档案信息系统标准化建设的机遇与作用

杜 羽

（哈尔滨市轨道交通建设办公室 黑龙江 哈尔滨 150000）

档案信息系统标准化建设的机遇与作用

杜 羽

（哈尔滨市轨道交通建设办公室 黑龙江 哈尔滨 150000）

档案信息化建设的焦点与核心问题之一是实现档案信息系统的标准化建设。标准化建设是档案信息系统与电子政务各功能系统之间实现业务协作、互联互通、信息共享、保障安全、发挥效能的重要前提。我们应当以提供优质服务为目标、以建设档案资源为重点，抢抓机遇，加快档案信息系统标准化建设步伐，提升档案事业对促进经济社会发展的贡献能力。

一、档案信息系统标准化建设的机遇

经过各级档案部门多年的档案信息化实践，目前已基本具备了实现档案信息系统标准化建设的机遇条件：

1.在档案信息化实践中，各级档案部门已积累了比较丰富的经验，基本明确了档案信息化的任务、原则与方法。特别是随着“十一五”期间全国信息化发展规划的制定和整个国家信息化建设工作的推进，使我们更加明确了档案信息化的基本目标，为建立完善档案信息系统的技术标准与规范，实现档案信息系统标准化指明了努力的方向。

2.随着政府电子政务工作的推进，改变档案管理利用模式和服务观念、提高档案工作的社会服务能力，已成为经济社会发展的必然要求。各级档案部门要达到加大档案信息资源开发利用力度、拓宽档案信息社会服务渠道、扩大档案信息利用服务范围的目的，必须将标准规范的档案信息系统纳入政府电子政务系统的整体建设之中，以实现全社会的档案信息资源共建共享、适应经济社会发展的现实需要，使档案信息系统标准化建设具备了发展完善的广阔前景。

3.各级档案部门经过多年的探索实践，在档案信息化建设、尤其是在档案信息技术应用方面，除积累了丰富经验之外，还培养了一批档案信息化理论知识与实践经验兼备的档案信息标准化建设专门人才，初步具备了档案信息系统标准化建设所必备的人才条件。

4.信息技术本身是跨国界的，发达国家信息系统标准化建设的经验教训可以为我们提供指导与参考。借鉴吸收国外档案信息化理论建设的成功经验，有利于我们开展档案信息系统标准化的实践，以在较短的时间内，建立起适合我国国情的档案信息系统标准化体系、科学指导档案信息化建设实践的开展，为档案信息系统标准化建设奠定了坚实的技术基础。

二、档案信息系统标准化建设的重要作用

以电子政务为核心的政务信息化已成为推动国民经济建设和经济社会信息化进程的关键因素和有效手段。在电子政务框架下实现档案信息系统标准化，为科学地利用其标准，形成新的档案信息开发与利用的技术手段；实现档案信息系统标准在档案管理软件开发与软件产品推广应用等方面的最佳功能；完成电子政务管理软件开发、软件产品等技术与质量水平的科学规划；建立保障具备最佳条件的跨专业部门间利用档案信息资源的机制；最终达到适应国民经济各部门之间进行复杂协调工作中利用档案信息资源的需要，发挥电子政务各功能系统整体功能的作用：

1.档案信息系统标准化是实现电子政务整体功能的有效途径。

从根本上说，档案信息系统是电子政务整体系统的重要组成部分。而电子政务的明显优势之一，是可以有效地实现网络环境下政府各部门之间的互联互通、信息共享与业务协作。目前，国内各地方、各部门已建设了规模不等、纵横交错的网络平台与业务系统。但是，由于档案部门与政府相关职能部门之间缺少一致的信息共享手段和有效的业务协作机制，特别是档案部门自身的档案信息系统尚未建立健全整体协调、标准统一的运行模式，使已有的档案信息网络平台与档案信息业务系统之间,缺乏沟通，渐次成为一个个相对封闭的“信息孤岛”，难以形成整体协调的优势。从而导致档案信息资源开发利用效率较低，档案信息相互沟通渠道不畅，阻碍了档案信息系统在整个电子政务各功能系统中应有作用的发挥。鉴于此，通过档案信息系统的标准化建设，可以使包括档案信息系统在内的整个电子政务网络系统获得最佳秩序和效益，有效推动上述问题得到圆满合理的解决。

2.档案信息系统标准化是促进档案事业在经济社会获得可持续发展的强大推力。

随着国民经济建设和经济社会信息化进程的不断加快，档案工作肩负着面向社会公众有效提供档案信息、满足社会各方面档案信息需求的重任，面临着转变档案服务观念的现实问题。在信息社会快速发展的今天，社会各方面对档案信息的需求程度日增，客观上也要求档案部门加大开展档案信息服务的力度，并向社会各方面提供利用档案信息的宽阔途径与顺畅通道。由此可见，档案信息系统标准化建设关系到政务信息化建设的优劣成败。其作为一种强大推力，不仅有利于档案部门充分履行职能、参与政府信息化建设实践，也有利于档案事业在经济社会获得可持续的健康发展。

3.档案信息系统标准化是规范政府机构职能、保障包括档案信息系统在内的整个电子政务系统安全可靠的重要手段。

电子政务的实质在于政府机构运用现代计算机和网络技术，将其管理与服务的职能转移到网络上去完成，同时实现政府组织机构与工作流程的重组优化。超越时空及部门分离的制约，提高政府机构工作效率，达到向全社会提供优质高效、透明规范和全方位的管理与服务。政务信息化直接涉及到各级政府部门的核心政务，事关重大，也必然要求在电子政务实施过程中具有高度的可靠性与安全性作为基本保障。信息安全、包括档案信息的安全，始终是我国电子政务建设的关键问题之一。就档案部门来说，建立保障档案信息形成、收集、存储、开发、利用工作正常运转和档案信息系统安全可靠的相关标准已成为档案信息化建设的当务之急；成为建立真正开放的、相互操作的网络档案信息资源共建共享系统的必备条件。可见，档案信息系统标准化，也是保障新时期档案事业与社会协调发展的必然举措。