新形势下加强人事档案管理工作的创新模式探析

陈志斌

（哈尔滨轻工业学校 黑龙江 哈尔滨 150000）

新形势下加强人事档案管理工作的创新模式探析

陈志斌

（哈尔滨轻工业学校 黑龙江 哈尔滨 150000）

人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的宝贵的历史材料。本文对新形势下加强人事档案管理工作重要性进行了分析，并提出了加强管理的创新模式，对我们了解历史、查考现实、总结经验教训、制定政策规划、教人育人，具有极其重要的作用。

档案；管理；人事

一、人事档案管理现状分析

（一）人事档案的严肃性、准确性、唯一性受到挑战

首先，人事档案失实、造假乃至遗失的现象频频出现，把假材料、不真实信息塞进档案或改写原始档案材料，导致流传“工龄越来越早，年龄越来越小，文凭越来越高，资格越来越老”。其次，人事档案的“尴尬”处境——犹如食之无味、弃之可惜的“鸡肋”。在正常情况下一个人只能有一份人事档案，如果不是因为遗失或损坏，人事档案是不能重建的。但一些地方为了吸引那些被“捆住”的高级人才采取重新“制造档案”的办法（这些地方和单位将这种现象称之为“软引进”），从而确立其劳动关系。正在拷问着现行人事档案制度。第三，归档材料“不规范”材料手续不齐全。人事档案普遍存在着材料规格不一，纸张大小不一，周围边距不规范。档案中姓名用字“不固定”，档案内容前后“不一致”等。

（二）人事档案管理制度不健全、材料不全面

首先，档案管理落实不到位。很多单位都没有制定相应的档案管理工作制度规范，只根据国家、省市的相关文件和规定进行具体的实务操作,缺乏针对性。有的高校虽然制定了相应的制度,但由于管理不规范,在工作中无法加以落实,也直接影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。其次，人事档案不真实。人事档案管理在实际操作中，由于各种因素,往往造成很多材料没有收集齐全。有些职能部门和个人缺乏档案意识且对归档内容的不了解,使一些本应归档的重要材料仍然留在相关部门和个人手中甚至遗失,直接造成档案材料的残缺。另外,有些个人缺乏对自身档案的重视,在填写相关材料时应付了事、马马虎虎。更有些人为了达到某种目的,伪造一些相关的材料甚至恶意地改写档案,而档案保管部门也缺乏相应的监督机制,直接影响了部分人事档案材料的完整性和真实性。

（三）人档分离成普遍现象，弃档问题比较严重

首先，人档分离逐渐成了一个普遍现象，在大量的流动人才中，尤其是年轻人对档案的观念发生了根本性的变化。只凭个人简历找工作日益成为用人单位和应聘者认可的事情。中国人才交流协会估计，在2008年通过人才交流中心寻找和变动的工作就达到了3 643万人次，还不包括用人单位和应聘者自己直接完成的聘任，这其中有30%的人没有携带档案，有人则根本不在乎人事档案。而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案。其次，?弃档问题比较严重，在我国由于长期形成的人力资源分配制度已被聘任制所替代。根据市场供求的机制，人才流动已成为一个雇员和雇主之间的事情，而不是行政机构掌握的权力了，人事档案正逐渐失去它的历史作用，加之转档手续繁琐，导致很多人在流动或工作转换中放弃档案。根据人事部全国人才流动中心及各省人才交流服务中心的不完全统计，全国各级人才流动中心为25.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万人事档案中，至少有80多万份与主人失去联系。

二、新形势下创新人事档案管理模式是促进档案管理科学化的必要手段

（一）加强档案人员队伍建设

要促进档案规范化，必须提高档案人员素质抓好队伍建设，坚持不懈地对档案人员进行职业道德教育、规章制度及现代科技知识的培训，不断提高业务水平和工作能力。一是增强责任意识。要热爱档案事业，具有强烈的事业心和责任感和使命感，这是做好档案管理工作最基本的政治素质要求。档案工作者要忠于职守，严于职守，一丝不苟，在工作中坚持原则，严守制度。二是增强法律意识。档案工作者必须学习《档案法》，具备“依法治档”、“依法用档”意识，有效维护档案的完整与安全。三是增强奉献意识。档案工作的隐蔽性和保密性决定着它永远不会像其他工作那样可以张扬自我、引人注目，它是一项默默无闻的工作，只有不计名利，耐得住寂寞，默默奉献，才能做好这项工作。

（二）用现代化的信息系统促进档案管理规范化、标准化

采用现代化的管理方式可以很好地促进其规范化、标准化。建立档案信息动态管理台帐，加大资金投入，引进现代化的技术和设备实现档案现代化管理必须条件。面对不断增多的档案数量和种类，档案的开发利用仅靠传统的管理方法和落后的技术手段，想迅速准确地查找出利用者所需的档案材料存在一定的困难。因此，只有逐步改变原来落后单一的手工操作方式，代之以现代化科学的管理方法和先进的科学技术，利用计算机和计算机网络进行档案的整理、立卷、编号、制作检索工作、存储、查找调阅，才能迅速、准确、全面、系统的管理和提供档案材料，实现档案管理的标准化、规范化、自动化、现代化。

（三）加强人事档案信息化管理是当代经济社会发展的必然结果

首先，建立人事档案中心的最终发展趋势是实现网络管理。在我国加入世贸的今天,构建国家人事档案中心是一种适应发展需要的新理念。上网并与世界接轨是我国加入WTO后的又一个新的课题。电子上网是社会进步的标志,人们可以通过触摸屏幕或拖动鼠标来查询网上信息,这不仅操作简单,利用方便,而且能够实现资源共享。利用网络服务传输档案信息,不仅能使用户享受到现代化的数字信息服务,同时也促使具有悠久历史传统的档案编研工作跟上时代的步伐,与现代科学技术同步发展,使其适应经济社会发展的需要。其次，网络在发达国家档案领域中应用相当广泛,以其快捷、便利的优点成为世界各国实现信息交流和资源共享的手段。建立我国各级人事档案管理中心后,可以对各种人事档案信息数据进行开发、编研,并利用现代化的手段在全国构建一个统一的人事档案信息管理网络,为人才市场提供更加公开、公平、公正的竞争环境。利用者通过互联网进入人事档案网页后,经登录办理相关手续后,允许进入网站的相关数据库检索,阅读所需的人事档案信息或通过留言、电话、电子邮件等与人事档案中心联系,人事档案中心可以通过邮政传递为利用者提供档案复印件或档案证明,以达到利用人事档案的目的。由此可见,网络查询人事档案以其快捷、便利等特点全方位的为用户服务,它是人事档案为社会服务的必然结果,也是人事档案管理今后的发展方向。

（四）各级政府人事部门要高度重视流动人员人事档案管理工作

要加强督促，定期检查，发现问题，要及时查清事实，分清责任，严肃处理，决不能姑息迁就。对在档案管理中不认真审查或审查把关不严的人员，要视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分；对伪造档案材料、出具假档案、假证明的人员，要依据有关规定给予党纪政纪处分，触犯法律的，要依法追究法律责任；对工作不负责任、违反职业道德规范等不适合做人事档案管理工作的人员，要坚决调离或予以辞退。对发生违纪违规行为的单位，要限期整改；问题严重的，要责令停业整顿，直至吊销许可证。

三、结束语

人事档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，也是历史地了解干部、选贤任能的重要依据。因此，随着经济体制和人事制度改革的不断深入，人事档案工作面临着前所未有的挑战，人事档案也将不断发挥无可替代的作用。