浅谈医院科研档案的管理

王志阳 宁夏医科大学附属医院科研处,宁夏银川市 750004

科学技术研究档案(简称科研档案),科研档案是指在科学技术研究过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科学技术研究活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是国家的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全,以利开发利用。科研档案工作是科研管理的重要组成部分,是科研活动的重要环节,各级科技管理部门和有关单位应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。由于医学科学研究涉及面广,包括内容多,加强医院科研档案管理,注重科研档案收集,充分发挥其蕴藏价值,是医院科研管理不可忽视的重要环节。怎样使科研档案管理更加规范化、科学化、制度化,现结合工作实际,从以下几个方面简述如何加强医院的科研档案的管理。

1 转变管理思路,明确科研档案的重要性

科研活动是保证并不断提高医疗质量和培养人才的一项重要手段。任何科技成果的取得,都是研究成果的积累;任何一项科技成果要转化为生产力,都必须有完整的科研档案为依据。在医学科研档案管理中如何确保科研档案的完整、准确、系统、安全,以利于开发信息,为科研管理和科研活动服务,是一个很重要的问题。研究基础越高,形成档案后被人们利用的可能性就越大,因此,科研档案管理不仅可以提供医学科研活动所需要的信息资源,并且能对成果转化、技术交流有一定的指导作用,而且在医学科研成果产业化、市场化方面可以创造价值和实现科研价值的转移。搞好医学科研档案的管理工作首先要转变管理观念,转变着重研究、轻管理的思想,要使全院上下都了解管理科研档案的意义和重要性。只有这样才能更好的进行科研档案的管理工作。

收集整理和利用是科研档案管理的中心工作。收集是科研档案管理工作的基础和前提;利用则是其他工作的目的与向导,是整个科研档案科学管理的归宿。做好收集工作就是对医院科学技术的更好储备;而为科研活动提供更好的利用服务,则可以使科研活动避免或少走弯路,提高科研效率和科研成果的价值。

2 制定和健全医院科研档案管理制度,实现有效管理

根据国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》第五章规定：“各单位都要按照集中统一管理档案的基本原则,根据科技档案必须完整、准确、系统、安全和有效利用的要求,建立健全科技档案工作,建立必要的规章制度,实行科学管理”。可见,建立和健全科研档案管理制度,实行集中统一管理是实现医院科研档案有效管理和规范管理的基本要求和根本保证,也是档案工作发展的必然趋势。建立健全医院科研档案管理的规章制度,包括文件材料的归档范围、保管期限、档案的接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁等制度,并对科研档案实行统一管理,明确医院科研管理部门及档案管理部门在档案管理中的责任。科研档案对科研申报有借鉴作用,能为科研工作及决策者提供重要的信息依据,因此要明确科研人员和档案管理部门各自的职责,建立健全档案工作制度,推行档案工作标准化、规范化管理。重要的是科研管理部门应按国家有关规定切实地把科研档案管理纳入科研管理制度之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。科研工作和建档工作实行“四同步”管理：下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

3 注重关键技术资料的完整性和连续性,严把归档关

关键技术资料主要是指科研项目的核心成果,是在科研过程中解决技术难点或关键技术所形成和积累的科技思想、研究方法及科技经验等材料。关键技术资料是医院科研档案中的精华,它对促进医疗科研水平的提高起着至关重要的作用。不同的研究课题其形成的关键技术材料的特征、名称、载体类型不同,而且有些还与一般技术材料交织在一起,如图纸、照片、文字等。这部分材料数量虽不多,但其技术性、保密性强,在归档时又很容易被忽略,收集起来较困难。因此,在收集科研资料时要认真进行分类和鉴别,严格审查每一项科研项目的归档材料,确保科研档案规范完整性。此外,还要积极向医务工作者宣传《档案法》及科研档案管理的有关规定,不断提高他们的档案意识和法制观念,以确保关键技术材料的完整、系统和准确。

4 提高档案和科技管理人员的素质,主动高效地为临床科研服务

高素质的档案和科技管理人员,是医院科研档案管理的主力军。做一个高素质、知识面宽广、视野开阔的档案和科技管理人员,必须具有相应的理论知识与管理理念;应具有信息意识、创新意识和参与意识。现代医院科研档案数量多,内容复杂,载体和记录方式呈多样化趋势,因此,医院科研档案部门要改进档案存储和检索方式,利用计算机和网络等先进技术,提高科研档案的管理水平,充分利用科研档案资源,更好地满足医院科研事业日益发展的需要。

5 参与课题全过程管理,确保科研档案质量

为保证医院科研档案内在质量的真实性,实现科研课题研究全过程的档案管理,确保科研档案的质量,根据我院科研档案工作的特点,在遵照医疗科研档案规范管理原则基础上,从以下几方面确保科研档案的质量。

5.1 立项指导 针对科研人员对档案收集程序不熟悉,在科研立项时,根据科研设计的内容,将科研项目的归档内容和要求通过Email或书面告知给项目的课题负责人 ,并对其进行指导,收集该项目所形成的各种文件材料,纸质与电子版材料一同送交科研处档案管理人员归档保存,并作为检查课题进展的依据。

5.2 设立专卷 将一项科研课题在开题准备阶段所产生的大量文件材料,由该课题组负责人立卷,以确保课题准备阶段应有的文件材料的形成与积累。

5.3 确立科研课题负责人归档制度 实行由科研课题负责人主持立卷、归档责任制。从课题启动,课题负责人应对科研活动过程中形成的科技文件材料进行收集与整理后送交科研处,档案管理人员做到随时收集,随时整理,编号登记,入袋保管,防止丢失。

5.4 严把论文质量关 在论文外投前,作者须先到科研处核查刊物是否为正式出版物;开具论文外投推荐信、医院科研处盖章,论文外投完成;论文发表后,作者将论文原件及复印件,送交科研处归档,将完整的论文材料进行整理、编号入袋保管。

5.5 中期检查 在科研项目开展过程中,科研处档案员要及时了解和掌握科研项目进展的动态,针对开展项目的每一阶段应形成的原始材料进行检查,发现问题及时纠正,确保研究活动中原始材料形成的真实性和准确性。

5.6 参与验收 在科研课题结题验收前,项目负责人要将该项目的全部文件材料送科研处审核,档案员应检查研究实施的原始资料、实验记载形成及管理情况、验收研究材料形成的质量,档案不符合要求的科研项目不予结题验收。

6 经验与体会

几年来,通过对医院科研档案资料的集中统一管理,做到了为医院领导决策服务,为各科室医疗、科研工作服务。同时,也大大提高了医院各部门对医学科研档案的信任度,形成领导重视、科研人员重视、档案管理人员重视的档案管理新局面。使医院科研人员的科研档案交的放心,用的可心。从而使科研档案资料归档及时完整,形成了医院科研档案的集中统一管理和有效利用的良性循环。

总之,医学科研档案管理的目的是为了更好地管理和开发利用科研档案为科研管理和科研活动服务,提高临床医疗水平,提升医院整体素质。因此,要把创新作为提高科研档案管理的切入点,用新的理念、新的方法去强化内部管理,提高科学管理机制,开发利用科研档案信息,更加有效地为医学科学发展服务

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