对开发科技档案信息资源的思考

刘 玲

（哈尔滨哈投投资股份有限公司供热公司 黑龙江 哈尔滨 150000）

对开发科技档案信息资源的思考

刘 玲

（哈尔滨哈投投资股份有限公司供热公司 黑龙江 哈尔滨 150000）

随着改革开放的不断深入和社会主义市场经济体制的日臻完善，企业成为市场的主体，承担着生产经营和新产品科研开发的任务。科技档案工作是企业基础工作的重要组成部分，对提高企业素质、提高经济效益、促进企业发展有着直接的作用。

一、企业科技档案工作的现状

领导重视与否，直接影响档案工作的成败。《档案法》颁布实施以来，企业领导的档案意识不断提高，不仅在经费比较紧张的情况下对档案部门给予人财物方面的大力支持，而且对档案工作不断提出新的要求，促进了企业档案工作的发展。

但也应看到，还有一些企业仍然用看门守摊的标准对待档案工作，档案工作中存在的困难和问题难以给予解决；对上级档案部门开展的业务培训不积极参加，甚至对档案部门正常开发展的业务检查、指导和监督工作持不欢迎态度等，影响档案工作的开展和工作质量的提高。究其原因：一是企业经济效益差，困扰档案工作。企业亏损，经营状况不良，经济效益滑坡，资金得不到落实，人员变动频繁，身兼多职。因职工下岗分流，许多有经验、年富力强的档案业务骨干被一刀切，使档案人员出现断代现象。导致档案工作无法正常开展，直接影响了档案工作的发展。二是企业体制转型多种多样，内设机构不一，也影响档案工作的开展。由于企业的改制和转型，多种经济并存，企业的性质、规模、经营方式多种多样，造成档案所有者的多元化，给企业档案工作的统一管理带来困难，等等。

二、充分开发利用科技档案信息资源，促进企业发展

社会主义市场经济需求的瞬息万变，企业的决策成为企业管理的核心和最基本的职能。企业的决策者作出的决策正确与否直接关系到企业的盈亏和兴衰。科技档案信息是科学决策的基础，全面、系统、准确的科技档案信息是作出切合实、正确决策的依据。因此，企业科技档案工作必须围绕企业发展而丰富和深化工作内容，挖掘档案信息资源，改进服务方式，以适应企业发展的需要。

1.拓宽档案收集渠道，丰富馆（室）藏。档案部门的各项基础业务建设，是以丰富和开发档案信息资源为中心而开展工作的。如果不具备丰富的馆（室）藏、先进的检索手段和多样的服务方式，那么开发档案信息资源是无源之水、无本之木。要加大档案信息资源的开发力度，必须采取一系列行之有效的措施，进行搜集、加工整理、编目储存等工作。只有丰富的馆（室）藏，门类齐全完整，才能更好地开发档案信息资源，有效地提供利用。这就要求档案人员主动走出馆（室）门深入到职能科室、生产第一线进行收集，主动与企业的科研、设计、技术、营销等工作人员加强联系，及时收集有价值的档案资料。尤其要注意收集企业产品占有率、产品质量、技术性能，企业竞争对手信息和报刊上的金融、经济、商务信息，充实档案内容，为开发档案信息夯实基础。

2.实行档案、信息、情报一体化管理。档案是企业各项活动的真实记录，属于内部信息，而信息、情报大都属于国内外公开或不公开的外部信息，这些信息，有的已进入市场。其中，情报针对性强、内容新、时效快、来源广。企业进行资产重组，加强管理，占有市场，抗御风险，必须先要熟悉内部信息，同时又要掌握外部信息，知已知彼，百战不殆。档案、信息、情报在内涵、载体、工作性质上有相近之处，有利于一体化管理。实行一体化管理，综合提供利用，可以对照比较，优热互补，能够开阔企业经营管理者的思路和视野，正确决策，有利于企业的改革和发展。

3.加强档案资料编研，为企业生产管理服务。档案工作者除提供原件查阅利用外，更要重视编研工作。编研是开发利用档案信息资源的高级形式。要立足馆（室）藏，从实用入手，围绕企业资产与资金管理、质量管理、成本管理、技术创新、市场营销等关系到企业切身利益的方面进行编研。同时，要把那些先进技术在生产中应用所创造出的效益等方面的反馈信息和经验，档案人员要注意收集并进行编研，及时提供给领导和科研人员参考。

4.加强档案管理现代化建设。企业科技档案要更好地服务于市场经济，必须加快档案管理现代化的步伐。一是根据企业的条件，逐步配备现代化设备。如微机、光盘、声像、复印机等先进设备，用现代的管理思想、技术、方法和手段来搞好档案的录入、整理、贮存和利用，突出档案管理科学性、时效性、安全性和经济性。二是搞好档案管理现代化知识的普及，加强与其他技术部门的合作，重视搞好先进设施的开发、联合、传递、交流和综合利用，突出抓好软、硬件的衔接、配套，保证档案管理现代化顺利进行。三是档案技术管理创新。就是要把以手工管理为主，计算机管理为辅，转变为以计算机管理为主，手工管理为辅，对旧的管理模式进行改革，实行计算机管理、网络化管理。通过技术管理改进创新，实现科技档案信息电子化、网络化，加快科技档案信息资源开发，为企业和社会利用者上网查询提供方便，力争档案信息资源社会共享。

5.抓紧时间“充电”，提高档案人员的自身素质。企业档案的管理人员应清楚地认识到自身素质的高低，将直接关系到企业档案管理水平，因此，必须增强时代紧迫感和责任感，自觉认识到科技档案工作的重要性。加强学习档案专业知识和与之相关学科的文化知识，不断拓宽知识面，具备文献编篡能力，学习档案管理现代化技术，提高工作效率和工作质量，这样才能在激烈的市场竞争中迎接挑战，才能更好地为企业发展服务。

总之，企业科技档案工作在企业转换经营机制和建立现代企业制度中，既要解放思想，更新观念，积极开发利用科技档案信息资源，为企业探索生产经营活动的新途径、新方法提供有效服务，又要把握科技档案工作的特点和规律，增加科技档案工作对市场经济的适应能力，使科技档案工作在经济建设和现代化企业中发挥应有的作用。