完善措施 有效管理:加强重大突发事件档案管理的思考

杜 羽

(哈尔滨市轨道交通建设办公室 黑龙江 哈尔滨 150000)

目前，由于受多种因素的影响，我国正处于重大突发事件的高发期。重大突发事件频繁发生，对人民群众正常的生产、生活构成了极大威胁，且这种情形还将随着城市化进程的加快而呈不断上升趋势，导致整个社会的公共安全面临着严峻挑战。

面对这种严酷的现实，社会各方面都在积极探寻一条控制和减少重大突发事件造成损失的有效途径。档案部门作为社会重要职能机构，理应加入到这一社会性的探寻行动中，以自己的实际工作为社会献计献策、分忧解难。为此，各级档案部门必须结合自身特点，提高认识、完善措施、有效地完善对重大突发事件档案的管理，充分发挥其积极作用，以切实履行档案部门的职能，为社会发展与社会现实提供服务。

一、完善重大突发事件档案管理应注意的问题

综观已发生的重大突发事件，我们可以得出这样的结论:所有的重大突发事件都具有“类型复杂、不易控制；猝不及防、难以预测；长期潜伏、危害严重；连锁共振、波及广泛”的共性特征。客观上使重大突发事件档案在管理的诸多环节上与传统的文书、科技、专业档案相比较而不同的特殊之处，给完善重大突发事件档案管理带来一定难度，应当引起注意:

1.重大突发事件产生领域、类型、规模不同，其所形成的档案在内容、形式、载体、数量等方面会有较大差异。因此，在重大突发事件档案管理中必须始终坚持公开的与不宜公开的档案材料应当分别整理；档案材料与资料应当分别整理；不同载体形式的档案材料分别整理的原则。

2.重大突发事件将会在何时、何地、何种情况下发生都极具不确定性、且不依人的主观意志为转移。无疑陡增了收集、形成重大突发事件档案的难度。各级档案部门必须打破常规，加大收集形成重大突发事件档案的力度，才有可能真正形成、积累有价值的档案，进而完善重大突发事件档案管理，以保障社会各方面查考利用的需要。这一点对于熟悉常态运行机制下的各级档案部门来说，不能不引起特别的关注。

3.重大突发事件档案的现实效用极强，各级档案部门必须在处理好利用与保密关系的同时，抓紧研究落实利用重大突发事件档案的制度、办法。以便及时、有效地发挥重大突发事件档案的作用，实现重大突发事件档案的价值，最大限度地满足社会各方面对重大突发事件档案的利用需求。

二、完善重大突发事件档案管理的基本方略

完善重大突发事件档案管理，是社会发展的必然趋势和现实要求，也是档案工作向纵深发展的有利条件和重要基础。对于各级档案部门来说，必须从实际出发，采取有效措施，加大对重大突发事件档案管理的力度，完善对重大突发事件档案的管理:

1.健全档案法律法规，将重大突发事件档案管理纳入法制轨道

我国档案工作的法律、法规在重大突发事件档案方面还缺少具体的规定。但这种情况不会长期存在下去，将会在今后的档案工作实践中逐步得到解决。当前，各级档案部门的工作重点是:利用各种机会向社会各方面施展档案工作的影响，力争把档案工作的相关业务管理规范要求纳入各级重大突发事件应急预案和应急管理体系之中，争取国家决策部门尽早制定与之配套的法律法规；同时，在档案部门加强相关规范制度的建立与完善，力争早日形成重大突发事件的档案管理机制与网络，加大监督、检查的力度，把重大突发事件档案管理纳入制度化、法制化发展的轨道。

2.提高社会档案意识，加强对突发事件档案管理的组织领导

重大突发事件档案是一种重要的信息资源，其在总结经验教训、强化监督机制、开展警示教育及沟通交流信息等方面具有不可替代的重要作用。各级档案部门要结合当前社会普遍开展的公共安全教育活动，利用社会公众对重大突发事件极易造成灾难后果的敏感与重视心理，加强宣传、增强社会档案意识，积极争取各方面的重视和支持，建立、健全机构和人员，协调关系，明确职责，落实对重大突发事件档案工作的组织领导。

3.提高档案干部素质，为完善重大突发事件档案管理奠定基础

完善重大突发事件档案管理，离不开档案工作者的劳动与付出。一支作风精良、业务娴熟的档案干部队伍对于完善重大突发事件档案管理是必不可少的。要从整体上提高档案干部队伍素质，提高重大突发事件档案的科学管理水平，建立重大突发事件档案实体管理、信息开发、信息反馈机制及相应的管理工作队伍，做到“集中、有序、质量、安全”，保证合理利用，确保重大突发事件档案经济效益与社会效益的有效结合，为发挥重大突发事件档案的重要作用创造条件。

4.加强档案科学研究，保障重大突发事件档案管理的有序进行

重大突发事件档案存在着收集范围有限、内容不够齐全、整理有待规范、保管与利用的方法等诸多问题，均需做深入的研究探讨。要从根本上解决这些问题，就必须结合公共安全领域与档案工作的具体特点、形成规律等，加大档案科研的力度，形成适合重大突发事件档案科学管理的理论体系，指导重大突发事件档案的整理、收藏、检索和开发利用等业务工作，充分发挥理论的指导作用，使重大突发事件档案管理日渐科学合理，不断得到完善与提高。