在档案管理中引入二维条码技术的构想

李丽芬

（南宁市横县人才交流服务中心，广西 南宁 530300）

在档案管理中引入二维条码技术的构想

李丽芬

（南宁市横县人才交流服务中心，广西 南宁 530300）

文章分析了在档案管理中引入二维条形码技术的可行性，进而阐述了二维条形码技术的优越性，提出二维条码技术在档案管理几个环节中的具体应用展望。

档案；档案管理；二维条码

如何优化档案管理水平一直是档案工作者不懈的追求，当前，二维条码已成为全球应用广泛的信息自动识别技术之一，它作为信息的另一种表示形式，是实现文件、档案等信息的存储、携带、传递并识读的理想手段，将之引入档案管理中，可以有效地提高档案管理水平和效率。下面，笔者主要从可行性、优越性、应用设想三方面就在档案管理中引入二维条码技术进行探讨。

1 在档案管理中引入二维条形码技术的可行性分析

从档案管理自身角度来看，长期以来，传统档案管理普遍存在如下问题：一是档案工作者主要围绕录入档案条目方面展开工作，原始档案先标注，再录入数据库，再进行几遍校对，要花费大量人力物力；二是档案在借出、使用、归还过程中，涉及诸如需要提供多少卷档案、档案经谁手调出、由谁借走、取走的时间等一系列问题，内容繁杂，看错写错屡见不鲜。而从2000年起，随着档案以“件”为整理与保管单位的普遍实施，档案数量剧增，在借阅、库房清点、统计等主要环节上漏登、错登、错位、丢失的现象大增。当前，即便已使用计算机进行管理，但效果仍差强人意。有测试表明：用键盘输入用户名、单位及档案名（代号）所需的时间与传统的由用户在借阅帐本上手工精记相比，每借100份档案可省14 min，平均每份省时8.4 s，归还时可省5 min，平均每份档案省时3 s。速度虽有明显提高，但仍不能令人满意。行家们指出，《档案借阅微机管理系统》在借还这一流通管理环节上仅是模拟长期以来传统借还的工作方式和过程，没有质的飞跃，因此找寻更为优化的管理途径，极为必要。

从二维条码技术方面看，二维条码突破了一维条码表达的信息量有限（最多可表示30多个字符）、依赖数据库的局限性，能够在横向和纵向两个方位同时表达信息，很好地解决了一维条码不能解决的问题。以 PDF417码为例，二维条码具有如下优点：信息容量大、可容纳的信息种类多；对数据库的依赖性弱；误码率低，可靠性高；纠错能力强；保密性好。档案管理职责之一即维护档案的完整和安全，二维条码的特性既适应了档案信息化的需求，能实现档案实体管理与档案信息化的一体化，又能实现对档案的实体动态管理和有序管理，以确保档案实体的安全，因此可以说，二维条码技术非常适用于档案管理。

2 在档案管理中引入二维条形码技术的优越性分析

在档案管理中引入二维条码，其实质是将纸质文件、元数据、电子文件封装在一起，即先将电子文件及其元数据信息存储在二维条码中，再将二维条码打印在电子文件对应的纸质文件上，形成电子文件、元数据、纸质文件封装在一起的纸质电子档案，接着，通过扫描设备扫描纸质档案上的二维条码，最后对扫描得到的二维条码进行解码，还原出对应的电子文件及其元数据。其优越性具体表现在以下4个方面：

2.1 能实现纸质档案与电子档案的同步管理

进入20世纪90年代，电子文件迅速和大规模出现在社会生活的各个领域，档案进入信息化时代。但因种种原因，如电子档案的证据作用和法律效力的不确定性、部分纸质档案具有重要的人文价值等因素，各类档案机构在对纸质档案进行数字扫描等信息化处理后，其原件仍须全部保存，甚至“无纸化办公”形成电子文件后，也要以纸质形式备份，档案“双套制”管理普遍存在。纸质档案历史悠久，档案部门对其的管理自有许多行之有效的方法，在档案管理中引入二维条码，形成纸质电子档案的技术，相当于在电子档案管理系统与纸质档案管理系统间建立了通道，方便人们容易地从一种档案找到相同内容的另一种档案，为档案人员对纸质档案和电子档案的统一管理提供方便。

2.2 能提升档案信息录入的效率及质量

在办公系统中加入二维条码生成控件，将文件的著录信息生成标准的二维条码，档案馆（室）只需使用扫描设备读取文件上的二维条码，就可在几秒钟内轻松地将文件的文件号、标题、主题词、发文单位等基本属性自动输入计算机数据库管理系统，无需考虑网络、软件对接等问题，高效便捷。且二维条码一次生成，能有效避免工作人员数据录入出错的问题，确保了著录信息的准确。

2.3 能有效解决电子档案易更改的问题

电子档案极易失真，如将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案还可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹，而若遇到“黑客”攻击以及用户根据利益需求任意取舍甚至篡改信息，都将直接损害电子档案的安全。而将电子档案转化为二维条码，再打印到纸张上，形成纸质电子档案，便能封存电子文件形成的原始状态信息。由于二维条码一经生成不可改动，便有效解决了电子档案易更改的问题，确保电子文件的真实性。

2.4 可实现电子档案的长期保存

电子档案的长期性问题也极为重要，即如何通过适当的技术手段，使档案数据在长久的保存中不致丢失。而采用二维条码技术，将电子档案固化在纸质介质上，相当于电子档案的载体与纸质档案相同，纸质电子档案携带方便，不怕折叠，既能长期保存，又能复印传真，做更多备份。同时，二维条码还有强大的错误修复能力，即使没有妥善保管好载体，但只要破损面积低于整个条码符号的50%，都能通过技术手段进行数据恢复。

3 在档案管理中应用二维条码技术的设想

3.1 应用于档案计算机著录

随着信息技术的发展及信息量的爆炸式增长，如何有效地开发利用档案信息资源，为用户提供高效服务成为档案部门须解决的首要难题，而档案著录是解决此难题的有效手段，只要实现著录工作标准化、高效化，就能满足开发利用档案信息资源的要求。而档案著录工作量大，技术性强，在著录过程中，常因著录人员的观点、方法、经验和专业知识、技术水平等方面的因素，对同一份档案可能选取不同的检索标识，甚至对于同一著录人员来说，在不同时期内，对同一份档案的著录结果也可能不同。这种不一致性给以后的检索工作带来很多麻烦，导致档案信息资源无法得到共享。档案存在分发、上交、汇交等环节，同一份档案可能会在多个馆藏单位保存，因著录数据无法进行有效共享，同一份档案，各单位都需重新进行著录，严重影响了档案利用的经济效益和社会效益。而在著录工作中运用二维条码技术，能大大减少重复劳动量。笔者认为，基于二维条码技术的档案著录系统，应包括档案著录信息采集和二维条码读写两个模块，且这两个模块是可逆的，即既可通过对档案著录信息的采集生成二维条码，又可通过扫描二维条码来生成著录信息。这样档案形成单位的档案管理部门在著录具体的一件档案时，按照标准规范，将档案的题名、责任者、编制单位、语种、国别等应著录的项目著录齐全，并将著录信息形成二维条码黏贴于档案之上即可，此后，该件档案则无需进行重新著录，只需用扫描设备对条码进行扫描，就能生成该件档案的著录信息，既节省了时间，又提高了工作效率。

3.2 应用于档案借阅服务

档案借阅工作是档案利用工作的主要形式，目前来说，档案的借阅服务一种是手工借阅，一种是通过一维条码＋后台数据库的方式进行借阅。目前，大部分单位已基本摒弃手工借阅服务方式，但因一维条码只能对档案进行标识而无法对其进行描述，该借阅服务方式对数据库和网络的依赖性非常强，若数据库和网络出现故障，一维条码就变得毫无意义，且若一维条码存在污染、磨损等情况，就很难被正确识别。而二维条码信息容量大，可实现对所标识物品的描述，因此在借阅工作中引入二维条码技术，基本可放弃对数据库的依赖。在借阅服务工作中，可将用户的相关信息也进行采集并形成一个二维条码，在具体借阅工作中，将扫描得到的用户信息与其借阅的档案信息进行关联就可完成借阅工作，无需网络和数据库的支持。且二维条码纠错能力强，可克服档案因利用造成的条码损害而无法识别的问题。

3.3 应用于档案的上交、汇交

档案的上交、汇交工作如下：在上交、汇交时间期限届满前，上交人、汇交人将需移交的档案进行整理、清点、手工或通过表格处理软件填制上交、汇交档案清单；接收单位档案部门据清单一一核对、清点，无误后双方签字，完成上交、汇交工作。该方法在上交、汇交的档案数量较少时尚可使用，但当档案数量庞大时，则需移交方和接收方花费大量时间进行清点、核对，且容易出错。而引入二维条码技术，移交方只需先整理好所要上交、汇交的档案，再对档案著录后黏贴在其上的二维条码进行扫描，即可得到每件档案的详细信息，按照特定的规则从扫描得到的信息中选取适当的字段编制清单供领导审批，审批完毕后将需要上交、汇交的档案移交给接收方，而接收方也无需再一一核对档案，只需在清点的同时利用扫描设备读取二维条码，按照同样的规则即可现场生成清单，完成交接，既省时，又高效。

据文献记载，早在1992年档案界就对条码技术在档案管理方面的应用进行了研究，目前，二维条码技术已发展得比较成熟，但由于二维条码的生产和识读问题，其在档案管理方面的应用尚不完善，二维条码在档案管理中得到真正的应用，还有一段路程要走，仍需大家的共同努力。

Introduces the Two－dimensional Bar Code Technology in the Records Management the Conception

Li Lifen

The article analyzed has introduced the two－dimensional bar code technology in the records management the feasibility, then elaborated two－dimensional bar code technology’s the superiority, proposed the two－dimensional bar code technology in the records management several link’s concrete application forecasts.

file; records management; two－dimensional bar code

G271

A

1000－8136（2011）06－0097－02