浅议档案工作者对档案利用活动的影响

李剑晨

（黑龙江省审计厅 黑龙江 哈尔滨 150000）

浅议档案工作者对档案利用活动的影响

李剑晨

（黑龙江省审计厅 黑龙江 哈尔滨 150000）

开展档案利用活动是档案部门切实履行档案管理职责、更好实现档案工作根本目标的重要途径。作为档案部门组织开展的一项专业实践，档案利用活动本身有着具体明确的工作目标与精心构建的活动实体。大量实践表明：档案利用活动实质上是由档案利用者与档案工作者共同完成的一项“双边活动过程”。其中档案工作者对于档案利用活动发挥着特有的重要影响作用。

从社会档案管理实践整体分析，档案工作者是依据社会赋予的专业管理职能履行自己的职责与义务，具有“社会代言人”的特殊性质。也正是这种“社会代言人”特殊性质，构成了档案工作者对档案利用活动产生影响作用的客观基础：

一、档案工作者为档案利用活动提供“物质前提”

档案物质实体的客观存在是开展档案利用活动的最基本前提。离开了档案物质实体的客观存在，档案利用活动也就丧失了深入开展的可能、甚至会无从谈起。

根据我国档案学界在长期档案管理实践中形成的“文件生命与运动周期理论”可知：档案是由具有保存价值的文件有条件地转化而来的。然而，人类社会实践中形成的文件材料能否被保留而转存成为档案，则是人们理性选择的结果。必须引起注意的是：这种“理性选择”的具体实施者大都是由档案工作者承担的。

在人类社会实践中，不同的机关、团体与社会组织在履行自身职能、从事管理活动过程中所产生的各种文件材料，在其尚未转化成为档案之前，文件材料的实际占有者可以采取必要的处置措施——或任其“自生自灭”、或使其被保留下来。在此期间，文件材料在某种意义上说确有“性命难保之忧”。只有当文件材料经过人们的理性选择，得到系统有序的整理归档而转化成为档案之后，这些文件材料才能成为档案，真正地进入到了“安全地带”。保存在各级公共档案馆与各类档案室的档案受到国家法律的保护，不仅不能随意地进行处置，反而必须得到有序整理与科学保管，以保障其能够为社会各方面提供长久利用之需。然而，在人类社会实践中所形成的全部文件材料没有必要、也不可能一概地加以保留，人们只能选择其中的特定部分，在按照其“重要程度”划定不同保管期限之后进行有目的的积累与保留。

在由文件材料转化为档案而得到积累与保存过程中，档案工作者无疑地具有重要影响作用：档案工作者同机关、团体与社会组织的实际业务工作者一道，共同承担了选留文件材料与划定档案保管期限的职责，尤其是档案工作者更以“专业权威”的身份，将自身对文件材料价值的认识作为基本依据，代表整个社会的“意志”，具体承担了决定文件材料的选留、存毁以及作为档案得到保存时间久暂的划定工作。

文件材料的选留、存毁以及作为档案得到保存时间久暂的划定是档案工作者的重要业务职能之一。只有通过科学的文件材料选留活动（即档案形成阶段的鉴定工作），才能将对未来社会需要具有利用价值的文件材料转化成为具有不同保管期限要求的档案，从而真正使人类社会实践活动的知识信息精华得到有效积累与保存。纵观目前所有的公共档案馆、档案室积累与保存的档案，无一不是按照一定标准、经过科学的文件材料选留活动后形成的不同内容、形式、载体以及保管期限文件材料的“转化物”。可见，一旦离开档案工作者所参与并具体完成的文件材料选留活动，则社会上所有的文件材料将不可能转化成为档案而被积累与保存，人们的档案利用活动也就失去了不可或缺的“物质前提”。因此说，档案工作者所承担的文件材料选留、存毁以及作为档案得到保存时间久暂的划定职责是档案利用活动的实际指向——档案物质实体形成的关键所在。从这一意义上说，档案工作者对文件材料价值的判断能力决定着文件材料能否向档案的方向转化，也将直接影响到档案物质实体的“生命存在”，档案工作者对档案利用活动的影响作用是不言而喻的。

二、档案工作者为档案利用活动把紧“质量关口”

在档案管理实践中，通过档案工作者对文件材料的选留、存毁以及作为档案而得到保存时间久暂的划定工作，可以使真正具有社会利用价值的文件材料能够转存而成为档案，并进而得到科学有效的保管保存、积累延续。因而，科学的文件材料选留、存毁以及作为档案得到保存时间久暂的划定工作，不仅是保障包括公共档案馆与档案室在内的，整个社会档案文化财富得到不断积累完善的重要手段；同时，也标志着档案工作者所从事的文件材料选留活动，对于整个社会档案文化财富的形成质量与数量等具有的特殊影响作用：

一方面，档案工作者所具体承担的文件材料的选留、存毁以及作为档案而得到保存时间久暂的划定过程，对于社会档案文化财富的形成具有质量控制与数量控制的双重影响作用。文件材料的选留、存毁以及作为档案而得到保存时间久暂的划定活动实际上就是通常所说的档案形成阶段的鉴定工作，其所依据的鉴定理论与质量标准对文件材料的选留、存毁以及作为档案而得到保存时间久暂的划定活动有导向与控制作用。档案鉴定理论不完善或质量标准有缺欠，都无疑地会导致产生一系列问题：如档案馆、室藏的结构单一；档案保管期限划分不合理、结构与比例不相协调等。

另一方面，档案工作者对文件材料实际价值的认识水平也会直接影响到档案形成的数量多寡与质量水平。一般情况下，档案主要是由社会的不同机关、团体与社会组织，在履行各自所担负的社会职责过程中制发的文件材料有条件转化而来的。然而，这种“有条件转化”表明：其既非可以自动地完成，又缺少精准尺度对其加以衡量，而是完全依靠“人”的认识力量促成的。即需要由档案工作者根据对社会发展规律的科学预测，结合自身对文件材料价值的认识理解，进而做出取舍判断，决定文件材料的存留与否。由此说，档案工作者对文件材料价值的认识水平对档案形成具有直接影响。正是档案工作者在档案形成过程中所发挥的关键作用，客观决定了文件材料到底是否能够转化为档案，以及文件材料转化为档案后的质量精全水平、数量多寡程度以及整体结构是否合理完善。