高校人事档案信息化建设的问题及对策

黄伟新

(贺州学院 人事处,广西 贺州 542800)

高校人事档案信息化建设的问题及对策

黄伟新

(贺州学院 人事处,广西 贺州 542800)

高校人事档案信息化建设工作十分重要,主要存在三方面问题:管理体制不够规范,人事档案工作重视程度差;经费投入不足,人事档案信息化建设程度差;人事档案管理队伍建设落后,科学管理程度差。要解决这些问题,须采取以下对策:规范高校人事档案管理体制,统一高校人事档案信息化建设标准;提高管理档案人员素质水平,积极开展科学研究;加大资金投入力度,保证高校人事档案信息化建设;建立高校人事档案信息化安全保障体系,确保人事档案的利用服务。

信息化;高校人事档案;载体;建设

人事档案信息化建设是在人事档案管理活动中全面应用现代档案信息化技术,对人事档案信息资源进行管理和提供利用,提高档案信息化管理水平,以满足人事工作以及社会政治、经济、文化发展对人事档案工作的需求。目前大部分高校在学校档案管理中的文书、教学、科技、基建、会计等档案都已利用数字化、网络化技术进行管理,而作为国家档案重要组成部分的高校人事档案,数字化、网络化管理的情况却滞后。人事档案是人才信息的重要载体,在实施人才强国战略的大环境下,如何加强高校人事档案信息化建设,是研究高校档案工作科学管理的重要课题。

一、高校人事档案信息化建设的必要性

(一)高校人事档案信息化建设,是人事工作发展的需要

人事档案工作是人事工作的重要部分,是人才信息的重要载体。当前人事工作的重点是人才工作,因为“人才资源是第一资源”。人事部门可以通过人事档案进一步了解人才的相关信息,根据不同人才的能力和各类人才的不同特点,进行合理配置、整合。胡锦涛同志在全国人才工作会议上曾指出,人才工作要坚持服务发展、人才优先、以用为本、创新机制、高端引领、整体开发的指导方针。人事档案信息资源的开发,为人事工作和党的中心工作奠定了良好的基础。在长期实践中,人事档案部门积累并保存了大量的人事档案资料,正朝着规范化、制度化的方向发展。人事档案管理部门只有系统、有序、及时地开发人事档案信息资源,满足人事工作的需要,有效地为其提供利用,才能充分显示出它的价值[1]26。高校是高层次人才集中的场所,人才资源优先开发,离不开人事档案提供的信息,而高校人事档案管理根据人才工作的需求加强信息化建设,整合人事档案信息资源,建立了一个真实、完整的信息资源仓库,使人事档案信息高效运转,为发现人才、选拔人才、合理配置人才资源提供可靠的信息参考,才能充分发挥人事档案的作用,满足人事工作发展的需要。

(二)高校人事档案实现信息化管理,是人事档案发展的必然要求

人事档案随着人事管理的开展而产生,随着社会的发展而发展。我国档案载体由甲骨、竹简、绵帛、纸张,到现在的照片、录音、录像、光盘。历史时代的变迁,科学技术的迅猛发展,档案载体也在不断更新换代。传统纸质档案材料初级加工过程中,容易损毁甚至有可能造成其文献价值的破坏;而纸质档案的高级加工 ——编研周期一般比较长。至于传统纸质档案查找,由于档案材料形成时间跨度长,种类繁杂,要在浩如烟海的档案材料中寻找所需的档案信息,仅靠人工检索和调阅,远远不能满足信息时代利用者的需求,很难适应时代发展[2]37。而现代档案载体的出现和当今已进入信息时代,电子计算机的广泛应用,产生了越来越多的电子档案,这就需要实行信息化管理。高校人事档案是高校创立、发展过程中形成并经组织审查或认可的以个人为单位组合起来以备考察的人才信息载体。作为信息的一类,高校人事档案是依附于一定载体的个人活动的原始信息集合。高校人力资源管理中会产生很多的档案,比如:职工基本信息、学历学位信息、职务变动信息、职称变动信息、工资变动信息、岗位变动信息等等。只有将信息集合按照需要进行开发和利用才能体现信息积累的意义,通过信息化的管理达到更有效的开发和利用信息资源的目的[3]94。在高校人事档案管理中引入信息化技术,是实现高校人事档案管理现代化的一个重要手段,也是人事档案发展的必然要求。

(三)加强高校人事档案信息化建设,是档案事业发展的需要

“档案信息化建设”是国家档案事业发展“十一五”规划的基本要求。“十二五”规划又把档案信息化工作作为主要任务,这充分说明档案信息化建设在国家档案事业发展中占有重要的地位。高校人事档案是国家档案的重要组成部分,加强高校人事档案信息化建设,运用一种崭新的档案信息管理与服务模式,使高校人事档案资源管理规范化、系统化;利用先进的设备和手段,实现高校人事档案管理现代化、信息化,是档案事业发展的需要。

二、高校人事档案信息化建设存在的问题

(一)管理体制不够规范,人事档案工作重视程度差

长期以来,高校人事档案管理采取一种多头管理模式,各高校人事档案有的由组织部门管理,有的由人事部门管理,有档案馆的高校则由档案部门管理。这样,“统一领导、分级管理”的档案管理体制在高校尚未得到真正的落实。由于管理档案的机构分散,人事档案由组织、人事部门管理,从属于人事工作,而高校人事工作的重点是人才、师资队伍的建设,对人事档案工作研究甚少,人事档案成了“说起来重要,排起来次要”附属品;而在档案部门管理,高校档案工作的重点是管理学校档案,因为学校档案的主要任务是配合国家档案管理机构对文书、教学、科技、基建、会计等综合档案进行管理,人事档案只作为附属部分。再说在档案界,普遍认为人事档案是组织、人事部门研究的对象,人事档案的建设与发展则是组织、人事部门的事,而不是档案部门的事,所以人事档案虽然名义上叫档案,事实上游离于档案体系之外。由于管理体制不够规范,人事档案工作得不到重视,多头管理实质变为无头管理,人事档案信息化建设更无从谈起。

(二)经费投入不足,人事档案信息化建设程度差

高校人事档案信息化首先要搞好基础设施建设。除此之外,还要有合格的库房设施,才能够开展档案信息化建设。由于高校档案工作的重点是对文书、教学、科研、基建、会计等档案的管理,高校档案工作的经费大部分用于学校档案的建设与开发,所以目前很多高校在学校档案管理方面都已实行了档案信息化管理,有先进的基础设施和专用的软件系统,采用了计算机、缩微、光盘、多媒体等技术。而作为国家档案的重要组成部分的高校人事档案却因为经费缺乏而投入不足,影响了信息化建设。高校大多数人事档案室都存在保管条件差,工作场所不足,库房条件简陋,硬件设施落后等现象。有的只有几台残旧的计算机,没有什么设备;有的没有专用的人事档案室,办公室与存放人事档案的场所合二为一,档案信息化程度几乎为零。

(三)人事档案管理队伍建设落后,科学管理程度差

目前,大部分高校人事档案管理人员都以兼职为主,即使有专职人员,但职称、学历层次低,档案管理专业毕业的极少。无论兼职或是专职管档人员,接受档案管理专业知识培训的不多,缺乏档案管理的基本理论知识,基本技能的掌握也差。有的甚至不会电脑的基本操作,无法开展信息咨询、网络检索等服务;有的不会使用扫描仪、复印机等仪器设备,难以制作数字档案。高校人事档案管理队伍在建设方面,十分缺乏既懂档案管理又懂现代化科学技术的复合型人才,这样直接导致数字化,网络化,接收、传递、存储、利用一体化等新技术、新方法在人事档案管理中的应用,阻碍高校人事档案信息化建设,严重影响着人事档案管理的规范化、科学化、现代化程度。

三、加强高校人事档案信息化建设的建议

(一)规范高校人事档案管理体制,统一高校人事档案信息化建设标准

2008年9月,教育部、国家档案局发布了27号令《高等学校档案管理办法》,但《办法》所指的高校档案,仅是高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存了价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录,人事档案没有列入高校档案的范围。可见,迄今我国还没有关于统一高校人事档案管理体制的法律法规。由于法律法规的缺失,多头管理的体制、分散管理的方式都明显存在于高校人事档案管理之中,严重影响着人事档案信息化建设。鉴于此,国家组织、人事、教育部门与国家档案部门应根据国家人才工作的需要,以及人事档案的特殊性和高校人才集中等具体情况联合制订统一的、专门的高校人事档案管理政策法规,规范高校人事档案管理,建立和健全科学合理的高校人事档案管理制度;同时,确立高校人事档案管理的专门机构,解决好高校人事档案由谁管的问题。此外,统一高校人事档案信息化建设标准,如制定统一的数字化、网络化标准以及设备配备、库房设施和保护条件等标准,这样可以使高校人事档案信息化建设少走弯路。

(二)提高管理档案人员素质水平,积极开展科学研究

高校人事档案信息化不仅要求具备必需的现代化办公设备,而且需要高素质的管理人才和科学的管理方法。在高校人事档案信息化建设中,档案工作者是关键的因素,因为各种现代化技术的实现都离不开人。档案管理人员不仅要懂专业知识,还要掌握计算机技术和网络技术。为此,档案主管部门,要加强对人事档案管理人员的业务知识培训,尤其是计算机知识与信息技术的培训,努力提高管档人员的素质水平。同时要积极要引进一些档案专业人才,又精通计算机、网络技术的复合型人才从事档案工作,培养掌握现代化信息技术的高层次人事档案管理人员,使高校人事档案管理队伍质优强大。另外,要积极开展科学研究,探索档案工作的新理论、新技术、新方式和新手段,针对人事档案数据库建设,档案资源结构,纸质档案向磁盘和光盘等电子介质转变,信息安全策略,电子档案的转换、处理、保存、保密和利用等问题进行研究,加快高校人事档案信息化建设步伐,实现人事档案从信息的采集、加工到提供服务的全过程都充分利用计算机、网络技术为代表的现代信息技术手段,不断提高档案管理水平。

(三)加大资金投入力度,保证高校人事档案信息化建设

档案信息化建设是新时期档案工作者面临的一项重要任务,是档案事业发展适应信息时代需要的必然选择。基础设施的建设是高校人事档案信息化建设之关键,需要大量的资金投入。高校领导应对本校人事档案信息化建设给予大力支持,把人事档案信息化建设所需资金列入预算之中,并保证资金的投入。严格执行现代化管理标准,陆续添置高配置的计算机、打印机、刻录机、数码相机、扫描仪等技术装备。合理配置档案库房,并根据档案库房管理的“八防”要求,配备防火、防盗、空调、灭火装置、温湿度测试仪等设施。保证人事档案信息化建设的顺利开展。

(四)建立高校人事档案信息化安全保障体系,确保人事档案的有效利用

建立档案信息安全体系,是“十一五”档案工作的重要任务;提升档案公共服务能力,最大限度满足利用者的需求是“十二五”档案工作的重要目标。为此,高校人事档案信息化建设必须建立安全的保障体系,确保人事档案的利用服务功能。首先,人事档案管理部门要增强档案信息安全意识,制定人事档案安全法规与人事档案信息收集、管理、保密与利用等制度。其次,要掌握安全防范技术,确保数字资源长期保存。再次,是处理好保密与利用的关系。

综上所述,高校人事档案信息化建设是人事档案事业发展的需要,人事档案管理应与时俱进,加强基础设施建设,标准规范建设,安全保障体系建设,提高管理人员的业务能力和技术技能水平,才能适应信息技术时代人事档案管理的发展需要。

[1]吴雪梅.论人事档案管理与人力资源开发的关系[J].北京档案,2010(10).

[2]田光辉.计算机信息技术在企业档案资源管理中的应用与思考[J].北京档案,2010(1).

[3]程晓英.高校人力资源档案信息化管理系统的建设与思考[J].档案学研究,2010(3).

Problems and Encounter Measures in Constructing Informational Personnel Files

HUANG Wei-xin
(Personnel Department Hezhou University,Hezhou Guangxi 542800)

There exist three problems in constructing informational personnel files,namely impure management system,and nebbish personnel file work;inadequate funding;lagged management team.To solve the problems,the measures should be taken —purify the management systems,and integrate the constructing standard;improve the administrator’s quality for personal files and carryout scientific management;increase the funding to ensure the construction of informational personnel files;establish the safety system to assure the service of file utilization.

informational;personnel file;carrier;construction

G271

A

1673-8861(2011)02-0126-03

2011-04-28

黄伟新(1957-),女,贺州学院馆员。主要研究方向:人事档案管理与研究。