RFID技术在档案管理中的应用分析

司晓琨，谷 爽，姜 静，杨立军，马旭辉

（1.河北省科学院应用数学研究所，河北石家庄 050081；2.河北省信息安全认证工程技术研究中心，河北石家庄 050081；3.石家庄开发区冀科双实科技有限公司，河北石家庄 050081；4.河北师范大学图书馆，河北石家庄 050016；5.河北省安装工程公司，河北石家庄 050000；6.河北石家庄幼儿师范学校，河北石家庄 050000）

RFID技术在档案管理中的应用分析

司晓琨1，2，3，谷 爽4，姜 静1，2，3，杨立军5，马旭辉6

（1.河北省科学院应用数学研究所，河北石家庄 050081；2.河北省信息安全认证工程技术研究中心，河北石家庄 050081；3.石家庄开发区冀科双实科技有限公司，河北石家庄 050081；4.河北师范大学图书馆，河北石家庄 050016；5.河北省安装工程公司，河北石家庄 050000；6.河北石家庄幼儿师范学校，河北石家庄 050000）

介绍了RFID技术的概念、原理和特性；探讨了RFID技术在档案管理中的应用；分析了RFID技术在应用中面临的问题；肯定了RFID技术的应用价值，推广空间较大。

RFID；档案管理；应用；问题

电子时代的到来引起了学者们对档案管理实践与理论的不断探讨［1］，其中兴起于20世纪90年代的RFID技术尤为引人注意。近年来，RFID应用领域不断拓展，特别是在图书馆管理、档案管理方面得到了持续的可行性印证。RFID以其独特的技术优势大大改变了档案管理的工作和服务模式，提供了一种档案信息化新视角，有力地推动了档案事业的发展。

1 RFID技术概述

1.1 概念

RFID（Radio Frequency Identification）是无线射频识别技术的简称，俗称电子标签或非接触卡、感应卡，是一种非接触式自动识别技术。它是物联网最为关键的技术与产品环节［2］，是物联网的物品标识技术，也是物联网“物与物”互联的基础［3］。RFID以无线电波为中介识别特定目标并读写相关数据，无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触，即无需人工干预且可同时识别多个标签。RFID系统由标签、读写器和后端数据库组成。标签按照能量来源，其可以分为被动式、半被动式和主动式，可以记录目标对象的各种信息。读写器用来对标签进行读写，通常处理能力和存储空间都较大，有手持式和固定式两种。

RFID技术已被广泛应用于物流和供应管理、道路自动收费、身份识别等领域。

1.2 工作原理

RFID具有依赖于无线射频信号的空间耦合的传输特性。在实际应用中，目标对象贴有约定数据信息内容的标签，当标签进入磁场后，发送包含自身信息的信号，读写器读取解码数据信息后，传送到后端数据库并进行标签合法性判断，然后发出相关指令动作，从而达到自动识别的目的。

1.3 技术特性

RFID技术与传统识别技术不同，解决了免接触和无源两大问题，具体来说，有如下特性：

（1）无接触识别、一次可识别多个对象。标签读取距离从0.1m～1000m，工作人员通过手持读写器在探测范围内都可以从任何角度、任何方向读取数据，很大程度上减少了传统手工操作的繁琐。RFID可以同时读取多个芯片，并能识别运动目标，也就是说其可以成批处理多个档案，且不需工作人员亲自走到档案柜、库架前即可一次完成。

（2）信息容量大、读写范围广。标签最大容量可达数兆字节，并具有唯一的64位ID编号，但凡可数字化的信息均可进行编码。档案的必备信息如案卷题名、文件目录、保管期限、密级、档号等，以及其他的保存环境要求等均可写入标签，保证档案信息的丰富性。

（3）防水防磁耐高温。标签可以在表面被磨损或者污染的情况下，依然准确识别目标。档案不同于图书、报刊，是为处理事务而制作的记录有信息的材料［4］。由于其具有原始记录的特征和“归档保存以备查考”的本质属性［5］，故档案对保存环境要求相对较高。

2 RFID技术在档案管理中的应用

随着社会分工越来越细，档案管理工作的重要性日益凸显。一方面档案规模不断增大、种类日趋多样、信息量迅速膨胀；另一方面档案的社会作用逐步延展，如今的人才引进、社会保险等都与个人档案直接挂钩。为了适应这种发展趋势，档案管理迫切需要进一步提高工作效率、降低劳动强度、提高利用率和改进服务模式。

2.1 档案管理中的不足

尽管计算机、服务器、扫描仪、档案管理软件等软硬件设备投入使用，但档案管理真正实现信息化和数字化依然面临着很大挑战。

目前档案管理中存在的不足主要有：

（1）统计不及时，信息更新较慢。随着社会的发展，档案内容已从家庭关系、思想品德扩展到专业技能、创造发明等相关方面。但是相关的证明材料常常不能同步归入案宗，且统计较为滞后。

（2）手续繁琐，共享率低。档案的查阅和借还基本都要经过用户登记、负责人核查和主管审批几个程序，而且有些特殊文件，如对保密有要求的人事档案等文件归档的分类及封皮的制作手续，甚至也需要报批。同时在当今时代，档案馆／室实际上不能仅针对本单位本部门，档案管理的定义已经被数字时代从单纯的保管实体，转身为提供利用开放档案的信息中心［7］。

（3）文件使用时效性差。当多个领导、多个部门查阅时，只能一次查阅，文件使用率低，且无法实现文件共享。

2.2 RFID在档案管理中应用的优势

RFID具有的特性与档案保管、档案利用朝着更安全、更方便的方向发展相吻合。RFID技术应用作为档案管理信息化、数字化的手段，很大程度上解决了档案管理中的种种不足，表现出明显的应用优势。

（1）快速清点，强化准确度。RFID可以结合图像识别技术，显示档案定位位置。工作人员只需通过读写器扫过柜架或库房，一旦发现摆放错误的档案，读写器立即报警，这样查找和清点工作变得很容易，也方便工作人员定时定期统计卷宗。

（2）简化手续，提高利用率。RFID系统可以实现档案文件的登记、查询、催办、立卷、调阅和卷宗的信息一体化管理，免去传统的借阅、借还手续。另外，存放于服务器内的文件档案，可以授权给合法个人和阅读部门，这样文件传阅就不再受传阅速度限制，也不会产生众多人排名等候的问题，大大提高工作效率，服务管理亦更加准确化、规范化。

（3）存放安全，完善保密性。RFID可以用于防盗。档案室／馆可以利用RFID进行用户身份识别，并适时结合指纹识别技术、通过现场指纹与数据库指纹，确定用户的真实身份，给出用户是否在借阅合法范围内的判断。同时RFID可以识别运动的物体，能有效弥补档案室／馆门禁区域的安全漏洞，若档案未办理出库登记手续，则装置会自动报警，从而严把最后一道安全屏障。

3 RFID技术在应用中面临的问题

RFID技术不是毫无隐忧的安全系统，事实上，没有任何技术、设备或者措施能带来绝对的安全，所有的技术都是相对的。RFID在档案管理中面临的问题主要有两类。

3.1 成本问题

档案用户需求对象一般有各级公共档案馆、高等院校人事处、企事业单位的档案室和服务中介机构等［8］，其中大部分处于边缘位置，属于服务性质，因此作为消耗性投入的标签成本问题是目前档案管理部门考虑的最主要因素。

目前标签缺乏统一的技术标准，导致相关配套设备更新升级问题形成限制档案管理采用RFID的因素之一。

3.2 安全与隐私问题

尽管RFID在档案管理中有着诸多优势，但是RFID的工作原理决定了其数据读写被置于开放的空间。一方面易形成读写器和标签本身的访问缺陷；另一方面易导致通信信道的不安全，带来数据威胁和隐私威胁。

非法用户可以通过利用合法的阅读器或者自购一个阅读器，直接和标签对话，这样无需工作人员知晓，非法用户就有可能复制、篡改档案标签的内容，甚至令系统拒绝服务，无法读取。档案作为第一手材料，保证档案内容的真实性、完整性是头等大事。

再有，如果在标签中存储一些档案中的个人信息，则档案主人的隐私权可能被侵犯。非法用户可以窥测到档案中当事人的学习经历、工作经验、奖惩情况以及家庭背景等，有可能成为打击报复、人身伤害等恶性事件的诱因。从这个角度来说，隐私问题也是使用RFID技术面临的问题。

4 结语

RFID在档案管理中的应用优势具有可行性，实践推广空间大。其遭遇的成本和隐私安全风险可以从技术上予以解决，这也是笔者下一步将进行的工作。但是理论上的任何技术解决方案都基于理想前提条件，难以真正在实践中完美无缺地应用。事实上，行业管理者聚焦解决行业迫切问题、提高业务工作效率、改进管理服务模式、改善档案室／馆形象等等才是研究的主要方向。

［1］傅荣校，周雪.十年来档案学研究成果简要评述［J］.档案学通讯.2010，（2）：4－7.

［2］王志良.物联网现在与未来［M］.北京：机械工业出版社，2010.

［3］吴功宜.智慧的物联网——感知中国和世界的技术［M］.北京：机械工业出版社，2010.

［4］陈兆祦等.档案管理学基础第三版［M］.北京：中国人民大学出版社，2005.

［5］朱兰兰.陈兆祦先生的档案学思想［J］.档案管理.2007，（3）：10－13.

［6］任增森.RFID技术在档案工作中的应用前景分析［J］.兰台世界，2009，（6）：24－25.

［7］张晓霞，王宇晖，王萍.数字档案馆：21世纪档案馆的新发展［J］.兰台世界.2000，（1）：19－20.

［8］王运彬.近十年来档案用户需求研究综述［J］.档案学通讯.2011，（1）：66－70.

［9］周林兴，杨桂明.数字档案馆与数字图书馆研究的比较分析［J］.档案学通讯.2011，（3）：11－17.

Applications ana lysis of RFID in the Archive management

SI Xiao－kun1，2，3，GU Shuang4，JIANG Jing1，2，3，YANG Li－jun4，MA Xu－hui5
（1.InstituteofAppliedMathematics，HebeiAcademyofSciences，ShijiazhuangHebei050081，China；2.HebeiAuthenticationTechnologyEngineeringResearchCenter，ShijiazhuangHebei050081，China；3.SJZJKSSTechnologyCo.，Ltd，ShijiazhuangHebei050081，China；4.HebeiNormalUniversityLibrary，ShijiazhuangHebei050081，China；5.HebeiInstallationEngingerringCo.，Ltd，ShijiazhuangHebei050000，China；6.HebeiShijiazhuangChildhoodEducationCollege，ShijiazhuangHebei050081，China）

The definition，working principle and characteristic of RFID are introduced.The application in the archive management is approached.The application problems is analyzed.It comes to the conclusion that RFID applications in the archive management had great practical value.

RFID；Archive management；Application；Problems

TP311

：A

1001－9383（2011）04－0061－03

2011－06－30

河北省科学院科技计划项目（2011055302）

司晓琨（1985－），女，河北石家庄人，硕士，研究方向档案与图书管理中的信息化处理技术.

姜 静，jiangjingco927＠sina.com