人机交互式档案管理软件系统让“无纸化”办公不再只是设想

文 陈玉钰 邵龙江

人机交互式档案管理软件系统让“无纸化”办公不再只是设想

文 陈玉钰 邵龙江

目前，在系统档案管理领域中，管理软件多为C/S结构，能够对已形成档案的目录级文件进行简要的信息录入，对文书档案的归档、数据库管理有一定意义。但是，C/S结构的管理软件有很多弊端，如，它们一般无法形成网络化管理。以往管理软件由于设计结构上的局限，使得这些软件只能是单机版软件，即只能安装于某一台具体的计算机，无法实现联网。而且由于该单机版软件仅能满足对文书档案简要信息的录入，不能提供档案检索与查询电子信息的功能；与此同时，其也缺少针对性和可操作性。目前使用的档案管理软件，一般为通用类软件，并非为企业量身定做。仅侧重于文书档案管理，对科技、财务等档案门类缺少针对性设计，输入信息也不适用，况且功能设置较为复杂，操作程序较为繁索；还有很重要的一点，它们不能实现档案资源共享。档案管理的价值在于提供利用，而目前使用中的管理软件大多仅侧重于存储，由于缺少提供利用的设计和功能，文件资源只能保管，不能实现资源共享，大大抵消了管理软件的应用价值。

因此，这类软件不能很好地解决一般企业档案检索和管理的诸多问题，有些能够提供电子检索功能的软件由于价格昂贵，企业也只能与其失之交臂。

相对于此，近年来所开发出的人机交互式档案管理软件系统，最大的优势在于能较好解决目前市面上通用档案管理软件存在的资源无法共享、设计缺少针对性和无法进行网络化管理和利用的局限。在适应性上，科技档案管理软件系统着眼于科技档案管理的业务流程、组织结构、人员组成等实际情况，在功能设置上突出了查询和管理两个重要环节，对档案管理，具有较强的针对性和适应性；在多样性上，人机交互式档案管理软件系统在实现载体上，完成了由物质载体向网络载体的转移，初步实现了档案管理上的“无纸办公”；在管理手段上，初步实现了由手写登记向电子化、数字化的过度；在管理内涵上，除了完成传统的纸质和实物档案管理外，还增加了电子档案的管理功能。在可扩展性上，科技档案管理软件系统有较好的可扩展性，使得新功能可以较容易地集成到本系统中。

人机交互式档案管理软件系统，以实现档案检索、咨询、存储的数字化管理，提高档案利用的自动化程度为目标，通过计算机和网络技术在档案管理中的具体运用，最大限度的减少主、客因素对档案价值的不利影响，初步实现档案管理上的“无纸化”办公。

人机交互式档案管理软件系统通过计算机和网络技术的具体运用，使档案管理的自动化程度有了明显提高。目前市场通用的档案管理软件因单机版设计而无法实现网络化管理的局限，而人机交互式档案管理软件系统采用较为先进的B/S结构设计，使档案管理网络化、系统化成为现实。档案收集、归档、借阅、查询等各项工作不再是一个相对独立的操作过程，而是同一个管理系统中的若干子系统，各子系统之间既相互联系，又相互制约、互为条件。使用后任何一个用户，只要有一台联网的计算机，再由系统管理员分配一个用户名和密码就可以通过计算机网络对档案实施检索、咨询，实现“无纸化”管理。

人机交互式档案管理软件系统采用关系型数据库技术，能够与目前实用中的诸多种档案管理系统、特别是能与现有的众多办公自动化系统进行对接和嵌入，表现了较强的兼容性和可扩展性，为实现档案管理自动化奠定了基础。

选用的程序开发语言是一种基于WEB的开发语言，该语言程序的最大优势在于，能够更快地响应用户请求。将该语言程序运用于档案管理的业务流程、组织结构、人员组成等实际需求之中，在功能设置上突出查询和管理两个重要环节，完成档案管理由物质载体向网络载体的转移，初步实现档案管理上的“无纸办公”。对企业档案管理具有较强的针对性和适应性。

人机交互式档案管理软件系统采用B/S架构、SQL Server 2000关系型数据库等设计原理。通过对局域网、万维网进行内部、外部信息交换的研究，实现档案信息从录入到提交的全过程控制和管理。在突破了“多页面之间参数传递技术”、“在B/S软件结构下运用JAVA脚本实现树形菜单”等技术难点之后，人机交互式档案管理软件系统便可运用计算机和网络技术手段实现档案管理和利用，满足档案的多门类管理的功能。

人机交互式档案管理软件系统可提高档案管理的自动化水平，减少了主、客观因素对档案价值的不利影响。它是档案利用和管理上的一次飞跃。它不仅可以避免传统的档案传递过程中对档案价值的影响因素，可以最大限度地降低档案保管条件对档案的影响，而且初步实现在档案管理上的无纸化办公，以此为标志的档案管理迈上了一个新的台阶。

同时，它还拉动了办公自动化整体水平的提高。档案管理是信息化建设的一个重要组成部分，是办公自动化水平的一个重要标志。计算机和网络技术在档案管理中的应用，不仅提高了档案管理的自动化水平，而且对推动整体办公自动化水平有拉动和示范作用。

值得一提的是，它更创新了工作模式。管理部门与科技开发部门联合开发，相互为对方找到了一个新的工作平台，创新了一种工作模式。科技开发部门实现了技术优势向工作效率和管理能力上的转化，管理部门实现了管理水平和管理能力上的更新换代，促进了自身素质的提高，实现了“双赢”。

作者供职于天津市高新技术成果转化中心