论机关档案工作目标管理

黄艳丽

（省直机关房屋物业修理中心 哈尔滨 150000）

论机关档案工作目标管理

黄艳丽

（省直机关房屋物业修理中心 哈尔滨 150000）

目标管理作为一种现代化管理方式，已经引入我国的各种经济运行机制，并带来了明显的经济效益。档案部门的目标管理起源于80年代中期，随着改革的开放步伐迈进，档案工作目标管理也在不断完善和深化，为了适应各时期的需要，把竞争机制引入档案工作、促进档案管理的规范化、科学化、制度化。

目标管理是一种现代化管理方式，是综合管理的有效方法。在实行目标管理过程中，首先要根据实际情况制定考评办法，明确考评项目的指标，内容应简单、明了、具体，使之操作方便。它以制定目标为起点，以实施目标为导向，以考核评价为终结，又以该终结为新环节的起点。它是一种在更高层面上组织和实现档案目标的管理制度。

档案室所处的地位要求实行目标管理。我国档案事业十年发展规划和“八五”计划纲要提出的档案工作的奋斗目标是：“到2000年，建成一个与我国国民经济和社会发展相适应的，门类齐全、结构合理、管理科学、有效服务的，有中国特色的社会主义档案事业体系。”这充分说明，档案工作的重要地位，迫切要求提高效率，优化工作程序。这就要求用现代化管理手段作保证，从管理入手搞改革，向管理要效益。

档案室的现状要求实行目标管理。改革开放以来，我国的档案事业有了很大的发展。但是，档案室工作的现状还远远不能适应现代化事业发展的需要，无论是档案的收集、整理、鉴定，还是档案的开放、利用：无论是档案的保护，还是档案资料的编研等基础工作，还都十分薄弱。要改变这种现状，使档案工作跟上社会改革开放的步伐，也迫切要求档案室实行目标管理。

档案室业务性质要求实行目标管理。对于提高档案综合管理水平，将档案工作的计划、实施、检查、评价有机统一起来有利于发挥主观能动性，调动积极性、创造性。为此，必须对档案工作实行目标管理。

考核档案室提供利用工作水平之高低，归根结底看其能否满足机关各项工作对档案的需要及满足的程度如何。机关档案室应成为机关的档案信息中心，并应根据本机关的工作性质、职能、业务活动内容，摸索出本机关领导与各部门利用档案的规律，努力做好档案的提供利用和档案信息的咨询服务工作，以此来提高机关工作效率和工作水平。为做好提供利用工作，应采取如下措施：

第一，制定本机关利用档案（阅览、外借、复制等)的规章制度。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循。有关提供利用的各种规章制度应以在大力开展提供利用工作的同时，确保不失密及文件的完好无损为前提，规章制度的条文应严密而简明，便于执行。

第二，档案室应为利用者提供准确有效、迅速便捷的利用条件。为了帮助利用者尽快地查到所需档案，档案室应具备完备、实用的检索工具。同时还要求档案人员具备良好的素质，有较强的服务意识。能掌握本机关各类利用者利用档案的规律和需求，热情、主动、积极地提供服务，并能熟练地使用检索工具，准确、迅速地为利用者提供档案信息。

第三、档案室对档案提供利用工作要做到必要的统计与分析。所以在制定目标时，一般应坚持以下原则：一是关键性原则。每年要做好哪几项大的工作，要抓住工作的重点。二是先进性原则。制定的目标必须坚持高标准，具有开拓意义。三是可行性原则。制定的目标既不能唾手可得，又要难度适宜，通过一定的努力才能达到。四是量化原则。确定目标达到的水平和程度，尽量用数量表示。

目标管理是一套科学管理方法，它的实质是一种以“人”为中心，以“物”为辅的全体成员参与的民主管理方法。它的优越性表现在：

其一，主动性和创造性。实行目标管理以前，档案室的工作人员把管理看成是领导的事，他们不是主动参与管理，而是被动地接受管理，他们的主动性和创造性不能充分地发挥出来。而目标管理是以重视人的因素为前提，以目标成果为中心的全员管理，它的整体组织活动过程部贯穿着以“人”为中心的管理思想。从目标的设置、实施、检查及考评都强调管理的自主性和群体的参与作用。它让人们有机会参加自己工作的定量，目标的规范，工作方式的设计，使每个人明确自己的目标，使全体成员共同参与管理。

其二，科学性。目标管理能尽量采取量化指标，用数据说话，具有可比性。个人、部门以及档案室制定的目标，事先都经过全体成员或领导审定、批准。在执行目标前，人人心中都有了目标，在总结考评工作时，以事先定好的目标值来衡量达标情况，为评价达标标准提供了科学依据。

其三，全面性。目标管理体现一个“全”字。内容全，包括德、能、勤、绩四个方面：时间全，月、季、年，从年初到年终；质量全，工作质量、服务质量、人员素质。它充分体现了全面管理、全过程管理、全员参加管理的特点。

组织目标实施是目标管理取得成效的重要环节。组织实施中，既要按目标要求实施，又要注意随着情况的变化搞好调解平衡：既要充分发挥自主管理和自我调控作用． 又要在实施中加强监督和检查，防止失控。监督应该是上级对下级、下级对上级、同级对同级的监督；检查除上级对下级、下级对上级、同级对同级的检查外，还应有目标执行者的自我检查。监督检查可以围绕目标开业务研讨会、座谈会，查阅报表、执行者自我工作记录等。监督检查应一个月搞一次，以保证目标管理的顺利实现。另外，在实施目标过程中．还要注意加强对全体人员进行目标管理教育．为实施目标管理创造一个良好的氛围。

严格考核考评制度，是搞好目标管理的关键。在开展目标管理考核考评过程中，一定要坚持考核评比办法中规定的各项条件，严肃认真，实事求是，严格把关，绝不可弄虚作假、走过场和流于形式。真正评出各项指标都过硬的和没有水分的达标单位，起到鼓励先进和促进后进的作用。属于实体目标管理目标的考核，一般要组织预检，找出存在的差距和问题，做好拾遗补缺的工作，待各项指标基本达到标准时方可进行正式验收。防止草率从事，避免走回头路和出现夹生饭现象。验收结束后，要充分肯定成绩，及时总结表彰，兑现奖惩，使目标管理的责权利落到实处，体观鼓励先进，促进后进的政策。对于没有完成任务的单位和个人，要分清情况，找出原因，给予一定的教育，提出改进的措施．使下年的工作做得更好些，以便赶上先进，共同前进。