浅谈如何加强技工学校的学生档案管理

王金玉

（黑龙江省技工教师进修学院）

技工学校学生档案是学生从入学到毕业期间学习、生活及各种社会实践的生活记录，是学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下，技工学校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着非常重要的作用。目前技工学校学生档案的管理有着诸多弊端，加强管理、改革学生的档案管理尤为重要。本文从以下几个方面探讨学生档案管理存在的问题和解决办法。

一、技工学校学生档案管理存在的问题

技工学校学生档案管理的目的在于对学生在校期间，以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来，由于诸多原因，技工学校学生档案未能得到应有的重视，致使档案材料收集不全，质量不高，不能准确全面地反映技工学校学生的全貌，甚至出现档案丢失等现象。当前技工学校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题。

1.学生档案管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支，但是，技工学校往往只重视教学和其它管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，没有将学生档案管理工作提到议事日程，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，没有将学生档案管理与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，不重视学生档案管理工作，缺乏领导重视，管理体制明显不完善。

2.学生档案的收集整理不规范。目前技工学校学生档案一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由学校来完成。由于学生管理部门没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案的收集整理缺乏标准化、规范化，错误百出，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、错别字连连、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失，等等。

3.学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。档案收集不及时，整理、服务环节跟不上等，导致学生档案只成为“废纸”一堆，无人查阅，也无法查阅、借阅，不利于技工学校教师了解学生，因材施教。

4.毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。目前，技工学校学生档案在毕业时可移交人才交流中心保管，成人档案仍由学校管理，这两种方法都有相同的弊病。

二、解决中职学校学生档案管理的办法

1.加强工作人员的工作职责。技校学校学生档案的管理要做到组织机构落实、人员落实、库房落实。实践表明，要搞好技工学校学生档案管理工作，首先必须理顺管理体制，做到组织机构落实。不论当前技工学校对学生管理采取何种模式，都要根据学校工作的实际情况，建立学生档案管理组织机构;不论学生档案是放在何处，都要有专人负责学生档案的管理工作。其次必须根据学生档案的数量，配备适当编制的专业人员。为了确保学生档案的管理质量，应该实行集中式管理。管理机构可设置在学生工作处下，并配备专职档案管理人员。如果技工学校已经设立综合档案馆，那么学生档案就应归综合档案馆统一管理。对于采用分散管理模式的，一定要加强业务指导工作，以保证学生档案的归档和整理量。

2.扩大学校的学习宣传力度，强化师生档案意识。通过学习宣传，提高师生对学生档案工作的认识，积极关心支持学生档案工作。让大家认识到，学生档案是关系到技工学校全面推进素质教育、向社会输送合格人才的一件大事。一份高质量的档案，对用人单位是具有强烈的诱惑力和吸引力的。每一位学生都应该重视档案材料的填写，做到如实填写、书写清楚、格式规范，档案制成材料符合要求，同时也要努力争取创造优良的业绩，书写自己的历史。

3.建立健全归档材料的形成、收集和传递制度：

(1)规范归档材料的要求。按照干部人事档案管理规定，归档材料必须统一使用纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，也不宜采用喷墨打印件归档，而应选用激光打印件或静电复印件归档。凡是不符合要求的，都必须退回原形成材料单位重新处理后方可归档。

(2)建立归档材料收集制度。虽然技工学校学生档案材料的形成渠道多、来源广，但材料形成大多是比较有规律的，只要留心观察，就不难掌握。如技工学校学生的档案材料的收集工作，大致可以分为三个阶段:第一个阶段是收集招生时形成的和技工学校入学前的档案材料，这些档案材料应在招生录取时和学生人学时就着手抓紧收集；第二个阶段档案材料的收集，除了平时有规律地收集学生在学期间的所形成的德智体能、各类社会实践活动、各种竞赛及各类证书复印件等材料外，还要从党、团组织收集他们加人党、团组织的材料，向教务处、团委和学生会收集评优评奖等材料;第三个阶段是最重要的收集阶段，即毕业之际对学生在技工学校期间德智体能的总结和评价材料，大致可形成的材料有:毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、学生体育合格登记卡、毕业生体检表等材料。此外，还应建立学生档案收集归档制度，形成收集网络。形成学生档案材料的单位都要明确一位负责人，负责对各阶段形成的档案材料及时收集与传递。这样既有利于学生档案材料的及时收集归档，又有利于材料收集过程中的保密与安全。

(3)严格毕业生档案转递制度。一方面必须认真执行档案转递制度，严格按照档案转出的程序进行:如填写转递单——填写转档登记——严密包封——通过机要转递——检查收存回执——回执未退的及时催查(应在一月之内)。同时，还应注意接收单位是否具备文件中规定的“县(团)级以上的组织、人事部门或县级(含县)以上人才服务中心”等具有管理档案资格的机构。若用人单位不具备保管条件，就应送到人事部门所属的人才流动服务中心保管。这样就可以有效避免档案转递出去后造成档案丢失的现象发生。另一方面，对技工学校毕业生档案中能够体现在学期间德智能绩的综合材料，如毕业生登记表、学生成绩总表、毕业生基本情况表(积分总表)等材料形成一式二份，其中一份存放在毕业生本人档案中，另一份存放在学校的学籍档案中。这样做的好处是便于今后部分学生的档案丢失后重新建档 (即毕业生通过原所在学校保存的学籍档案的复印件来重新建档)，同时也可以避免有些毕业生利用重新建档的机会弄虚作假，如做假材料、开假证明、涂改成绩等现象发生。

4.加速学生档案的网络化管理。随着信息化社会的到来与办公自动化的普及，技校生数量的剧增和档案内容和数量的不断增加，传统的手工操作已远远不能适应现代改革的需要。技工学校学生档案管理人员要与时俱进，不断改变观念，更新管理意识，勇于实践，敢于开拓创新，充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化。要使学生档案全部纳人网络管理库，管理人员必须积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统，加速档案管理的现代化的步伐。

总之，技工学校学生档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，要做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，又要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。