高校教务秘书队伍建设:问题与解决路径探析

杨新春，葛宏伟，孙学通

(江苏技术师范学院 a.教学质量监控与评估处;b.教务处，江苏 常州 213001))

高校教务秘书队伍建设:问题与解决路径探析

杨新春a，葛宏伟b，孙学通b

(江苏技术师范学院 a.教学质量监控与评估处;b.教务处，江苏 常州 213001))

教务秘书工作是高校教学管理中的一个重要环节。分析了当前教务秘书队伍建设中存在的问题，从优化顶层设计、提高准入门槛、加强培训、改革管理模式、完善机制等诸方面提出了建议与对策。

教务秘书;问题;对策

高校管理工作中，教学管理是不容忽视的重要一环。原教育部部长周济在“第二次全国普通高等学校本科教学工作会议上的讲话”中指出:教学管理是提高教学质量的保证，要从严治教，强化管理，确保正常的教学秩序。教务秘书作为最基层的管理人员，是教学单位管理工作的具体实施者，在整个教育循环系统中发挥着重要的作用。目前，我国高等教育已经从“精英”教育转向了“大众化”教育阶段，如何打造一支教育理念先进，管理水平高的教学管理队伍，是一个亟待研究的课题。

1 高校教务秘书队伍建设存在的问题

1.1 “顶层设计”理念存在缺陷

教务秘书的工作几乎涉及院系教学管理的各个方面，教学管理工作以每个专业的不同年级，每门课程的不同学年、每学期的各个阶段为周期不停地运作。无论是常规性或临时性的管理工作，都要求在明确的时限内完成，且许多工作都要落实到具体的人和物，工作量和工作难度较大。长期以来，高校对教学管理队伍的重视程度和建设力度不够，忽视教学管理人员的培养提高。《教育部关于加强高等学校辅导员班主任队伍建设的意见》(教社政［2005］2号)、《普通高等学校辅导员队伍建设规定》文件下发后，高校辅导员队伍建设力度明显增强。但是，学校教务秘书队伍建设在一些高校却一直得不到重视，存在学校管理“顶层设计”的缺陷，教学管理队伍的现状不容乐观。

1.2 教务秘书门槛设置过低

高校现有从事教务秘书工作的人员中，具备相关专业背景，既懂教育又会管理的人才少之又少。许多高校工作岗位审定具有随意性，并未根据教务管理的专业需求择人。部分高校教务秘书学历不高，有些甚至未接受过正规高等教育，仅仅是中专毕业生或者参加成人教育考试的毕业生，教育科研能力不强。教学秘书的来源也比较复杂，有的是院校合并而来，有的是本校毕业留校，有的是学校引进高层次人才带来的家属。尤其许多民办院校从降低成本考虑，聘请公办高校退休老教师、干部担任教务管理人员。许多教务秘书所学专业并非所属学院专业，对于本学院专业不了解，难以进行深入的调研论证。这些原因导致教务管理队伍年龄结构不合理，整体文化素质不高，欠缺教务秘书必备的基本技能如:文字表达、计算机操作能力等，且不熟悉高等教育规律和教育教学管理理论。在高等教育改革不断深入发展的今天，依然采用传统的管理方法，不能与时俱进，造成工作效率低下，工作效果不佳，不能在本学院专业建设中发挥作用。

1.3 教务秘书队伍不稳定，流动性大

教务秘书在教学计划的执行过程中起着不可忽视的作用。实践证明，教务秘书的工作业务性强，要有效地组织教学，并非人人都可胜任。要能较好地胜任教务秘书的工作，至少需要1年左右的适应过程。因此，工作人员的相对稳定就显得相当重要。相对于其他管理岗位而言，教务秘书承担着教务管理、学籍管理、考务管理、成绩管理、教学档案管理等事务性工作，工作量大，琐碎易出错、不被重视、工资待遇低，导致部分教务秘书没有工作热情，不能积极投入到教学管理事务中去。有一定学历或有一定能力的教务秘书都不愿长期从事此项工作，或转为教师或到其他岗位。人员的频繁变动，直接导致教学管理水平的下降。同时，从事教务秘书工作往往以女性居多，面临生育及承担家庭事务的现实，队伍不稳定。人员的快速流动和频繁更换，对于实施教学计划，保证教学质量极为不利。

1.4 成长渠道与激励机制不健全

教务秘书的工作十分辛苦，实行学分制后，管理内容与形式发生了很大变化，教务秘书肩上的担子更为沉重，但其在高校教务管理工作中的地位和作用却没有得到重视。主要表现在:1)人事编制不合理。有的院系不设置教务秘书专职岗位，有的只设一个岗位，既是院系办公室主任或行政秘书又兼教务秘书，有的甚至聘任临时工来担任教务秘书的工作。这样既不利于教务秘书将全部精力投入到教学管理工作中，也难以保证教务秘书进行业务知识学习的时间和精力，不能适应教学改革和现代化管理手段的要求。2)培训机会少，成长管理机制不健全。教务秘书日常工作繁杂，任务重，很难有独立学习的机会。而学校针对教务秘书的培训计划如:入职岗前培训、业务能力提升培训、相关研讨会或者专题讲座较少，造成教务秘书思想观念陈旧，业务水平不高，难以紧跟教务管理发展的步伐，走入了停滞发展的死胡同。3)考核激励机制不健全。在同等学历条件下，教务秘书晋升职称、职务比其它岗位难，特别是与辅导员、机关重要部门相比更难。在有的学校，秘书甚至不能评职称。同时，对教务秘书设置的奖励项目过少甚至没有，导致人员缺乏工作积极性，教务秘书岗位成了“人见人躲”的岗位。

1.5 管理模式不科学，责任感缺失

教务秘书属于专职教学管理干部，实行教务处和学院双重管理，其行政上受所在学院领导，业务上接受教务处指导。教务秘书处在学院和教务处的夹心层，地位十分尴尬。如:院系教师上交材料至教务处，教务秘书基本上囫囵上交，对材料的文字不进行任何校对和编辑，因为院系教师不让教务秘书轻易修改自己的材料，致使上交的材料病句、错字连篇，格式五花八门，院系初审这个环节基本上形同虚设。由于教务秘书既要完成教务处交办的任务，又不敢得罪院系教师，特别是教授们，只能如此。

2 加强高校教务秘书队伍建设的路径探析

2.1 提高认识，优化顶层设计

为了保证高校教育质量，教育主管部门应该出台相应的文件，从制度层面对教务秘书队伍的建设进行约束与规定，同时应加强对文件执行情况的监督。高校领导要提高认识，加大对教学管理队伍的重视程度和建设力度。学校各级领导应重视教务秘书队伍的建设，设置专职教务秘书，以人为本，将建立一支高效、精干、综合素质强的教学管理队伍作为学校工作的重点。

2.2 提高教务秘书门槛，做到“能者居之”

高校要摒弃那种教务秘书“人人都可干，人人能干好”的错误理念，制定严格的准入制度，通过教职工全员竞聘，把思想素质高、业务能力强、有奉献精神的人充实到教务秘书队伍中。及时吸引优秀人才从事教学管理工作，重点引进懂得教育规律，擅长管理的人才充实教务管理队伍。要加大引进、培养人才的力度，合理地使用好人才，建立一支年龄结构合理、知识结构优化的教学管理队伍。

2.3 开展业务培训及理论研究，提高管理水平

逐步完善有利于教务秘书队伍成长的管理机制，采取多种方式加强对教务秘书的职业培训。一是通过有计划送培或在职进修，邀请知名教育管理学专家讲课或作专题讲座，出席高层次教学管理工作研讨会，举办业务培训班等活动，扩大其视野，不断提高思想政治素质、管理水平和业务能力。二是抓好教务秘书在职攻读学位的工作，不断提升高学历人员比例。三是对新进的教务秘书进行教育教学文件、制度的专项培训。四是加强计算机技术和网络技术的教育和培训，以适应随学分制而来的高校教务管理信息化、规范化、科学化的要求。

制定政策鼓励教务秘书开展教学管理及改革的研究，对在教学管理理论和教学管理改革研究中取得成果的，特别是对将研究成果应用于教学改革实践并起到重大推动作用的给予重奖。

2.4 改革管理体制，建立教务秘书管理新模式

现有的双重管理体制限制了教务秘书工作积极性的发挥，可将教务秘书纳入教务处统一管理，视作学校机关管理人员的分支。各院系教务秘书与教务处相关工作人员在一定期限内可以轮岗，在较大的学院也可以设立教学管理办公室，由教务处直接领导。这样不仅理顺了教务处、院系、教务秘书三者之间的关系，提高了教务秘书的地位，对于增强其工作热情大有裨益;而且，通过轮岗，教务秘书的工作技能以及业务熟悉面也大为扩展，更加明确教务秘书的职、责、权，授予教务秘书相应的管理权，提高教务秘书的工作效率。

2.5 完善激励机制，健全评价考核体系

根据激励理论，激励的目的在于激发人的正确行为动机，调动人的积极性和创造性，以充分发挥人的智力效应，做出最大成绩。为此，要制定合理的政策，使教务秘书在职称、职务的晋升方面享受同等待遇，甚至有所倾斜。如:每年在教育管理研究系列副高级职称名额中分配固定数额用于教务秘书的职称评审。将教学管理成果与科研成果同等对待、同等奖励。在奖金待遇等方面应对教务秘书有所倾斜，提高教务秘书参与评选校级优秀的比例，适当考虑教务秘书的名额分配，适当增加相关评选奖励项目，如“十佳教务秘书”、“教学管理先进个人”、“省级教学管理先进个人”，并加大物质奖励力度，以激发教务秘书的工作积极性。同时教育主管部门应加大考核监督力度，将高校对教务秘书的重视度作为考核高校发展的重要指标之一。

应建立灵活、合理、人性化的教务秘书工作科学评价机制，设计出科学、规范的考核标准。建立健全工作绩效考核评价制度，确立绩效目标，加强绩效考评过程，注重考评结果的反馈与运用。坚持平时考评与年终考评相结合，定性考评与量化打分相结合，内部考评与外部考评相结合，领导考评与群众考评相结合。应将服务对象的满意度纳入考评当中，强化教务秘书的服务意识。同时将考评结果与奖惩、职称评定、职位晋升相挂钩，增强教务秘书之间的竞争意识，形成一种积极向上努力进取的工作氛围。

3 结语

高校及其主管部门应高度重视教务秘书队伍建设，优化顶层设计，严格准入制度，积极创造机会大力开展教务秘书培训及理论研究，更新管理模式，将教务秘书纳入教务处统一管理，完善相应的激励奖励机制。大力提倡教务秘书主动参与各种培训学习，掌握现代教育管理方法和手段，强化责任意识，自觉提高整体素质。力求在当今高等教育事业迅速发展的形势下，建设一支适应教育教学改革现实，适应高校教务管理信息化、规范化、科学化发展趋势和要求的教务秘书队伍，为确保高校正常的教学秩序，不断提高教学质量作出积极的贡献。

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Development of Teaching Affair Secretaries Team in Colleges:Problems and Solutions

YANG Xinchuna，GE Hongweiband SUN Xuetongb
(a.Teaching Quality Supervision Office;b.Teaching affairs office，Jiangsu Teachers University of Technology，Changzhou 213001，China)

In colleges and universities，the teaching affair secretaries play an important role.This article analyzes the problems in the team building of teaching affair secretaries，and puts forward the corresponding suggestions to enhance and promote the developmentofsecretary teams from qualification，training，team management，etc.

Teaching affair secretaries;training;team management

G471.7

A

1008-5440(2011)04-0064-03

2011-11-21

杨新春(1983-)，男(汉族)，安徽广德人，助教，硕士，研究方向:高校教育管理。

葛宏伟(1982-)，男(汉族)，山东邹城人，助理研究员，硕士，研究方向:高校教育管理。