高校建设工程档案存在的质量问题与对策

钱爱华

（安庆师范学院，安徽 安庆 246011）

高校建设工程档案存在的质量问题与对策

钱爱华

（安庆师范学院，安徽 安庆 246011）

建设工程档是整个工程建设的浓缩，是“工程记忆”的完整和系统性的见证，真实地反映了工程施工进展实况及工程质量，是工程质量监控工程质量问责、惩治工程建设中腐败行为及日后维修、扩建等的原始凭证。就目前保存的工程档案而言，确未能按照国家建设工程档案管行业标准执行，使致工程形成的文件材料不规范、竣工图编制不准确等现象直接影响了工程档案的质量。解决上述存在的问题，提高工程档案质量必须要依法治档，规范管理，依靠科学技术。

高等院校；工程档案；质量问题；管理对策

伴随着高等教育大众化到来的高等学校办学规模的扩张，高校的基础建设规模空前，校校有新区，处处兴土木。或许是这种跃进式的建设而无暇顾及，或许是压根儿就没有这种意识——工程档案的同步建设，以致于一些建设工程档案多是工程建设文件材料的残存或后来 “再造”的流水薄部，工程档案的价值大大缩水。建设工程档案是工程建设全程的真实载录，具有综合性、系统性和规范性，包括工程准备阶段、监理,施工,竣工图和竣工验收文件材料。它是日后扩建、维修、工程质量确认等唯一的权威的凭证依据，而在实际施工中它则更像“影子”一样，时刻提醒着施工者绷紧工程质量这根弦。所以，工程档案的质量它在一定程度上反映了建设工程的质量，因为近几年发生在高校的“楼歪歪”、“楼冒顶”等业已作出了沉重的证明。因此，我们一定要挣脱传统社会农民建房的“无赖”，务必高度重视工程档案质量建设，尤其是领导干部。建设高质量的工程档案是现代工程建设的基本组成部分，更是现代化建设的根本要求。

1 工程档案质量的现状分析

1.1 档案意识薄弱、缺乏规范化管理

由于对档案价值及功能知之甚少，工程建设过程中，无论是城建单位还是参建单位，在一定程度上都有档案意识淡薄的表现：一是建设单位没有按照国务院第279号令《建设工程质量管理条例》（以下简称为《条例》）的具体要求，与施工单位签订工程档案建设合同；即便签订了合同，但在合同的内容上对竣工档案整编的责任与要求也不具体，不甚明确。二是一些单位领导为了工程尽快开工上马，抢抓进度，快出成效，简化程序，而对工程档案建设重视和要求的不够，甚至不作要求。意识上轻视必然导致建设与管理的不规范。表现之一是参建单位借重“质量”轻视“档案”。在工程建设中，很少有工程档案建设与实体工程建设同步，多采用“秋后收租”的工作方式来应付工程竣工验收。表现之二是监理人员的监督缺位。一些监理人员敷衍塞责,仅仅把自己看作是工地的“工头”，对工程档案建设的督促检查审核则严重失责。甚至帮助参建设单位事后“制造”档案。表现之三是缺乏档案专职人员管理。目前绝大多数施工单位的施工文件、图纸都由施工专业技术人员代管，而他们大多没有档案整理归档专业训练的经历，所以，他们手中大量的文件材料、图纸犹豫垃圾一般堆在一起，处于“休眠”状态。而且，由于工期长——高校新校区建设短则几年长则达十年之久，在这期间管理及施工技术人员变动不居，文件图纸也跟着频繁调动，结果造成了人动材料流、“自带族”与“弃档族”现象的发生，严重地影响了档案资料的完整性与降低档案质量。

1.2 工程文件材料不归范

工程档案是工程建设完整的系统性的“工程记忆”，所以按照国际有关工程建设规定，建设工程档案文件的制作，是建设单位与参建施工单位责无旁贷的责任。由于高校工程项目建设相对集中，多家承建单位同期鱼贯入驻校园，——良莠不齐的这些公司在建设工程档案的形成与管理上有着诸如下的随意，文字材料大部分是复印件，失去了档案原始的真实性；施工记录少数有签字盖章，尤其是隐蔽工程地基与基槽、探位置图等验收记录或表述不清或漏记严重。此外，原始验收签证材料中，建筑物竣工测量示意图粗线描述、功能性试验记录不全、标高调试记录等与实际施工情况不相符等现象也比较严重。这些都损害了建设工程档案的质量。

1.3 竣工图编制不精确

竣工图是施工及今后维修等工作的依据，是工程建设基本的核心的档案。竣工原始档案存在着以下质量问题：分部工程中程度不同地存在着代用图，不符合竣工图以及分部工程组卷的要求；有些竣工档案材料七拼八凑，图纸大小规格、色彩不统一，材料顺序排列混乱，更为严重的是竣工图的标杠改动、标识内容的模糊，或只有原则的标准规定，少有针对性的细则；竣工图上加盖编制单位竣工图章十分随意，多使竣工图章覆盖图纸内容而难以确认，直接影响了竣工图的原始性、准确性、权威性。

2 工程档案质量的对策

2.1 强化宣传，提高全员档案意识

工程档案的管理是一项服务当代、惠及子孙后代的重要事业，一定的程度上它是高校发展的历史见证，所以，作为高校领导及档案行政管理工作者，要切实抓好工程档案的宣传工作，应利用校园网络、校刊、校报等媒体，对工程建设的法律法规进行宣传，通过宣传，使广大公众了解工程档案建设管理方面的知识以及重要性，从而提高全员档案意识。同时档案专业管理人员要编制工程建设档案法律法规等相关知识手册，并发放给工程建设工作者，组织督促他们认真学习，使他们掌握这方面的专业知识、行业标准与要求，内化自己的权利、责任与义务，自觉地履行行业职责，认真做好日常竣工文件资料归档，积极配合专业档案人员做好工程档案的移交与验收工作。

2.2 抓好档案业务指导，促进文件规范管理

在开展工程档案业务指导工作时，关键抓好三点；一是在工程前期准备阶段，抓好制定工程文件资料形成、归档标准，应该按照《条例》、《工程建设国家标准管理办法》（以下简称为《国标》）等国家有关法律规定与标准，结合工程实际拟定《建设工程文件的制作标准与档案管理的归档范围及保管期限》，并及时印发给施工各单位。它是指导施工企业按照设计、施工规范进行施工管理的档案文件，也是施工建设合法性的保证，且是工程项目经济结算的重要凭证。二是实行同步跟踪，抓好现场业务指导工作。逐件审核工程中形成的文件图纸，对不符合竣工验收标准规定的及时地提出整改意见，补缺补差，尤其是文件的制作、竣工图的标识、标高、隐蔽工程的记录要与施工实际绝对一致；在工程档案组卷时，对竣工文件卷内排列要讲究科学、规范整理，使工程技术人员严格按照合同技术管理操作，自觉地履行合同中的职责，使建设工程档案的完整率、准确率、归档率达到国家规定标准，使工程档案作为工程建设的一个重要技术成果，成为工程整体顺利验收的组成部分。三是进一步完善工程质量文件体系。在组织实施文件内容方面，做好工程质量监控软件建设，利用“ISO9002全面质量体系和系统工程原理规范竣工文件编制质量，吸收质量标准认证规范化、标准化、程序化原理，进一步理顺竣工文件编制和管理体系”。 其关键是对文件实施进行监督，针对可能影响工程项目的专业技术管理方式等各种因素，要从策划、招标、设计、竣工、监理等各个环节建立文件质量保证体系；以文件标准体系为依据，对文件收集整理归档全过程进行严格控制，使项目档案质量达到科学性、准确性、真实性，确保工程项目档案质量。

2.3 应用现代新技术编制竣工图

迄今为此，绝大部分施工单位还是采用手工编制竣工图，或是半自动化操作，速度慢、工期长，以致施工过程中的修改图很难做到百分之百的保持原始性，影响了竣工图的质量保证。随着科学技术的发展，及计算机技术、通信技术和数据库技术的广泛应用，给绘制竣工图提供了极大便利。我们可以利用计算机网络建立信息平台，按图纸格式转换到网络上建库，对编制竣工图的人员和施工技术人员进行任务分解和安排，在网络环境下进行图纸绘制与应用。只要协调分块分割管理体系，规范他们之间资源整合共建，就可以实现资源共建共享的宗旨。但是，竣工图绘制采用计算机应用技术是一项复杂的工程，技术含量高，加之众多人参与操作，难免出现与原始图纸不相符。因此，在竣工结束时可“采用CAD新型技术制作，在原设计图基础上，把所有变更的内容100%进行矢量化修改到位”，再经专业技术人员和档案管理部门审核，认定准确无误，再印二份纸图表与电子档案一同交给承建单位和档案管理部门归档，这样可以彻底消除施工单位少、漏交竣工图、图面不清、修改不到位等状况，保证竣工图的原始性。同时还能大大提高竣工图纸的档案质量。

2.4 建立、健全建设工程档案质量的保证措施

2.4.1 依法治档，明确责任

工程档案管理要依据国家《档案法》和国家建设部建办[2001]10号文件精神，依法治档，对工程建设档案实行合同制管理，签订工程档案责任书，使合同契约成为建设、参建等单位的纽带和桥梁，使合同契约成为建设单位与参建单位行为的规范。凡在学校规划区内进行新建、扩建、改建的各类建设工程，在办理《建设工程规划许可证》之前，建设单位须同工程建设档案管理机构签订《工程档案报送责任书》，否则，有关部门就不能给予办理《建设工程规划许可证》和《实施许可证》。对承包工程项目的行为，在签订设计、施工、监理等项目合同时，须依据《条例》中的第十六条，将档案管理作为建设工程竣工验收的条件之一，明确地把档案管理纳入合同管理之中，明确规定双方在档案管理方面的责任和义务、以及违约的处罚等。这样，工程建设过程中的一切行为都围绕着合同进行，无论是建设单位还是参建单位都必然自觉地注重竣工图纸、文件材料的日常管理与收集，从而有效地保证工程建设质量与工程档案质量的一致。保证的工程建设档案合同制管理的实施则必须明确责任制，即实行定岗、定员、定责、分片包干等责任制。在竣工验收之前，施工单位技术人员组织竣工文件资料内部自查后须向监理部门报送预验申请单；监理部门组织验收时，若发现问题应及时提出整改，若预验收合格后应通知建设单位及建设单位档案行政管理部门共同审核验收，达到了国家规定的工程竣工档案验收标准与要求，方可报送城建档案馆，再次审核与验收；再审合格后，各方才能会签竣工档案验收单，发放工程档案验收合格证。需要说明是，只有完成上述手续后，建设单位才能给付参建、监理等单位相应的部分工程款。

2.4.2 建立档案移交归档责任追究制度

基上所述，为了确保工程档案的质量，必须要建立档案移交归档责任追究制度。因此，在工程验收时要严把质量关，按照国家《建设项目工程档案验收办法》的要求，档案人员要认真核查工程竣工文件材料是否符合竣工交付的条件，发现问题要及时责成整改，对那些工程资料不规范、不符合交付条件的建设单位，责令他们限期改正，否则不予验收。经城建档案部门验收不合格的工程，建设行政主管部门不得发给验收合格证书；对未能在限期内整改的，档案管理部门可实行文件档案质量一票否决制，不予办理工程竣工结算。总之，关键是坚持依法治档，建设单位要严格按照国务院 《条例》第十七条规定：“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设工程档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设工程档案”。对没有按上述规定做好建设项目文件资料归档的，按《条例》第五十九条规定：“建设工程竣工验收后，建设单位未向行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处一万元以上十万元以下的罚款”。英国君主立宪政体的理论奠基人霍布斯在《利维坦》中写道：“不带剑的契约不过是一纸空文，它毫无力量去保障一个人的安全。”因此，愿“楼歪歪”事件发生之后，我们的工程建设主管部门能为档案管理契约真的配上一柄利剑，以此维护和捍卫高校应得的权益，这也是工程档案质量优化的要求。

2.4.3 配备高素质档案管理专职人员

国家建设部对工程档案的管理高度重视，从资金的投入到人员的配备都作了明确的规定，《条例》规定，每项建设工程都必须配备高素质的档案管理人员，并要求签订《建设工程档案责任书》，对未达标的单位不予发放工程档案许可证和施工许可证，建设工程档案不合格的，不予办理工程验收备案、审批手续。因为建设工程档案人员肩负着建设工程文件材料的收集整理归档移交、指导施工与监理等部门文件材料的日常归档、及配合相关工程管理部门做好工程竣工验收工作的责任，在一定程度上，他们素质的高低将直接关系到工程建设质量的高低。

因此，工程档案管理人员必须是复合型人才。从工程档案的形成看，从工程规划、设计、图纸绘制到具体施工，不仅要求融会贯通多个学科，而且每个环节都必须由专业技术人员操作。所以对工程建设档案管理人员来说，不仅要读懂竣工图纸，而且还要读懂混凝土试块抗压强度试验报告、基础和主体结构强度参数等，即工程档案人员必须具备一定的工程学科的专业背景：档案管理同样是专业性、技术性很强的工作，档案管理人员必须达到本行业的专业要求。因此，工程档案管理人员必须是融工程建设专业知识与技术和档案管理专业知识与技术于一体的复合型人才。所以，各单位高层管理者要以人为本，重视档案人员队伍建设，由一批有专业知识、懂技术、业务精并持有资质证的高素质人才来胜任档案管理工作。

[1]李春宜.关于设计单位编制竣工图问题研究[J].中国档案，2001，（1）.

[2]王淑珍.我国城市建设档案工作的回顾与展望[J].档案学通讯，1996，（4）.

责任编辑：陈 侃

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：1672－2868（2011）02－0158－04

2010-12-28

钱爱华（1954-），女，安徽枞阳人。安庆师范学院综合档案室主任、副研究馆员，兼任安徽省高校档案学会常务理事，研究方向：高校档案管理。