浅谈档案工作管理体制的建立

蔺 芳

（哈尔滨投资集团有限责任公司 黑龙江 哈尔滨 150000）

浅谈档案工作管理体制的建立

蔺 芳

（哈尔滨投资集团有限责任公司 黑龙江 哈尔滨 150000）

随着经济的不断发展和社会的不断进步，档案工作在长期实践中逐步认识和掌握客观规律的基础上，经过不断的充实和发展，形成了集中统一的管理原则。要使档案管理工作真正为企业的发展服务，就必须建立一支具有高水平的档案管理工作队伍，使档案为企业的建设和发展服务。

一、现代企业档案工作管理体制的原则

在确定企业档案工作管理体制时需要考虑诸方面的因素，例如国家档案工作的基本原则、国家经济管理体制、企业所有制、企业规模等。一个有效的企业档案工作管理体制应具备下述功能要求:一是适应性，宏观管理体制应与国家经济管理体制相适应，微观管理体制应与企业的管理体制相适应，通过为企业档案工作提供服务达到有效为国家、企业积累档案信息资源的目的。二是稳定性，稳定性指能够抵抗内部与外部环境的干扰而保持正常运行的能力，管理体制一旦确定，应保持长期相对稳定。三是协调性，档案工作管理体制在涉及诸组织机构间及其关系上应具有良好的协调作用，例如在档案行政管理部门与有关主管机关、档案行政管理部门与企业、有关主管机关与企业、科技专业档案馆与企业、企业档案工作与企业生产经营运行、企业内部档案部门之间的协调作用。

（一）与《档案法》要求相适应的原则

《档案法》明确规定了国家档案行政管理部门、地方各级档案行政管理部门、各级各类档案馆、企业档案机构的职责。企业档案工作是国家档案事业的一部分，无论是从宏观上，还是从微观上在确定现代企业档案工作管理体制时，各级档案机构的设置与权限划分应符合《档案法》的基本原则，既要充分履行《档案法》赋予的职责，理顺业务关系，有关机构或组织又不得超越权限或出现渎职行为，充分体现企业档案工作管理体制稳定性、协调性的要求。

（二）突出重点、分类管理、区别对待的原则

企业所有制形态的变化会影响到企业档案工作的宏观管理体制，而企业规模形态的变化则会影响到企业档案工作的微观管理体制。从所有制形态看，在我国已形成了多种所有制并存的状态，打破了单一国有所有制的局面。企业所有权的变革带来了档案所有权的多元化，对有关机构或组织的档案工作已不可能按统一的管理体制加以管理，对国有企业与非公企业档案的管理权限、管理手段、管理方式上应有所区别。从规模形态上看，企业间相差十分悬殊，少量规模庞大的大型企业集团与数量较多的中小企业并存，这些企业在档案工作组织机构的设置与运行机制，即微观管理体制上会有明显的差别。因此，确定企业档案工作的宏观管理体制或微观管理体制时应从企业的实际出发，实行突出重点、分类管理、区别对待的思想，以充分体现企业档案工作管理体制适应性的要求。分类管理原则体现了实事求是、与时俱进的精神。随着形势的发展变化，在《档案法》规定的总原则不变的情况下，根据企业改革中出现的新情况应该对原有“大一统”的企业档案工作管理体制作适当调整。管理的目的是不变的，但管理手段、管理思想却是可以改变的，如果还固守以前的思维定式，与现实必将发生冲突。分类管理的思想既体现在对不同所有制企业档案管理上，也体现在不同规模企业内的档案管理上。

二、建立新的企业档案工作管理体制

（一）宏观管理体制

1.切实把行政管理职能放在宏观调控上。在计划经济体制下，档案行政管理部门管理企业档案工作存在的问题一是微观管理过细；二是规定、规章的约束较死。为切实把职能转到宏观调控上应实现三个转变：第一，由人治转向法治。计划经济体制下，外部行政力量的推动如企业档案工作升级活动构成了推动企业档案工作的强大动力，在市场经济体制下这种大规模的升级活动可能不会再有了，市场经济体制下更多的是要把档案工作纳入法制轨道。档案行政管理部门的管理方式要从习惯业务指导为主转向执法监督为主，把企业档案工作纳入企业法人的自律行为。第二，由注重规章的约束作用转向提供标准服务。企业档案工作是一项业务工作，但档案行政管理部门以往对企业档案工作的管理往往是重法规、轻标准。由于法规的规定过于原则，使企业档案人员无所适从，反过来又加剧了档案行政管理部门过分插手企业档案业务工作，陷入微观管理的泥潭而不能自拔。在新形势下档案行政管理部门要加强业务标准的制定，使企业能按业务标准自主开展档案工作。第三，充分依靠现有行业主管部门与大型企业集团。在现有国有企业中有相当一部分是原中央部委企业，或由原行业主管部门改制成的大型企业集团，档案行政管理部门尤其是地方档案行政管理部门已无专业系统可依靠，可通过地方国资委、大型企业集团作为宏观调控的一个支撑点。特别是大型企业集团规模大、下属单位多，在行业中往往占有举足轻重的地位，通过它们对所属企业的档案工作进行规范化管理。

2.加强档案培训与信息服务。在其他条件既定情况下，企业档案工作开展好坏的关键取决于档案人员的素质。企业档案人员量大、面广、流动性大、业务素质参差不齐，档案行政管理部门应把搞好档案业务培训，通过培训提高其业务素质和法治意识，并以此作为实行宏观管理的一个重要手段。

（二）微观管理体制

现代企业档案工作微观管理体制的研究对象主要指大型企业集团内部档案工作机构的设置与权限的划分，以及其运行机制的总称。

1.统一领导、分级管理原则。集团档案部门对成员企业档案工作进行管理可以遵循“统一领导、分级管理”和“一个核心、多种控制”的原则。集团化的档案管理不同于单一公司化的管理，以法人为基本单位实行“分级管理”，必须服从“利益共同体”的要求，这是由企业集团的性质所决定的。目前，我国大部分企业集团实施的是双重职能调控型的管理机构，即实行“一套机构、两块牌子”，通过集团公司的管理机构实施集团总部职责，成为企业集团档案管理组织的核心，但它对不属于自己行政指挥系统的集团成员不能简单地发号施令，而是应根据成员企业所处的不同层次通过行政控制、法规控制、人事控制和契约控制等方式进行管理和协调。

2.以法人为基础的原则。集团及其各成员单位的档案管理应当遵循以法人为基础的原则。企业集团是一种特殊的企业形式，它是由多个独立法人组成的经济联合体，其内部成员企业通过资金、技术、人才等纽带形成了利益共同体。作为独立法人的企业，是企业集团进行生产经营活动的基本单位，它有义务也有责任管理好自己所形成的档案。集团的成员企业应当根据自己的实际情况选择档案管理的具体模式，集团总部也应该考虑到成员企业在地域、行业以及组织形式、管理体制上的差异，尊重成员企业档案管理模式的多样化和灵活性。成员企业档案管理在保持独立性的同时，还应遵循集团档案管理的整体领导和指导，着眼于整个集团档案信息资源的优化配置，可以在集团内部档案管理中进行必要的协作。

3.档案管理体制应当与企业集团的管理体制相一致。不同类型企业集团的管理体制差异较大。例如紧密型企业集团一般是实行一级管理，混合型企业集团中一般实行统一领导、分级管理，而松散型企业集团则实行分散式管理。各成员企业与集团公司联系紧密程度的不同，也相应决定了各成员企业档案工作与集团公司档案工作之间的关系。企业集团档案工作管理体制应与企业集团管理体制相一致，在紧密型企业集团内可对档案实行一级管理，混合型企业集团对档案工作实行统一领导、分级管理的管理体制，松散型企业集团可实行分散式管理体制。