机关单位大事记数字化及新编工作

王立新

(佳木斯职业学院 黑龙江 佳木斯 154004)

机关单位大事记数字化及新编工作

王立新

(佳木斯职业学院 黑龙江 佳木斯 154004)

大事记，是按照时间顺序简要地记载一定历史时期的重大事件和重要活动的档案参考资料[1]。各种机构，在其发展过程中有合并、拆分的情况。因此，机构大事记只能是对一定时期内、一定范围内发生的重大事件和重要活动的历史记录。合并前的机构，大事记分别编写，可独立成册。而作为“母体”的机构，大事记可以一直续写。随着档案工作信息化的逐步实现，在编写大事记时对原有印刷形式的大事记材料就需要数字化转换，对近年来的大事要重新编写。

一、原有大事记的数字化工作

（一）转换方法

1．扫描后进行数字识别

一般单位都购入了扫描仪，把原有大事记拆开进行扫描后，再通过数字识别软件进行转换。但是，此种方法需要原件印刷字迹清晰，纸张干净。而在9 0年代末以前，印刷字迹很多较模糊，扫描后难以识别或识别错误较多。据不完全统计错误率近5 0%。这样，后续的改错工作量巨大。

2．重新录入

需要通过计算机重新录入形成w o r d或t x t文档。这种方法，虽需要大量的录入工作，但能保证准确率，而且在录入的过程中，通过专业档案人员的校对，还能改正原大事记中一些显见的输入错误。下面针对这种方法介绍相关事项。

（二）转换注意事项

1．尊重原材料的整理成果

材料本身经过原编写人员的考证与编辑，有其整理规律及历史联系，在尊重原有整理成果的基础上，按原材料转录；

2．利用专业知识，更正显明错误

（1）改正错别字；（如“撤消”改为“撤销”）（2）规范标点符号；（3）调整语句（在原材料意思表达确定但语句不通畅情况下才做调整）；（4）时间顺序调整（在有明确时间，但原材料把顺序前后排错的情况下调整。）；（5）删减部分评述性文字，大事记编写要求不加任何评述，只把事件确定记录下来即可。原材料中如有评论性文字可酌情删减。

（三）存在问题

1．原材料字迹模糊不清，无法辨认；

2．原材料语义表达不清，仔细分析后仍不能确定所述事件；

3．原大事记中“大事”的界定模糊的。

（四）解决途径

1.事前统一编排体例、录入规范

（1）体例统一，大事记的体例主要有编年体、分类编年体、纪事本末体、编年纪事本末结合体、大事记述体和纪传体[2]。但是大事记编写是针对一段时期，不同时期的编写人员也可能不是同一人，因此，可根据实际需要及所掌握的档案材料来确定采用哪种体例，不同时期的体例可以不同，但是同一次编写时，要统一体例，不能多种体例同时使用。一般采用编年体及分类编年体。

（2）格式排版统一，按事件发生的时间顺序，时间在前，事件在后。但有几种情况特殊的情况：

*只知月份，日期不详

确定日期事件按时间先后顺序编排，对月份确定但具体日期不详的事件，放在这个月的月末，注“本月或X月”。

*只知年份，月、日不详

对于只确定知道事件发生的年份，放在这一年所有大事件后，注“本年、全年或X X X X年”。

*日期相同的事件

对于日期相同的事件，日期之后，分段逐件排列。第二个事件无需标注日期。

（3）形式编排统一

大事记的形式一般有文字条目叙述式和列表式。一般较多采用文字条目叙述式，在涉及到科研成果大事时，可采用列表式。把科研项目名称、来源、负责人、项目时间、成果、经费、验收及获奖情况等分项列表，每年统计。

2.依据原始档案材料

原有大事记因为年代久远，印刷质量等原因，导致无法辨识；或者人为原因导致语句不通、语义不明。不能凭空想象，随意编写。必须参照原始档案材料。

3.多人互审、校对

全部录入完成后再审一遍，依然有错误。但大事记的编写是严肃认真的事情，错别字、标点乱用等都影响到整体形象。而大量的录入及一个人的能力有限，不能完全发现、杜绝相关问题。所以希望能对同一稿件进行互审互查，分一稿二稿，这样能确保不犯低级错误。

二、新编大事记工作

（一）大事记的结构

大事记有着特定的编写结构，一般可表示为：大事时间+大事记述。而作为完整、规范的档案参考资料，大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五个部分。

题名样式如下：

前言：就编写大事记的目的、范围、材料来源等作简要说明。

目录：根据实际要求，需要划分阶段性或专题编写，把阶段或专题名作为目录；或者按时间顺序编写，可以自然年为目录。

正文样式如下：

时间尽可能精确到日期，如实在不能精确到日期，可参照前文所述形式编排。大事记述的质量要求后面将详细说明。

附录：可针对大事记的出版形式，设置注释、索引等。此项也可不附。

（二）大事记的编写方法与要求

1.专人专管，领导重视

需要专门部门，指定专门人员负责收集、整理、记录当年大事记。大事记的编写是琐碎但严肃的工作，从计划、规范、标准制订、人员安排都需要领导重视。

2.平时积累，形成模式，届时汇编

单位各部门建立大事记录制度，每年整理、汇编一次，交由档案管理部门存档。需要编写哪一时期、哪一专题的大事记，可由存档的记录中汇编成册；

如不能在平时对大事进行记录积累，就需要事后查档，根据专题整理编写了。

3.大事选材要求

大事的标准很难确定，只要是对本单位有重要意义、重大影响的事件都要记述。遵照“大事突出，要事不漏”的基本原则选取材料。关于机关大事的选材范围，已经有很多学者总结过，但随着时代的发展，各项新的业务活动的展开，会有新的大事产生，所以，不能教条的限定范围，应适时、视事选取。

4.文字记述要求

（1）大事要素尽可能记述完整，时间、地点、人物、简要经过、结果都尽可能记录；例如，记述会议，应记录开会的部门、主持者、会议名称、议题、决议；

（2）大事要一条一事，不可一条多事或一事多条；

（3）材料必须真实、准确，叙述要简明扼要，不加任何评论性文字；

5.时间排列要求

大事时间是大事记的重要组成部分，因此，每件大事必须写明年、月、日，有的甚至要精确到时、分、秒。

（1）发生在同一年的事件，按月、日的自然时间顺序排列（具体方法可参见前文）；

（2）反映年限较长的，可分阶段记述，每阶段各设小标题，注明起止年月；

（3）分专题记述，需每专题单独设置小标题，在专题内按时间顺序编写；

（4）如重要事件没有时间或时间不够精确，必须先考证；如实难考证的也依前文所述方法记述；

（5）如大事的发生单位名称、隶属关系等发生变化，则应在开头注明。

编写大事记是一项需要严肃细致、有持续性的工作，而且也越来越成为各机关文书档案部门的重要编研工作，相应人员要在思想上重视，自身也要加强业务的学习，努力做好这项工作。