信息化视阙下高校教师人事档案管理范式研究

陈小红

（重庆三峡学院，重庆万州 404100）

信息化视阙下高校教师人事档案管理范式研究

陈小红

（重庆三峡学院，重庆万州 404100）

高校教师人事档案管理范式是改进目前人事档案管理现状的需要，人事信息准确性与完整性的需要，提高档案管理的工作效率和档案管理员业务水平的需要。本文结合教师人事档案管理方法，对高校教师人事档案管理范式进行了分析和阐述。

高校教师；人事档案；管理范式

高校教师人事档案管理工作是高校组织人事工作的重要组成部分，是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节。随着市场经济的发展，高校人事体制改革的不断深入，信息化的普及，人才的需求和利用日益扩大，人员流动不断增加，档案材料数量和种类也逐步增多。探究高校教师人事档案管理范式，是强化档案综合服务功能的重要举措，也是一项开拓性和创造性的工作。随着高校人事制度改革的深入进行，教师人事档案管理范式如何符合时代发展要求，已成为档案管理人员研究的一个重要课题。

《档学词典》对人事档案的解释为：“人事档案是专门档案的一种，是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保存。”高校教师人事档案是指记述和反映高校教职工个人经历、德能勤绩、工作表现的，以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高校教师人事档案管理就是对高校教师人事档案管理资源进行处置、管理和提供利用服务的活动。

一、高校教师人事档案管理的作用

（一）是改进高校教师人事档案管理现状的需要

高校教师人事档案管理业务主要包含建立档案；收集干部人事档案材料；鉴别档案材料、整理干部人事档案；保管干部人事档案，转递、统计干部人事档案；登记人员职务变动、工资变动情况等。目前，我国高校教师人事档案管理存在部门化现象。人事部门相关的管理职能科室均是以业务划分为依据，而且都在按一定的权限管理着教职工信息，组织部、科研处等部门各自为政、各司其职的现象比较普遍。各个科室数据通用性能低下，资源分散，重复劳动，对信息各自处理，影响了人事档案信息管理的工作效率和收集信息的准确率。通过人事档案管理，可以使各职能部门在统一的数据交换平台上，整合为一个高效的信息化系统，形成具有标准、规范、安全、丰富的数据资源，提升人事工作的透明度，提高人事部门的工作效率。

（二）人事信息准确、完整的需要

人事档案的管理部门应该掌握其所有的准确数据。由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误，又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来，提高工作效益。实现人事档案信息化管理，保证了数据的时效性、准确性和完整性，同时也利于人事档案的及时收集、归档。

（三）人事信息管理、高效的需要

是提高档案管理工作效率和档案管理员业务水平的需要。人事档案管理实行信息化，可以实现档案管理的自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入就可以多次反复利用，并在校园局域网内进行数据共享，从而使库房查找变为网络即时检索查询。可大大提高查询信息的即时性、准确性，并为档案工作人员节省了大量时间，提高工作效率。同时，可以使档案管理由单一的实体管理向信息管理与实体管理相结合，由以体力劳动为主向以脑力劳动为主转变，既方便又快捷。

二、高校教师人事档案管理范式分析

目前，高校教师人事档案管理范式主要有统一管理范式、非统一管理范式、电子管理范式、开放式管理范式、“档随人走”管理范式、代理管理范式等。

（一）统一管理范式

近年来，高校教师人事档案部门和广大档案工作者，在档案资源建设，档案信息化建设，档案行政管理，档案工作发展环境，档案利用服务等方面作了大量工作，取得了很大成绩。但是，我们也应该清醒地看到，在计划经济条件下形成的传统档案管理范式与经济社会发展的要求相比，还存在很多不协调、不相适应的地方。高校教师人事档案工作具有政治性、专业性、政策性、服务性等特点，对高校专职管理人员有特殊和严格要求，同时，对档案内容材料的收集整理、分类归档、接收转递等方面也有一定的制度规范。高校教师人事档案统一管理范式就是在高校主管部门的领导与指导下将教师人事档案统一纳入综合档案室或档案馆等综合档案管理机构管理，集中统一和分级管理，以维护人事档案真实、完整和安全的管理范式。《干部档案工作条例》规定：“干部档案管理按照干部管理权限，由组织人事部门建立相应的干部档案管理工作机构进行集中或相对集中管理；干部档案工作纳入全国档案工作管理体系后，各级档案行政管理部门按《档案法》等有关规定，进行宏观管理、组织协调和监督指导工作”。在高校教师人事档案统一管理范式中，要结合高校自身特点，进一步理顺档案行政管理部门与各主管部门专业档案管理的关系，建立以档案行政管理部门为执法主体、各专业主管部门配合的国家档案资源建设监管体制。要按照档案部门集中统一管理档案资源的法律规定，使用高校统一的“数字档案馆室一体化管理系统”软件，将本单位在其工作活动过程中形成的文书、业务、音像、图书、资料等各种门类和载体的全部档案资源整合在一起，建立起完整性、规范化，可共享的档案目录和全文数据库。高校档案馆在实行档案集中统一管理后，要组织编制馆藏档案检索工作，开辟电子政务平台，不断加强档案信息化的基础设施建设，加快传统载体档案信息资源的数字化进程，实现档案信息资源社会共享，确保档案资源整合之后，利用方便快捷，服务规范高效。

（二）非统一管理范式

高校教师人事档案非统一管理范式是指高校教师人事档案不纳入综合档案管理机构管理，而是由组织人事部门或者有关职能部门设立专门的管理工作机构来直接进行管理的范式。高校教师人事档案非统一管理范式有利于高校人事部门或者有关职能部门对人事档案工作的领导与指导，便于有效管理和使用教师人事档案。但是，非统一管理范式在一定程度上存在着高校教师人事档案在增设内容资源的互补、档案管理机构、有关人员以及资源的闲置和浪费等问题。

（三）电子档案管理范式

高校教师人事档案电子管理范式，是指将具有重要凭证价值和保存价值的电子档案与纸质档案同时归档保存和管理的范式。该管理范式具有以下优点：一是电子档案的内容信息与其载体分离，并以数字信号的方式存在于不同的存储空间；二是快捷性、共享性与高密度性。电子档案可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子档案进行组合分类，而且具有使用的多途性，提高了档案的使用价值。但是电子档案原始性及真实性难保证，数据易丢失，存储介质材料易破坏。因此，做好高校教师人事档案电子管理，需要建立健全管理制度。

（四）社会化开放式管理范式

高校教师人事档案开放式人事档案管理范式，是将高校教师人事档案管理部门对外教师信息交流由单一的途径变为多元和开放式的管理范式。采用高校教师人事档案开放式人事档案管理，可以参照教育部学历查询网的做法，建立一个高校人事档案网，由国家按照一定区域统一设立检索准入号码的人事档案管理体系，集中管理和使用各个高校教师人事档案。各高校教师人事档案管理部门可与公安、银行、社会保险等相关部门联合，提供各教师的人事信息和人事材料凭证，按统一的标准统一归档、入网，建立完善的教师人事档案和基本信息资料，实现建档信息管理、服务、综合开发的人事档案新体制，充分实现资源共享、社会公共管理，使高校教师人事档案通行全国。社会化开放式教师人事档案管理范式，可以减少人才流动的环节，更有利于人才的合理流动，促进人才资源在社会中的合理分配和流动，更能确保人事档案的真实性和纯洁性。

（五）“档随人走”管理范式

随着高校人事制度改革的深化，聘用制已经成为人事管理重要方式。因此，高校流动人员不断增加，对流动人员实行“档随人走”的管理范式显得尤为重要。该管理范式保持了高校人事档案的便捷性、完整性、真实性、安全性，不仅能集中反映一个教师的综合情况和现状，更便于其他有关组织和人事部门及时、全面地了解、考察、培养、使用人才。“档随人走”的管理范式可以有效防止“人档分离”现象的发生，使人事管理与档案管理保持同步，达到人事管理与档案管理相一致的目的。

（六）档案代理管理范式

人事代理是伴随市场经济发展客观需要应运而生的新型的人事管理方式，是实现人才合理流动、充分服务社会的手段，是市场经济的人事管理社会化的基本形式。高校教师人事档案代理管理范式是指高校教师人事档案存放于经政府人事部门批准的人才交流服务机构，在其服务项目范围内接受高校委托，为高校提供有关人事服务的管理范式，具有法治化、系统化、专业化的特征。人事档案代理法治化，是指高校和人事代理单位之间以合同的方式进行约束，双方都有明确的权利与义务。人事档案代理系统化，是指人事代理单位或机构的代理业务要广泛和细致，不仅有宏观的人事规划，还要具体到微观的人事管理业务。人事档案代理专业化，是指人事代理机构或代理单位要具有较强和较专业的人事代理业务能力，存放档案的专业技术设备与设施，同时还要具有一定高专业水准的服务。目前，很多高校对编外人员或聘用人员的人事档案归人才交流中心保管，实行人事代理管理范式。即由有关人事档案代管机构或单位来管理其人事档案，在其解聘后或毁约后可以人走档走，也可以继续保留其人事档案由人事档案代管机构或单位来管理，从而有效地克服人档分离的现象和“死档”的产生，以保持教师人事档案材料的连续性和完整性，达到人力资源统一管理的目标。

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（责任编辑：朱 丹）

A Paradigm Study of University Teachers Personnel Files Management under Information-Modernization

CHEN Xiao-hong
（Chongqing Three Gorges University, Wanzhou, Chongqing 404100）

University teachers personnel files management paradigm is a necessity for improvement of the status of university teachers personnel files management, for accuracy and completeness of personnel information,for enhancing efficiency of university teachers personnel files management and the file manager service level. This article, based on the management methods of university teachers personnel files, analyzes and elaborates the management paradigm of university teachers personnel files.

university teachers；personnel files；management paradigm

G270.7

A

1009-8135（2011）04-0143-03

2011-05-22

陈小红（1967-），女，重庆万州人，重庆三峡学院人事处馆员，主要从事人事档案管理研究。