电子档案与纸质档案并存之探讨

卢湘

（天津职业技术师范大学 天津 300222）

电子档案与纸质档案并存之探讨

卢湘

（天津职业技术师范大学 天津 300222）

随着网络技术的发展，对档案信息的管理无论内容还是方法都发生了深刻的变化。本文分析了电子档案与纸质档案的特点，阐述了电子档案与纸质档案因各自优势而并存和发展的必要性，并提出在新形势下更好地发挥两者各自的优势。

电子档案；纸质档案；并存

档案是人们在社会实践中直接形成并被有意识地保存下来的物质与精神文化财富。长期以来，纸质文件作为档案的主要载体被保存、利用。当今，随着办公自动化和电子信息技术的发展，电子档案应运而生，形成了与纸质档案共存互动的局面。探索电子档案和纸质档案的同步管理，对建立与发展档案信息网络信息共享、充分利用档案信息资源有着重大意义。电子档案在存储、输出、处理等方面具有纸质档案不可比拟的优越性；而纸质档案的耐用性和安全性决定了其存在的价值。这两类档案有着各自的特点，它们将共同存在、共同发展。

电子档案与纸质档案的特点

（一）电子档案的特点

电子档案是由电子文件转换而来的，电子文件的归宿是电子档案，所以，电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件。电子文件可以利用计算机进行文件登记、分类及原文扫描；电子文件为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件，但它难以保证文件的原始性、真实性和凭据性。电子文件存储密度高、容量大、体积小，通过互联网技术可以在极短的时间、任意地点进行查阅。

电子档案可以实现多人同时共享、利用档案信息。电子档案信息存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。电子档案可以利用档案管理系统完成数据库的建立、修改、删除，数据管理，整理编目，检索查询，安全保密，原文检索等工作。

电子档案利用快捷方便，然而也带来了一些新问题：电子档案的信息易于更改、不留痕迹；易于复制、传输；易出错、消失；电子档案必须借助计算机才能阅读，比较容易被病毒感染。

（二）纸质档案的特点

纸质档案的载体是能看得见、摸得着的物质，具有原始性、真实性的特点，是电子档案所无法比拟的。纸质档案一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者便永远结合在一起。由于纸质档案保留了手写原稿,因此有证可依，可信度高，被篡改可能性小。比电子档案稳定性高，安全性高，不用担心中病毒。

在进入网络时代的今天，纸质档案的时间性、灵活性不能满足具体工作的要求，档案信息共享程度低、信息处理的广度和深度也往往达不到需求，且存放需要的空间较大，加之受空气、阳光、温度、湿度的影响，纸质档案对于保存环境的要求较高，同时需要做好防火、防盗等工作。

电子档案与纸质档案并存的必要性

所谓电子档案与纸质档案并存，就是指在同一个档案馆（室）内，归档的同一种档案信息内容，在较长一段时期内既要保存电子档案，又要保存纸质档案，就是在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或把一些利用频繁需要传输联网的已开放的纸质档案转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。

档案的基本属性是“原始记录性”，归档文件必须存定稿原件，而纸质文件是唯一具有原始性、真实性的文稿，必须归档。而电子档案的原始性和合法性不易确认，因为电子档案中的信息是可以流动的，人们可以不留痕迹地对电子文件中的信息进行修改、复制甚至删除。而纸质文件一旦归档，再进行任何修改或篡改都会留下明显痕迹，因此，目前法律界把纸质文件认定为最佳证据，有着电子文件不能取代的法律凭证作用。纸质文件归档要求两份定稿、一份底稿一并归档，文书处理程序一旦结束便可直接归档。在提供利用时，不需要依靠任何其他设备，便可实现调卷、查阅功能，而电子档案则必须借助计算机才可以实现，同时还要做好相关软件的管理。

如今，电子文件已经实现从文件的起草、审核、签批到文件的流转、传递、发送的全过程，有逐渐替代纸质文件的趋势。但是，由于电子文件在证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在着一些问题，而传统的纸质档案管理经过多年的实践和完善，已形成一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法，所以，纸质档案的存在是十分必要的。虽然电子档案在向社会提供服务中与纸质档案相比具有明显优势，但并不说明电子档案可以取代纸质档案，纸质档案具有自身的优势，仍具有继续存在和发展的生命力。

电子档案与纸质档案的优势互补

从档案信息存储上看，电子档案大于纸质档案。电子档案有信息存储的密度大、容量大、体积小的特点，大大节省了库房存储空间，解决了档案保管与存储空间的矛盾。

从档案信息处理上看，电子档案快于纸质档案。电子档案信息可以直接由计算机进行处理，省去了传统档案工作中的立卷、整理等环节，节省了时间，大大提高了电子文件从形成档案到为用户提供服务的速度。

从档案信息服务上看，电子档案优于纸质档案。电子档案可操作性比较强，使用者通过对电子档案的分类、统计、汇总，可选定所需档案并打印出来，还可对电子档案进行拷贝复制。纸质档案无法像电子档案那样不受限制地打印，只能复印，其效果难以和打印相比。

从档案信息利用上看，电子档案高于纸质档案。网络化时代，快捷、迅速地检索、提供已成为档案服务的发展趋势。电子档案还可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能。用户不需要到档案馆（室），在任何地方的联网计算机上都可以利用档案馆（室）开放的档案，提高了利用率，方便了用户。而纸质档案的利用，用户需亲自到档案馆（室）查找、阅读，无论从方便程度，还是从使用效果上看，都不及电子档案。

从档案的真实性来看，纸质档案优于电子档案。纸质档案具有原始性、真实性的特点，这是电子档案无法比拟的。档案的基本属性是 “原始记录性”。纸质档案体现着具体责任人的意志，是唯一具有原始性、真实性的文稿，必须归档。而电子档案在形成和使用过程中，如果不采取控制措施，极易不留痕迹地改动档案信息，档案的真实性得不到确认。

从档案的凭证作用来看，纸质档案有着电子档案不能取代的法律凭证作用。纸质档案一旦完成，再进行任何修改或篡改，都会留下明显痕迹。因此，目前法律界把纸质档案认定为最佳证据。当人们需要获得法律援助时，除了在网上搜寻有利的信息外，还要索取不易被篡改的档案实体原件作为原始凭证。这一社会功能的有效发挥，非纸质档案莫属。而电子档案中的信息是可以流动的，它的原始性和合法性不易确认，人们对电子档案中的信息可以随意进行修改、复制甚至删除，而且不留痕迹。电子档案这种易变的特点，使档案的法律凭证作用得不到保证。

从档案的耐久性来看，纸质档案强于电子档案。纸质档案安全性和耐久性的特点决定了纸质档案将永远是归档的载体。纸质文件手写底稿的归档要求必须使用碳素墨水或蓝黑墨水书写；定稿要求必须是经过一体化油印机印制而成。以上字迹材料均符合永久保存的载体要求。只要做好档案的保护，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。而电子档案存储介质的物理寿命（保证存储的数据不丢失的时间）远远比不上纸张，磁性载体的氧化和变质、磁场的影响很容易破坏磁介质上存储的数据，直接影响信息再现。据测试，机读磁带、唱片、硬盘的寿命仅几十年，其中磁带至多 20年，寿命最长的是CD－ROM，但也只有30年左右。要想延长数字化信息的保存期限，只有不断地重新复制。可见，无论是耐久性还是安全性，纸质档案都是电子档案无法取代的。

从档案的珍藏价值来看，纸质档案以其丰富的历史档案和珍藏的孤本原件可供有关社会人士观赏，充分发挥档案珍品的社会价值。尽管凭借计算机从网络上也可以搜寻、阅读多媒体珍品信息，但从观赏、品味的角度来讲，人们更看重珍品的实体原件。在人民生活水平、文化素养不断提高的现在和将来，这一社会需求将日益突现。

从档案的独立性来看，纸质档案的单一属性使它在归档、使用过程中具有较强的相对独立性。纸质档案归档要求两份定稿、一份底稿（含发文稿纸）一并归档。在提供利用时，不需要依靠任何其他设备便可实现调卷、查阅功能。电子档案对软、硬件具有依赖性，它的制作、处理及归档后的管理都必须借助计算机系统才能实现。

在当今信息化社会，纸质档案与电子档案在当前及以后相当长的一个时期将互为补充、长期并存。纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档案保存反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优势。这样，电子档案和纸质档案相辅相成、相得益彰，为社会大众提供丰富多彩的档案服务发挥各自的作用。

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G717

A

1672-5727（2011）S0-0133-02

卢湘（1955—），天津市人，天津职业技术师范大学副研究馆员，研究方向为档案管理。