会计机构出纳岗位监控的缺失与完善

河南省工商行政管理学校 黄春胜

会计机构出纳岗位监控的缺失与完善

河南省工商行政管理学校 黄春胜

会计机构出纳岗位现状

（1）出纳岗位的设置。在会计机构中对经管货币资金设置的出纳岗位有两种形式，一是只设置一个出纳岗，该工作人员既负责现金业务的收支又负责银行存款业务的收支；二是分别设置一个现金出纳岗和一个银行存款出纳岗，由两人分别经管现金和银行存款的业务收支。

（2）货币资金的收支。现金的收支由出纳人员根据有效的原始凭证直接收支，并且有相当一部分单位现金收支的记账凭证也是由出纳人员在收支现金后编制，并据此登记现金日记账。银行存款的收与支也是由出纳人员一人来办理，并负责编制银行存款余额调节表。

（3）出纳岗位的固定性。由于出纳的工作岗位具有自身的特殊性，在很多单位里一般是不经常更换的，甚至有些单位的出纳工作人员能从开始做这项工作一直到退休为止都不更换工作岗位。

出纳岗位监控存在的缺失

（1）工作流程不合理。出纳人员收支货币资金都是直来直去，没有什么特殊的防范环节，一切“工作”都能顺利进行。如开票和收款都是由出纳一人来完成，发票、收款收据用完后自己去购买。对发票的使用，特别是对收款收据的使用，一些单位的财会部门既不采用复核制，也不采用消号制，甚至有的单位出纳人员可以同时使用若干本收款收据。

（2） 出纳人员的职权过于集中。早在2001年6月22日，我国财政部就颁布了《内部会计控制规范──货币资金（试行）》的通知，在第二十二条中明确规定，“单位应当加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应由专人保管，个人名章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。”实际情况却是有相当一部分单位的全部银行预留印章都是由出纳人员一人保管，不仅掌握着各种各样的印章，同时还掌握着各种各样的银行票据，随时随地都可以“工作”。

（3）不相容的业务混做。出纳人员在工作中，不该做的工作也做，比如，银行存款余额调节表的编制。本来出纳人员的职权就够大了，再加上由出纳来编制每月的银行存款余额调节表，又没有专职人员来核对，编制后的银行存款余额调节表又由出纳人员暂时保管，年终才装订成册移交档案部门。

（4）监控制度空白。依据会计法律制度的规定，会计机构应根据本单位的特点和管理要求，制定出适合于本单位的会计制度。虽然会计法律制度这样要求，但大多数单位都因种种原因没有做到位，制度不健全，不单独设置内部会计监控制度。

强化会计机构出纳岗位监控

（1）现金的内部监控。具体而言：一是发票和收款收据的使用应有专人负责购买和保管，领用时要登记数量和起止号码。对已开出收款的发票和收款收据在审核人员审核记账凭证时应采用消号制，并逐笔登记金额，对其缺号的票据在收回核对发票和收款收据时，应认真核查是否已全联注消作废，以确保单位所收现金全部登记入账。二是对出纳人员经管的现金要制定出严格的库存限额，以防制意外事件的发生。并定期不定期的由单位内部审计部门或类似机构对出纳人员经管的现金进行核查，以防止挪用、白条抵库、现金短缺等违法事项的发生。三是现金收支的记账凭证应由专职的会计人员根据有效的原始凭证编制，经审核统一编号后再由出纳人员据此收支现金。这样出纳人员在收支现金后才能及时依据收付款记账凭证登记现金日记账，做到现金日记账的日清月结。

（2）银行存款的内部监控。具体而言：一是单位在正常的运行中是不允许超过国家规定多开设银行账户的。但在实际工作中，自收自支的事业单位和企业往往会因本单位的私利，通过种种手段在金融机构超过国家规定多开设银行账户。这虽然可以给这部分企事业单位带来工作上的便利，但同时也给一些思想不健康的工作人员带来可乘之机。所以，各单位的行政领导不要因本单位的私利，使单位内部的资金在不知不觉中流失。二是银行印鉴章的监控。银行印鉴章一般在两枚以上，由财务专用章、本单位行政领导人的私章和出纳人员的私章所组成。这三枚章应分别保管，也就是在签发银行票据时应由两人同时在场。三是银行票据的使用与管理。不管是现金支票还是银行转账支票，都必须在使用的当时加盖银行印鉴章，不得提前预盖。票据的签发和票据的保管应由两个人负责，不得兼容。四是银行存款余额调节表的编制。银行存款余额调节表的编制不应由出纳人员来编制，应由专职的会计人员根据每月的银行对账单和出纳人员经管的银行存款日记账逐笔核对编制，并作为会计资料装订在本期的会计凭证中。

（3）其他货币资金的内部监控。具体而言：一是外埠存款。外埠存款是指单位在异地银行开设账户存入的款项，具有临时性的特点，最长时间为2年，在特殊情况下还可以支取现金。对外埠存款临时开设的账户，在经济业务完成后应及时消户结清余额，并指定专人对此账户进行核查，以保证货币资金的安全完整。二是银行汇票、银行本票是一种专款专存的结算方式，是出票人在出票后，由持票人持票到结算单位办理结算手续。对其监控应重点放在结算期内票据的回收上，以防止在较长的结算期内票据出现纰漏。三是存出投资款是单位为充分利用暂时闲置的资金，获得比存入银行利率高的收益而投放在证券市场上的那部分资金。由于这部分资金的主要目的是为了获得有价证券的买卖价差，其特点具有很强的活跃性，在资金的活跃中应加强资金的回笼和收益的记录。

完善出纳岗位内部监控制度

（1）制度的制定。制度的制定应在国家颁布的《企业内部控制基本规范》和《会计内部控制规范──货币资金》的基础上制定出适合与本单位的《出纳岗位内部监控制度》实施细则。具体内容应包括五个部分：实行岗位分工制度，货币收支监控制度，票据印章分管制度，盘点核对控制制度，人员定期轮岗制度。

（1）制度的执行。制度的执行是制度内容得以贯彻的关键所在。一个好的制度如果不去贯彻执行，再好的制度内容也不能起到应有的作用。所以制定了的制度不能如同虚设，应创造环境积极贯彻执行，具体实施方法应为：在会计机构内部认真学习单位内部制定的《出纳岗位内部监控制度》实施细则，让每一位会计人员都知道《企业内部控制基本规范》等法律法规对会计工作行为规范的重要性；制度的执行应形成一个长效机制，如什么时候核查货币资金结存余额，什么时候轮换会计工作岗位，都应严格按照制度规定的时间表进行，对制度的执行让每一位会计工作人员都形成一个自觉的行动；领导认真对待，制度执行的好坏与单位领导的关心、支持和要求是分不开的，领导的关心是制度执行的契机，领导的支持是制度执行的动力，领导的要求是制度执行的目标。