高校团的档案管理工作现状浅析＊

李 霞

(潍坊学院,山东 潍坊 261061)

团的档案管理工作,即共青团档案管理工作,指的是对团员的档案进行管理。整理的内容包括入团志愿书、团内的奖励表彰决定、组织的鉴定、团内给予处分、调查、个人检查和团组织的决定等。这样定义的概念有些狭义,共青团档案管理的范围还应该包括团员、团支部基本情况、流动情况、活动情况、组织学习情况、评选评优情况;上级党委、团委的各种文件、各种会议决议、工作计划、工作制度、活动资料等等的收集、整理工作,这些也被称为团委的文书档案管理。

1 团的档案分类

共青团的档案传统分类包括永久、长期和短期3种。(1)永久类:共青团委员会文件(即团字红头文件)、团代会文件等重要文件。(2)长期类:团干部名册、红星共青团团员名单、团费收缴账册、团费使用情况表、团员批准通知书、团员组织关系介绍信及存根等。(3)短期类:优秀团员(干部)审批表、团员登记表、团总支工作总结计划、团日活动记录、图片等。这也是一般档案的分类方式。

在传统分类之外,团的档案按照保存者还分为两类。第一类即可移动档案,在共青团内多指团员个人档案。包含入团志愿书、团内的奖励表彰决定、组织的鉴定、团内给予处分、调查、个人检查和团组织的决定等。这部分材料始终跟随着个人,随着档案主体人所在的地点、部门变动,可移动档案是个人档案中不可或缺的部分,终身跟随着个人,从学校产生、保存、暂管到工作单位存档。同时,为社会上的用人单位选拔合适人才提供依据、借鉴和参考。另外一类是固定档案,主要指团务档案。在校团员、团支部基本情况、流动情况、活动情况、组织学习情况、评选评优情况,以及上级党委、团委的各种文件、各种会议决议、工作计划、工作制度、活动资料等。这些文件是在高校内产生,始终保存在高校档案保管部门,并不随着学生个体流动而流动。后一类团的档案是团内档案管理工作者的主要工作对象、主要工作范畴。

2 高校团的档案管理工作现状

共青团档案是学校全部档案中不可或缺的一部分,甚至可以说是至关重要的一部分,直接反映广大团员青年在校期间的学习、活动、生活情况,是校园文化及其发展的重要体现。高校共青团档案管理工作不可轻视、不可忽视。

2.1 收纳资料过于琐碎,不及时

共青团组织逐级分为团员、团支部、团总支、团委等,每一级都有自己的评选、活动、登记等文字、影像资料,这些材料,其中部分还有保存的价值,很多并没有实际意义,但是为了将活动资料尽可能完善,已备后期留用,在收集资料过程中都是将所有的材料全部留存保管下来。有的保存在各团总支,有的保存在团支部,并没有详细登记,即使有些有登记的,也流于形式,很难起到应有的作用。

档案管理工作中,在基层的大部分档案多数是短期的,在整理过程中,往往没有固定的档案管理人员,更谈不上整理档案的及时性。

2.2 真实性欠缺,不能真实反映情况

笔者在整理基层部门上交档案资料时,就多次发现有抄袭的总结、有软件合成的图片、有同一笔迹的调查问卷,还有不同院系的雷同社会实践报告。团的档案留存材料的真实性大打折扣,不仅是给团内档案整理工作增加了不必要工作量,同时干扰了团内档案管理工作正常秩序。最主要的是不能正确反映团内的正确情况,不能及时反映存在的问题。

2.3 团的档案保存形式不统一

团内档案在留存过程中并没有固定的模式,留存下来的资料并不完善。例如,团日活动的资料留存往往只有活动策划、图片,但是并没有活动后的活动记录、活动总结等,或者一份活动资料只有一份活动总结和几张照片,没有前期准备的材料。

留档形式不统一,后期难以查找。团的基层档案资料是不断产生的,只要有活动,就会产生活动资料,只要有团员,就会有团日生活资料,有资料就会有需要存档的部分。所以在基层,随着时间的推进,档案资料就会越积越多,留档的形式就会产生“多样化”。有拿绳子一捆,放在角落的;有拿袋子一装,放进仓库的;有拿文件盒装起来,放在书架上的;也有装订成册,精心保存的。这些多样的保存方法多数是没有标签注明基本情况的,必然导致了日后查找困难。

2.4 重视不足,专兼职工作人员缺少正确认识

在许多高校内部,对团的档案管理工作的认识还存在一定的偏差,在重视力度上不到位,习惯性认为工作不重要。即使在高校内部设有专兼职团的档案管理员,但大部分工作精力仍然集中在其他工作,并没有把团内档案收集、整理工作日常化。还有,团内的档案没有分级管理者,管理团内档案的专兼职档案管理员并没有明确到人、责任到人,团内档案的管理者不明确。

随着信息化日益发展,高校团的档案管理工作中存在的瑕疵,直接影响到共青团档案的质量,对高校的共青团事业发展也起不到正确的引导。团的档案管理工作者必须认真思考,并寻求解决途径。

3 创新工作思路,加强团的档案管理工作建设

3.1 逐级保存,分级留档

共青团的工作是校园活力之源,有不断的活动,就会有不断的资料产生,团支部、团总支、团委在工作中实行逐级保存、分级留档,将会最大限度的减少档案管理工作的混乱。

日常的活动、团支部会议材料可以由团支部负责整理,汇编成册,随着年级的增加,保存这些材料至大学毕业。团支部每年汇总一次材料,重要的报送至团总支,其他材料团支部负责保存。团总支亦是如此,详细的活动材料、文字稿件、调查问卷、活动照片及总结等资料可以留存团总支保管,汇编成册,往团委报送时,每项活动只需报送活动策划、通知、总结、主要照片、问卷分析报告等,没有必要再把所有的资料都报送。再例如,团总支报送团内评优时将收取的报送情况进行汇编评选,报送团委时只需报送含有相关信息的推荐名单及相关事迹,并没有必要把所有参选人员评选事迹都报送团委。团委每年报送档案管理部门也是如此,逐级保存,分级留档,重要的文件不能少报,不会漏报。基层的档案基层保管,这样也方便查阅,方便使用。

3.2 建立学生档案管理体系,对全校团的信息进行系统化管理

随着高校信息化建设的提速,信息化在加强共青团档案管理中的重要性逐渐显现,要尽快实现团员青年的档案、团的档案的数字化管理。要在建立基础的体系框架基础上,根据具体情况特点,把所有团员、团支部的详细资料运用规范化的操作方法录入到系统中去,及时录入团员的最新情况、团支部的新情况。并不断对录入的资料进行检查、更新与维护,确保团的档案的完整性、准确性。

3.3 改变理念,正确引导,提高留存档案的准确率

团的档案管理是共青团管理的一个重要环节,提高留存档案的准确率,对培养广大团员青年正确的人生观有着积极的意义。

提高团员青年对活动档案的利用率,就必须放开团的档案的透明度。从这一点上讲,现有的档案管理操作系统需要进一步开放,或者建立一套针对学生操作的档案管理系统。利用团的开放的网络平台,在遵循档案管理系统的要求下,使用正确的流程、方法,尽可能的为广大团员青年提供查询及咨询服务。例如,需归档资料的内容、时间安排,以及其他规章制度或原则下的要求等咨询和服务,让团员青年进一步了解团的档案需保存的档案内容,加大团员青年对活动档案的利用率。

3.4 加强专兼职档案管理员培训,将档案管理工作纳入兼职人员日常工作

定期组织专兼职档案管理工作人员学习、培训。首先加强兼职档案管理工作人员的思想政治教育,增强兼职档案管理工作人员的政治责任感、大局责任感和个人责任心;其次应加强兼职档案管理工作人员的理论学习,定期组织专兼职档案管理工作人员进行经验交流,以提高相应专业技术水平;最后要对专兼职档案管理工作人员进行专业的培训,例如档案管理系统的培训,以便提升兼职档案管理工作人员的信息化应用能力。要从思想上重视档案管理工作,重视团的档案管理工作,要将团的档案管理作为日常工作之一,写入年度的工作计划,以及学年的工作总结中去,也可以作为专、兼职档案管理工作人员的工作考核内容之一。

4 结束语

共青团的档案管理工作在高校管理工作中有着举足轻重的作用。共青团的档案管理工作是系统的、庞大的工程,只有在思想上加以重视,制度上进一步落实,实际中逐步到位,才能做好共青团学生档案工作,为高校共青团的教育管理起到应有的作用。

[1]教育部,国家档案局.高等学校档案管理办法[S].2008.

[2]国家教委国家教育发展研究中心,中国教科文组织全委会秘书处.未来教育面临的困惑与挑战[M].北京:人民教育出版社,1991.

[3]陈秀贞,朱玉福.学生档案传递中的问题及对策[J].天中学刊,1997,12(增刊):155.

[4]王言峰.信息时代下加强高校学生档案管理之我见[J].今日科苑,2009,(17):109.