论高校档案管理功能的转变

白 薇

（甘肃民族师范学院，甘肃 合作 747000）

论高校档案管理功能的转变

白 薇

（甘肃民族师范学院，甘肃 合作 747000）

高校档案管理师加强学校管理和提高教育质量不可或缺的组成部分，实现档案管理功能的转变，对于加快高校档案信息数字化进程，促进高校教育改革意义重大。

高校；档案管理功能；管理征集；转变

随着社会的发展，档案管理作为一门科学，它同其他门类一样，越来越被人们所认识、所重视。我国《档案法》的颁布和实施，确立了档案工作的地位和作用，为档案工作的开展创造了良好的杜会环境，为依法制档，依法管档提供了法律保障。[1]《普通高校档案管理办法》出台，进一步确立了高校档案门类及高校各类档案要实行集中统一管理的原则，使之成了教育体制改革中一项必不可少的内容。它是高校工作的重要组成部分，是维护高校面貌的真实依据，是加强学校管理，提高教育质量不可少的第一手材料，对教育教改有着极其重要的指导作用。由于档案管理的特殊地位，加之起步较晚和各级领导、档案管理者认识的不同，高校档案管理工作发展极不平衡。为加快高校档案信息数字化进程，进一步加强对高校档案管理功能的融合，并努力落实是很有必要的。

1.管理征集功能的转变

根据《档案法》和《高等学校档案管理办法》，高校的档案管理应根据学校规模和档案馆（室）所藏档案卷宗的数量设置档案馆（室），负责学校档案信息资料的收集、立卷工作。通过调查发现，高校档案馆（室）征集管理功能普遍薄弱。有的还停留在各部门、单位交什么就收什么的状态。据笔者了解有的高校基本建设工程图纸、一些重大活动的图片资料都没有收进档案馆（室），学校需用时还要到上级有关部门借用，甚至另行购买，这给学校在经济上造成很大的浪费。作为学校的档案管理机构，就其收集档案信息这一功能来讲，其管理功能应表现在能够及时、完整、准确地把具有凭证作用和保存价值的档案资料全部、规范地征集到档案馆（室），这才是完全履行了自己的管理职责。

2.辅助教学功能的转变

教学档案是师生在教学活动中形成的、具有保存价值的文件材料，是广大教师、学生共同完成的劳动和智慧的结晶。[2]建立和完善系统的教学档案，对进行教学研究和教学改革，促进教育事业的发展有着十分重要的作用。教学档案是根据高校教学工作的特殊猫要而建立的。它包括教师（教学、科研）档案和学生（学籍、学习成绩、考勒等）档案。它直接为学校各项工作服务。教师档案包括的内容很多，主要有教授的课程、教学计划、授课时数、教学质量评估、科研课题、科研数童、研究水平评估、考勤等方面的文件材料，是教师教学和科研过程的真实记录，是查找、研究和处理间题的重要依据，是教学和科研的轨迹。这条轨迹的曲直、长短、粗细的表象，可形象地反映出一名教师的教学水平、科研水平的高低，进而可以判断出一位教师智能的发挥状况、工作态度的好坏、思想水平的高低。由于有了这些原始材料，这样一来，就为学校领导机关对每位教师的任职、晋升提供真凭实据，使工作建立在准确性、可靠性、科学性的荃础之上，从而使工作避免盲目性、主观性，做到有的放矢，主动把握工作的进程，最大限度地发挥每位教师的才能，调动他们教学和科研的创造性和积极性，把工作做好。例如在学校评职称职晋级时，就可以依据教学档案中有关教师所任课程、投课时数、质量评估分数等这些具体数字，在评定时进行定量分析、比较、排序，保证了职称评定工作的准确性、可靠性，增加了可信度，减少了一些不必要的误解和偏差，激发每位教师教学的积极性，促进教学工作的发展。反之，如果没有教学档案，没有这第一手材料，人们对职称评定工作的可靠性就会产生怀疑，起不到应有的作用。

3.诚信服务功能的转变

在市场经济条件下，高等学校的发展必须得到社会的认可。[3]档案是学校发展过程的真实记录，毕业生的出色表现和业绩是学校教学质量的体现，档案馆（室）有计划的创造机会向社会公布代表学校形象的决策、取得的科研成果以及成功校友的经验等，可以提高学校的信誉，促进学校的发展。如山东大学档案馆利用丁肇中父亲在学校生活的档案信息资料与其加深感情，建立密切联系就是无数事例之一。学校的中心工作是教学，其他一切工作都是为教学服务，这也是高校档案管理工作的宗旨。学校档案管理部门服务除面对全校教职工、学生（含毕业生）外，应在扩大服务范围、改善服务手段、提高服务质量上下工夫。要紧紧围绕学校的中心工作，结合社会需求，盘活档案信息，努力开发能引起师生感情“共振”的档案文化资源，用于凝聚、鼓舞师生奋发向上的精神。如挖掘校史文献背后的故事，学校典故等。档案服务创新不能千篇一律，要结合自己的特点，提炼本校的风貌和品格。坚持以科学发展观为指导，加大对档案资料的研究力度，变被动服务为主动服务，提高服务质量和水平。

4.补充协调功能的转变

高校档案工作在坚持收集整理的基础上，应该充分注意到社会、经济、高校改革对档案工作提出的新要求，应该将档案工作的重心从收集保管转移到开放利用服务方面来。不要再只埋头于收集保管，要多创效益，千方百计地提供服务，在服务中体现档案工作的价值，提高档案工作的声誉，从而成得更大的重视，争取更多的资金投入，进一步改善档案工作的条件，使档案工作进人良性循环状况。高校应根据本校具体情况，加强基础工作，从收集抓起，要建立科学的归档制度，明确归档范围、不归档范围，各门类文叉问题的处理及归档方法、案卷组合方式、案卷的编目、保管期限的划分等。还要建立归档文接检查制度，检查文件材料的真实性、完整性及组合排列情况。总之应做到对归档文件材料进行逐份鉴定，对组卷工作进行认真指导，对编目工作进行逐一检查。编研工作是开发档案信息，提高利用工作水平的最好途径，也是高校档案工作的薄弱环节。编研是档案利用工作中的老话题，形式和方法很多，关键是要花时间、下功夫，把编研工作当成大事来抓，配合学校中心工作，为学校领导决策，为教学、科研、科技开发等项工作服务。

5.常规管理功能的转变

在档案管理的过程中，应加强对纷繁复杂的高校资料进行分类整理、编目归档。1.按年度分类整理出国家对高校相关的方针、政策、法律、法规进行系统编目归档；2.按高校的不同项目及完成科研成果、从事高校教育、教学、建设、科研等工作活动中形成的应归档保存的技术文件材料等方面进行整理、编目和归档；3按每年高校的立项、报告等资料整理、编目归档；高校科技档案、文书档案、科技资料在性质和作用上都有不同，要区分清楚，分别保管。凡是记述和反映本单位教育、教学、建设、科研等活动，具有保存价值并按照归档制度集中保存起来的技术文件材料，属于科技档案。凡是记述和反映本单位政治活动、行政领导、组织管理等活动，具有保存价值并按照归档制度集中保存起来的文件材料，属于文书档案。为了研究参考而收集或复制的技术文件材料，属于科技资料，但当技术资料被采用成为工作凭证和依据时，便转化为科技档案。要确保各种科技、文件材料的形成、积累、整理、归档保存:如教育规划、专业调查等形成的文字材料、照片及有关规程和细则等；科研方面的长远规划、年度科研计划、专项合同、计划任务书、专题研究计划、各项调查材料、原始数据、专题总结、成果报告、论文、鉴定材料、推广的文件材料等；基本建设的勘察设计和施工等工作中形成的设计基础资料，设计任务书、总体设计、单项设计、工程预算与决算、开竣工报告、工程鉴定验收材料、竣工图纸及有关审批文件、技术规程等；有关审批文件有关本单位的重大发明创造、先进经验、合理化建议等有关技术文件材料。在教育、教学、建设、科研等工作中，不论是完成或者中断、成功或者失败、独自承担或同其他单位协作所形成的技术文件材料，凡具有保存价值的，均必须归档保存。

6.观念导向功能的转变

由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变档案管理强调以人为本，即包括作为服务客体的用户与作为服务主体的档案人。[4]在以往的档案管理中较多注重于服务客体的读者用户的层面，认为以人为本只是指面向用户、方便用户，以用户为中心，而对服务主体的档案人重视不够。在知识经济条件下，档案人不仅仅是收集、整理、保存、提供利用档案，更是档案信息资源建造者和维护者，是档案信息资源与用户之间的桥梁与纽带，是高知识含量信息产品的设计者、生产者与操作者。不言而喻，档案人在档案的保管和提供利用方面，扮演了越来越重要的角色。因此，必须树立“档案人”与“用户”并重的管理理念，切不可忽视档案人这一关键要素。只有实现这一转变，才能更好地发挥档案人的积极性、主动性与创造性，才能在档案的管理和各个业务环节中更充分地体现出档案人的主体作用，从而适应知识经济给整个人类社会带来的无可估量的影响，以新的管理思维和观念跨入21世纪。

随着知识经济的到来，知识和信息逐步成为与人力、资金并列的第三大“战略资源”。[5]如何管理档案部门蕴藏着的丰富的信息资源，是我们应该认真思考的重大课题。长期以来，我们已习惯于用“馆藏档案的数量、提供利用的人次、编印检索工具和添置设备的种类”等等这样一些硬性的指标来衡量一个档案馆的情况。不容否认在特定的历史条件下，这种管理方法是积极的、有效的。它不仅极大地丰富了我国各级各类档案馆的馆藏，而且带动了档案工作各个方面的发展，使我国的档案事业有了今天的发展成就。然而，知识经济时代是一个不同于以往的时代。

高校档案工作作为学校一个方面的系统工程，必须由学校一把手亲自挂帅，并指定专人负责，这是搞好档案管理工作的重要保证。因此，各级领导要把这项工作纳入议事日程，引起高度的重视。常抓不懈。要在人力、物力、财力等方面给予大力支持，为档案管理工作提供便利条件，创造适宜发展的良好环境，开创高校档案管理工作新局面。

[1] 任振朝. 浅谈档案与文化[J]. 北京档案，1998，8.

[2] 胡绍华. 档案与文化浅识[J]. 档案管理，2001，2.

[3] 刘东斌. 试论档案的文化价值及其开发利用[J]. 档案与建设，1999，1.

[4] 邬雪军. 发挥高校档案在校园文化建设中的作用[J]. 档案与建设，2003，6.

[5] 张永杰. 探寻档案定义研究的新视角[J]. 档案与建设，2006，2.

On the Transition of File Management Function

BAI Wei

University’s file management is an indispensable part of strengthening university’s management and improving teaching quality. To realize the transition of file management function is of great significance to quicken digitalization of university’s file information and promote university’s education reform.

university; file management function; management collection; transition

G270

A

1008-7427（2011）08-0150-02

2011-04-24