视觉效果在商务文书编排中的运用

李 静 （东华大学 上海 200053）

在当今知识经济和信息社会新时期的推动下，人们之间的沟通和交流变得相对频繁而追求高效、高质。企事业单位、公司之间的交流除了接洽商谈，还包括利用撰写商务文书解决商务活动中产生的各种问题，维护企业的合法权益，通过传播进而加强人与人、部门与部门、区域与区域、国家与国家之间的联系，最终促进企业经营健康有序地开展。

当一份完整的商务文书呈递到读者面前时，在其具有实用性、简明性、真实性、时效性、思维逻辑性、格式稳定性等基本特征的基础上，我们还需要赋予文书一个很好的视觉框架，这样才能使得文书的主次更加清晰、整体更加突出，才足以抓住读者的眼球，最终达到预期的效果。

如果文书仅仅只满足行文的基本要求，也许在传播过程中是符合商务文书的基本特征的，读者也能够阅读并理解其相关内容。但是，倘若它的内容在视觉效果上没有进行合理的设计编排，可想而知，当读者阅读时，从视觉角度而言就无法快速捕捉内容的关键信息，特别是对于内容相对冗长的文书来说，容易使读者花费较多的时间在文书上。而这些无疑告诉我们，视觉效果在商务文书内容的传达上具有十分重要的作用。运用掌握的好，你的这份文书足以吸引读者的注意力，引起读者的重视，而你的工作也将起到事半功倍的效果。

那么，商务文书在设计编排方面有哪些基本的手法呢？怎样通过视觉效果的设计编排来吸引读者的眼球，让文书更容易给读者留下深刻的印象呢？我们可以通过以下几个方面来加强商务文书视觉效果方面的学习：

一、字号大小一般不超过3-5种

商务文书的标题字号一般要求醒目、直观，因此字号设定应较大但不夸张；正文针对读者在阅读时视觉的普遍接受性，一般采用常规的小四字号即可；主题句或者段落主旨句是领衔各段之间中心思想的句子，因此可使用大于正文的字号来突出表现，一般可采用四号字体，或将文字加粗来达到强调的效果；备注、附录等，一般采用小于正文的字号，但是也要在视觉接受范围内设定，一般五号或者小五号即可。

二、标题要加粗强调，突出关键要点

标题的作用要能够突出文章中最重要的几个观点，引出大多数自然段，让读者把注意力集中在主要思想上。所以在设定时通常将标题的文字放大、加粗，来强调关键信息。

三、语句长度尽量不超过20个字，切忌冗长或表达不全面

商务写作是为解决实际问题或达到某种目的而写，它并非像文学作品一样以审美为宗旨，关注精神与灵魂的统一，多数作品都是超越功能性和实用性的。所以，在陈述表达时要注重语句的简明性，做到文字简洁且表达全面、准确。

四、使用短段落和句子群，最多5—6行

在进行行文和文书编排时，为了避免让大段文字模糊读者的视觉焦点，可以使用短段落或句子群来吸引阅读速度较快的读者的注意力。段落在撰写时尽量控制在5—6行之间，内容要表达全面，高度概括。

五、空白和缩进

在文书行文过程中，执笔者对于要表达的中心内容的关键信息，可预先设计思想框架，对于设定好的行文框架进行有层次的排列。此时，可使用段落间空行或段首缩进的方法，这样有助于增加文字的易读性。

六、粗体和斜体可以更好地突出重要信息

商务文书行文的特点，是将关键信息放于最醒目的位置，目的是让读者能够一目了然的理解中心思想。一般情况下，执笔者会按行文框架的逻辑思维来进行文书的撰写，通常将关键信息放于每段的段首。此时，对于关键句我们可以使用粗体和斜体将其进行视觉化强调，以达到突出重要信息的目的，那么，读者在阅读时就能很快的捕捉到文书的关键点。

七、采用编号或项目符号列表

采用编号或项目符合列表，是对于文书的内容进行有层次的视觉划分，达到逻辑清晰、直观的效果。

八、用图表、示意图和表格的形式来组织复杂信息

在商务文书的撰写中，经常会出现数据分析、行业类型调研等对比信息，如果仅仅使用文字来表述信息，难免会出现冗长、理解障碍的现象。此时，若执笔者使用图表、示意图和表格将信息归纳、整理后，文书在内容的理解上以及视觉的直观效果上能起到很好的效果。

九、色彩的使用

由于商务文书的写作模式是带有规范性、逻辑性的，所以在色彩的使用上一般限用两种颜色，目的是为了突出信息，若文书在颜色的使用上变化较多，会造成视觉混乱、视觉中心点不明确的现象，那么，读者在阅读时就会产生视觉疲劳。所以，在色彩的使用上，一定要慎用。色彩是服务于商务文书的，使用得当最终可以增加视觉吸引力，提升文书的质量。

[1]王春颖.商务写作[M].商务印书馆，2010.

[2]诸葛铠.设计艺术学十讲[M].山东画报出版社，2006.