浅析高速公路档案管理

田 波

（山西省朔州路桥建设有限责任公司，山西 朔州 036002）

1 前言

随着国民经济的不断提高和深入发展，我国的高速公路建设也进入了一个高速发展阶段。全国已拥有398万km高速公路，山西省的总里程已突破3 000 km。

大规模的高速公路建设产生了大量的工程档案。高速公路工程档案是高速公路质量管理的一个重要方面，是高速公路工程施工管理、竣工验收、检验工程质量的重要凭证，做好工程档案资料的收集、整理、归档工作，为高速公路项目的建设（新建、改扩建）、使用、养护工作提供准确、真实的依据。

高速公路工程档案是建设过程的真实反映。它包括各种施工组织设计、施工原始及隐蔽工程记录、工程质量检查、验收记录和报告、测量量测记录和报告、试验检测记录和报告，工程设计、变更申请和批复，开（交、竣）工申请和批准，竣工图表等。真实的档案资料是一个工程项目的历史，是一种重要的共享资源，从提出项目建议、可行性研究、规划设计、地点选择、材料准备、工程施工等的全过程。通过档案积累有利于工程建设的管理、监督。

2 档案管理现状与问题

2.1 从上至下缺乏档案管理意识

对高速公路工程而言，构造物本身是领导关心、社会关注的一个“硬件”；工程资料却是易被忽视、可有可无的“软件”。因此在建设过程中，把抓进度、抓质量、抓关键目标的实现作为首要任务，往往是到面临验收，才想到工程资料，于是开始抽调人员，加班加点进行突击，以致造成工程资料“缺胳膊少腿”的现象。工程管理人员认为档案资料就那么回事，走个过场形式，甚至编造假资料。

2.2 没有及时规范档案管理制度

建设单位必须在工程初始起步时，严格按照规定建立档案管理体系，并要求施工单位照其履行实施，将工程竣工资料的编制规定和实施细则及早下发施工单位。在实际施工过程中，各施工单位虽然建立了一些资料管理方面的制度，但一般不够健全，无法保证资料整编有效开展，竣工资料的编制规定往往是从上一个项目带过来的，与新承建项目不一定匹配，极容易给编制造成困难，不做不能，做无标准。许多档案员有过这样的经历：一道施工工序的资料整理了4~5遍还没定型，更有甚至都快交工了编制规定才下来；比如一个标段5 km的路基工程量，按每千米形成案卷10盒，5 km50盒，500页/1盒，共25 000页，再加上返工（4~5遍）浪费的，那就是125 000页。这相当于25箱A4纸，每张表格必须手写填满，可想而知这个工程量是很大的。档案管理资金大量投入，竣工资料却是一塌糊涂。

2.3 工程档案人员不具备过硬素质

施工单位、监理单位相关人员具有公路工程的专业知识，缺乏档案管理专业的知识，两种知识不能有机结合，从而直接影响着高速公路档案管理工作的效率和质量。

3 做好档案管理工作的措施

如何改变高速公路建设发展与高速公路档案管理的现象，使两者紧密结合、同步进行。

（1）明确项目档案管理的分管领导及各部门职责分工，将档案管理内容列入相关领导、部门、人员的职责范围，履行工程建设各阶段档案管理的职责义务。加强施工过程的监督和指导，完善档案管理工作。尽早发现问题，及时解决问题，坚决杜绝只施工不形成资料或形成资料不及时整理的现象，将资料的遗漏补缺现象制止在初期。在施工质量检查的同时，把档案资料的收集、整理、归档工作作为主要的考核内容，在每个阶段考核中开展专项检查评比，奖先罚后，以此来增强参建单位、人员的档案质量意识。建立经济奖罚责任制，将经济利益与负有归档责任的单位和个人挂钩，促使他们认真履行归档职责，针对归档拖拉现象，制定扣罚超期款的办法，使工程档案能够及时归档。

（2）从制度上、源头上抓好工程资料的形成和管理工作。在工程建设伊始，就应以《档案法》为依据，按交通运输部《公路工程竣工验收办法》《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》《高速公路建设项目案卷质量标准》并结合建设项目管理的特点，编制《高速公路档案资料管理规定》《高速公路建设项目档案分类编号规则》，在工程施工阶段，组织专业人员编制建设项目具体实施情况的《高速公路竣工文件编制办法》，明确档案资料的收集、整理内容和质量要求，档案材料的组卷方法与要求，制定案卷的编制、编目、装订、保管等方面的详尽规定。对档案资料在形成过程中的填写质量要求和完整齐缺进行有效控制。通过制定和落实管理办法，统一标准要求，及时指导施工、监理单位，不仅使档案宏观管理有章可循、规范进行，而且使归档工作人员能够有条不紊、轻松完成。

（3）提高参与人员的业务素质是做好档案管理工作的前提。当前多数工程档案人员以兼职为主，专业水平有限。在工程建设的初始阶段，就应有计划、分期分批地对高速公路的参建人员进行档案业务、质量标准知识的培训，通过针对性的学习，使得高速公路档案管理人员熟悉各项业务知识并将其灵活运用于高速公路档案管理工作中，从而实现一流的工程质量、一流的工程档案目标。

[1]付巧彬，浅谈高速公路工程档案管理，华东公路，2005.5.

[2]褚昆，浅谈高速公路档案管理，宁常项目部.