网络环境下档案信息的管理

孙佳怡，朴春梅

(1.黑龙江工程学院;2.黑龙江省交通科学研究所)

1 网络环境下档案信息的特点与不足

(1)大众化档案信息需求激增。大众化档案信息是指一般档案信息用户所需的非专业性的免费消息和信息。随着网络的普及，使用网络获取信息的用户不再局限于少数的专业人员，许多原本属于潜在档案用户的用户转化为现实用户。如一般从业人员、离退休人员和青少年等，他们的转化使使用网络来获取档案信息的用户数量激增。新增加的信息用户上网的目的主要在于获取大众消息、熟悉民风民情和学习地方特色文化等。网络环境下，档案利用需求呈现出大众化的特点。

(2)社会民生档案信息利用需求大幅增长。民生档案是政府部门和企业、事业等涉民单位从事社会管理和内部管理活动的产物。关注民生、改善民生是科学发展观的重要内容，民生档案关系着普通民众的基本生产生活，能为社会提供良好的保障作用。随着网络技术的发展，人们对档案信息的利用不再受空间和时间的限制，给人们查询档案信息提供了很大的便利，有利于人们开始逐步关注关于自己切身利益的信息。他们开始关注自身的房产档案、婚姻档案、移民档案和医疗改革等方面档案信息，因此社会民生档案信息利用需求呈逐年递增趋势。

(3)档案信息用户对档案信息服务的时效性要求提高。网络技术的发展和应用，大大加快了人们的生产、工作和生活节奏，时间成本成为人们从事某项工作必须考虑的重要因素。人们在追求档案信息需求的过程中，也更加注重档案信息的服务质量，尤其是档案信息服务的时间和效率，对档案信息服务的时效性提出了更高的要求。

(4)安全技术滞后。网络与应用技术的发展很快，一方面，新的技术不断推动新的应用;另一方面，因为安全技术是一种在对抗中发展的技术，不断出现的应用安全问题成为安全技术发展的促进力。在这个意义上讲，安全技术总是滞后的。这种滞后带来了巨大的安全脆弱性。现代信息环境是一种交互式环境，是动态发展变化的。安全与效率在本质上是矛盾的，安全常增加各种限制，而人的天性常常是突破这种限制以追求效率。在这个过程中，管理就显得特别重要又特别难以达成。

(5)网络与计算机系统存在安全隐患。网络与计算机系统本身的缺陷也是引发档案信息伦理问题的一个重要原因。档案信息资源共享是建立在网络系统之上，由一系列软件程序组成，但软件程序本身也是一个复杂系统，程序类型多样，模块众多，代码庞大，加之考虑不周或者设计者本身的技术能力限制，在档案信息系统中难免有意或无意留下一些可供攻击者利用的漏洞，如后门、逻辑炸弹、操作系统漏洞、通信协议本身的安全漏洞等，从而给档案信息留下安全隐患。

2 网络环境下档案信息管理的途径

(1)档案信息资源规范化管理和分布式采集。从整个国家角度来讲，首先，要加强国家宏观调控，统一规划、集中管理，避免重复建设、资源管理浪费现象出现。其次，应制定相关的法规条例和政策，建立规划和管理政府信息资源开发利用的权威机构，负责制定有关信息存储、获取、传播的一致性协议，制定档案信息存储、交换、传递的统一代码标准、统一安全标准、统一术语标准;负责建立统一的档案信息网络，管理和协调各地区和各部门的档案信息资源共享。对于具体档案部门而言，应以业务流程和管理模式的逐步规范保持衔接为前提，以兼容性、开放性、共享性为原则，制定档案信息资源数据元素、分类编码、软件开发等信息资源的管理、开发、使用和共享规程，确保档案信息资源开发、使用和共享的集中管理。根据不同业务工作的实际需要和业务数据的固有特点，实现按业务、岗位、地理分布采集信息资源，确保在规范化框架下所有信息能即时、完整、一致、有效地采集。

(2)档案信息资源专业化开发和主题化存储。档案信息资源内容丰富、数量庞大，但并不是什么信息都能公开和共享的。应该按照相应的条例确定档案信息审查标准，以区分和筛选安全信息和不安全信息、内部信息和公众信息，把握好“保密与公开”的原则。一方面，要结合档案业务工作的特点和需要，分析档案信息资源的规律性，深入挖掘特色档案信息资源，融合相关知识、规范和标准，实现档案信息资源的专业化开发;另一方面，要对档案信息资源进行统一有效的提取、重组、过滤，实现分门别类、按专题进行存储和管理，确保数据信息的一致性和完整性，消除数据信息的冗余和差错，为档案信息资源的有效集成、层次化组织和服务创造基础。

(3)档案信息资源集成化抽取和知识化管理。档案部门拥有大量的档案信息资源，社会需要其提供高质量、权威性的信息咨询服务。目前，档案网站上信息不丰富，并不是没有信息，而是挖掘程度不够，服务方式单调。档案部门应充分利用档案信息资源优势，挖掘信息内在潜力，积极开拓档案信息咨询服务的新领域，努力为政府机关、企事业单位和社会公众提供有价值的档案信息。在对各种档案信息收集、分类和整理的基础上，将各种档案信息与计算机技术有机结合。同时，在档案信息集成和融合基础上，实现知识信息化管理，为知识创新提供人机和谐的环境。

(4)保证网络安全需要应用一些安全技术，如使用内容过滤器和防火墙技术，交换机，网络加密技术以及最新推出的个人隐私偏好平台(P3P)、Cookies软件来加强上网档案信息的知识产权、隐私权等的保护。信息安全问题涉及国家安全、社会公共安全、企业生产经营安全。因此，认清网络的潜在威胁，采取强有力的安全策略，对保障网络的安全将变得十分重要。

(5)利用网络信息安全技术确保档案信息安全。例如，采用网络访问控制技术控制出入网络的信息流.实现网络和信息安全的基础设施:利用信息确认技术、数据加密技术、病毒防范技术等为信息安全提供可靠保障:运用安全检测和监控监测技术实时的入侵检测及采取相应的防护手段等。

网络环境下档案信息管理问题是档案部门进行档案信息化建设过程中亟待解决的问题，把档案信息行为引导到法律与道德所允许和提倡的道路上来，不仅需要档案部门的努力，还需要国家与社会各界的协调与努力。