浅谈如何加强人事档案管理

李兆丹

（吉林省地矿勘察设计研究院，吉林 长春130000）

浅谈如何加强人事档案管理

李兆丹

（吉林省地矿勘察设计研究院，吉林 长春130000）

随着人事档案管理体制的变革，现代信息技术在档案管理领域的广泛应用，档案信息资源的开发利用是整个档案工作的终极目标，要衡量档案部门的工作绩效，就是要看静态的档案信息资源产生了多大的动态效应。

人事档案；知情权；信息化

1 档案是历史的真实记录，是各项事业发展的基础

（1）随着社会的发展、信息技术的进步，把档案看成文件库的传统认识正在被记忆库和知识库的认识所取代。档案在被社会各界的利用过程中产生经济效益和社会效益，发挥着它的潜在价值。做好档案工作，不再仅仅是保持档案资料的齐全和安全，更要做到资料的完整性、管理的规范性、利用的有效性，以便更好地服务企业、服务社会。

（2）当今社会是科学技术空前辉煌和科学理性充分发展的时代。正是基于物质科学、生命科学和思维科学等的突破性进展，人类创造了超过以往任何一个时代的科学成就和物质财富，为世界文明进步的新飞跃奠定了坚实基础。当今社会由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通讯技术的结合，形成了信息技术产业。信息的交流和传播突破了时空限制，在全球范围内改变了人们的工作、学习和生活方式，其对经济、社会的影响与300多年前的工业革命相比有过之而无不及。

（3）档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性，加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源，管好用好档案，对资源开发起着重要作用。

现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理是单位协调、有序、高效运行的有效保证。

2 实现档案信息化建设的必要条件和保障措施

档案信息化建设要紧紧跟随世界信息化潮流，各级政府要加大对档案信息化基础设施建设投入的力度，以信息技术改造传统档案管理模式，建设档案信息基础设施和应用系统，共同开发和利用档案信息资源，实行“基础先行、适度超前、重点突出、试点推进”的方针，制定规划，继续推进办公自动化，逐步实现无纸化办公，搞好技术创新，实现跨越发展。

同时，档案信息化法制建设也是一项紧迫的工作。我们应按先易后难、先单项后综合的原则，对急需解决的问题进行研究，加快立法，提出立法思路和框架，配合有关部门制定适应档案信息化发展需要的法规体系。研究制定《档案信息安全管理办法》和吸引信息化人才、资金政策等方面的法规规章，并着手准备行政复议、行政诉讼应诉工作。只有观念创新，才能制定适应发展以知识为基础的、网络化的、新档案形势需要的、新法规，开创档案信息化的新局面。

综上所述，档案信息化的建立和运作，对于目前档案发展的管理模式来说，无疑是较大的挑战，因为这牵涉到工作方式和观念的转变，甚至需要对现有的业务流程进行重组。但最重要的是档案管理信息化的实现给档案事业带来了重大的发展机遇。

3 遵循安全性原则，迎接网络环境新挑战

网络环境下，信息在产生、处理及传输的过程中，时刻处于一个开放的状态。任何人通过信息高速公路中任一节点、任一终端都可以查阅到相关人事档案信息。

（1）人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。我们要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，应做到档案内部局域网通VYN与外网连接，以保证安全。访问电子文件采取控制技术，对单位的档案资源，采用身份认证技术，防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”：一个是公开的加密密钥；另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件时，使用收方的公开密钥，收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者，在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍，阻止对本机构信息资源的非法访问。为了安全，在计算机上设置只能读取状态而不能对软件、档案做任何添加、修改，防止档案的失真。

（2）人事档案利用是人事档案工作存在和发展的动力和源泉，离开了人事档案利用，人事档案工作就失去了存在的意义。人事档案工作必须强化公众服务和以人为本的理念，向社会敞开大门，为社会公众提供更多的人事档案文化产品和个性化的服务方式。让档案以各种形式真正从人事档案库房内“解放”出来，积极融入老百姓的生活，这样才能增强民众对人事档案的亲和力，逐步改变社会对人事档案概念的认识偏差，进而凸显人事档案的文化属性。

（3）人事档案信息化对保障人事档案知情权的促进作用。人事档案管理模式需要进行改革，人事档案提供利用制度应与时俱进，在遵守国家相关法律法规的同时，把有利于广大人民群众作为管理工作的出发点和落脚点，保护公民了解人事档案信息的知情权，增加透明度，放宽服务对象。人事档案管理工作应以人为本，对人事档案信息数据库中的一些非保密信息，如出生年月、参加工作时间、入党时间、学历、职称、年度考核情况等向个人开放。首先，应允许个人知道自己档案的目录内容，知道自己的档案袋里究竟放了些什么。其次，应允许向个人开放人事档案信息中的部分内容。查档人员利用计算机在不接触原始人事档案的条件下查阅档案，不仅可以提高查阅档案速度，还有利于保护人事档案实体本身的安全。

Discussed Shallowly How to Strengthen the Dossier Management

Li Zhaodan

Along with the dossier management system’s transformation, the present information technology in the records management domain’s widespread application, file information capital the source’s development use is the entire file work ultimate objective, must weigh the file department’s work achievements, is must look that static the file believed the rest resources to have the big dynamic effect.

dossier; right to know; informationization

G271

A

1000－8136（2011）06－0093－02