料，如果临床习惯称呼和建档的名称不一致时，其能明白所指何物。

3 管理流程与信息系统探讨

传统的组织形态着重垂直分工，彼此间缺乏协调，信息交流很少，即便是计算机管理后，不同的业务部门有各自的信息和数据库，它们之间的标准、格式与内容等相互独立，缺乏关联。为适应信息时代与提高组织效率的要求，按照以上的分析，可以在设备全生命周期的流程基础上建立信息系统。

1)系统设置方面

(1)医疗设备代码管理:设备分类代码应符合国家相关文件的规定。同时为了给设备做张“身份证”，应在设备到货后与设备系列号相关联。条件成熟时，可考虑引进条形码技术或射频识别技术，实现一物一码，方便设备的动态管理与实时监控。

(2)固定资产建账管理:按照传统的固定资产三账一卡管理制度全面实行信息化，如此才有可能做到购入时及时入账，转移、捐赠、报废时及时出账;方便固定资产盘点、清查。

(3)设备折旧设置:医疗设备折旧分类及计算方法应按照国家统一标准进行。鉴于高科技在医疗设备中的大量使用，应考虑引进加速折旧法，以更好体现设备的真实价值。

(4)字典设置:包括使用科室、库房、病区、制造商、供应商、外贸公司、招标公司、外部有关单位等在内的字典设置。

2)设备管理方面

(1)申购管理:各使用科室填报申购单，设备科根据审批通过情况给予信息反馈，生成一个审批号，依据此审批号可以减少审批次数，或者通过办公系统自动化完成审批，这样可增加采购透明度，加快流程进度。

(2)采购管理:通过审批的采购申请，应有状态栏以反应其进度，是待招标、待谈判、进入公开招标哪个环节等，公开招标时间或拟定谈判时间应可以和办公系统关联，以通知使用科室负责人到位。

(3)合同管理:提供合同关键要素的录入、修改、查询等功能，记录有设备名称、型号、生产厂家、国别、金额等关键要素，此时可以赋予设备编码，以方便后期入账;同时还拥有供应商管理功能，记录合同规定到货时间、通知时间、以及供应商反馈的确切到货时间等，确切的到货时间可以通过办公系统通知到科室负责人;合同有关售后条款也应传到维修部门。

(4)维修与设备状态管理:设备到货时应记录设备到货时间、验收时间、系列号等，属于计量设备的应和计量管理功能关联。设备状态 (使用中、故障、报废等)应由负责维修的工程技术人员及时输入，同时应该有报修时间、维修完成时间、故障现象描述、原因和解决方法记录等，以方便总结维修和保养经验。设备报废的鉴定、审批环节等也要有所体现，让使用科室和管理部门都可以看到，做到心中有数，才可保证及时销账。

(5)固定资产管理:设备通过验收后，使用科室应有做账提醒，及时办理入库手续。此模块应有附件录入、编辑、查询功能，以完善固定资产信息。分期付款管理，在账期到时应可自动提醒，财务可依据设备使用状态确定是否支付下一期货款。减少人工核对时间。

(6)档案管理:由于医疗设备管理越来越规范，特别是公开招标采购有非常多的纸质文件需要收集，导致查找资料速度不快。通过对设备档案中所有文稿资料进行数据化采集，加上归档分类、查询、检索等功能，实现设备档案的数字化管理。与此同时，通过与固定资产模块的关联，可以“看到”每一台设备的全生命周期的档案资料。

［1］卫生部.卫生部关于印发《医院信息系统基本功能规范》的通知 ［EB/OL］.(2002－05－28).［2011－3－21］.http://www.moh.gov.cn/open/tjxxzx/gjwsxxhjs/1200309270009.htm

［2］杭建金，吴向阳，张超群，等.浅谈医疗设备数字化管理 ［J］.医疗卫生装备，2008，29(9):74.

［3］周丹.医院医疗设备质控体系的建立和实施 ［J］.中国数字医学，2007，(8):18.

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