论高校中外合作办学档案建设

毕晓芬

作为教育模式中的新兴事物，中外合作办学质量是其生存和持续发展的关键。为此，国家颁布了《中华人民共和国中外合作办学条例》（以下简称《条例》）及与之相适应的《中华人民共和国中外合作办学条例实施办法》（以下简称《办法》）来保证合作办学的规范性。而从目前的情况来看，相对于传统高等教育模式，合作办学在很多方面存在管理混乱、规范性差的问题。教育主管部门也正着手制定中外合作办学质量评估方案来加强管理。根据《教育部关于进一步规范中外合作办学秩序的通知》（教外综[2007]14号），建立中外合作办学质量评估机制将成为规范中外合作办学的重要保证。作为各项评估体系中重要内容的档案建设，毋庸置疑将会成为制度性、规范性的合理体现。

一、改善中外合作办学档案建设的环境

（一）树立法规意识

《条例》中确定了“扩大开放，规范办学，依法管理，促进发展”的16字方针。从档案管理的角度，档案意识的确立是合作办学规范性及合法性的重要前提。这就要求在实施合作项目的过程中，档案工作人员应认真学习《档案法》，不仅在档案的留存过程中要依法保证其真实性、完整性与安全性，而且要指导和监督档案的形成过程，使其成为历史的再现。中外合作办学作为一种政策性很强的运行机制，规范性、合法性与档案意识的有机结合才是其生命力的源泉。

（二）建立合作办学档案评估体系

到目前为止，合作办学的档案建设缺乏一个合理的体系结构作为依托。作为主管部门，《条例》第八条规定：“国务院教育行政部门负责全国中外合作办学工作的统筹规划、综合协调和宏观管理。国务院教育行政部门、劳动行政部门和其他有关行政部门在国务院规定的职责范围内负责有关的中外合作办学工作。”可见主管部门众多。而且，合作办学项目的实施单位主体是中方与外方高校，对规范性的具体要求又不尽相同。鉴于这种状况，合作办学作为高等教育的有机补充，应将其纳入相应的评估指标体系。参照合理评估指标体系进行档案建设才能保证其权威性、可操作性、科学性与规范性。同时，教育主管理部门与学校应共同致力于建设健康规范的政策环境，为合作办学档案建设提供操作上的保障与监督。

（三）加强合作办学承办高校的重视

尽管《条例》第三条将中外合作办学界定为“公益性事业”，但《办法》第十六条第四款表明中外合作办学者可以按要求取得合理回报。实际上，合作办学已经是一种WTO确认的教育服务贸易形式。作为外方合作大学，在文化交流的长期目标以外，其短期目标往往是将其视为投资获利的手段。档案建设体现的是活动过程和结果的记录，有时需要长期的跟踪，各种材料和数据的整理与分析又更是一项枯燥琐碎的工作，短期内难以看到利益。实际上，要保证合作办学项目的可持续发展，真正培育高水平的合作项目，必须克服急功近利的思想，以规范有序的档案建设体系来维护合作项目。档案资料作为各种形式的可视材料，可以非常方便地进行流通，一方面可为优质教育资源和信息的共享提供高效率的支持，另一方面也是中外合作双方互相监督、互相促进的有效手段。

二、合作办学档案建设体系

（一）政策法规性文件

中外合作办学是在国家法律允许和政策扶植框架内的一项教学活动，各类政策法规性文件是其存在的生命线。对这类资料的汇集与分类整理，有利于合作项目承办者熟悉各项法规政策，既能保证合作办学不走弯路，在法律允许的范围内合理制订发展规划，又为合作办学机构依法享受国家规定的优惠政策和自主开展教育教学活动提供了制度上的依据。对这类文件的整理，还应将国外相应法规政策纳入体系，便于合作双方对项目发展的把握。值得注意的是，在该类档案的交流过程中，应注意区分各类资料的保密级别，防止保密资料的流失。

（二）协议备忘类文件

合作过程中必然产生系列重要的协议性文件，对合作办学的性质、模式及具体运行环节等进行界定及说明的文件，这是双方合作的实质性基础文件。这类文件的整理不但是一个积累的过程，而且是一个更新完善的过程。双方经过反复磋商，可能会产生大量的会议纪要与备忘，这就需要档案管理人员在档案分类、卷宗目录及说明材料上多动脑筋，细致有效地开展工作。除了纸质的各项材料，在对合作项目的日常管理与沟通中，产生大量的电子邮件，也应注意分类、按时间段进行及时整理归档。此类文件因为触及实际操作环节，所以显得至关重要。

（三）教学文档

对于中方高校来说，合作办学的目的是为了引进国外优质教育资源、借助国外先进办学模式与理念提高自身水平，最终体现在教学质量与教学管理水平的提高。对于本科教育来说，教育部建立了完整的评估指标体系。而合作办学具有其特殊性，需要建立专门的评估指标体系来规范其教学文档建设。在这种评估机制出台前，档案管理人员可参照本科教学评估体系中关于教学管理的指标要求，对招生和学籍管理、教学管理、师资队伍建设、教学设施管理、培养质量反馈等进行原始资料的收集与汇总。

三、合作办学档案管理人员的配备

（一）归档意识与责任意识的培养

档案工作发展到今天，已不仅仅是搜集、保管和利用档案，从工作层面上已延伸至行政管理。这就要求档案管理人员要有主动意识和档案意识，具有高度责任心，熟知各项档案法规，具备档案专业知识，在档案指标体系不完备的情况下，发挥主动性和创造性，使档案建设能够更好地促进合作办学质量的提高。

（二）专业素质的提高

相对于其他档案管理，合作办学特点决定了它对于专业人才素质的要求较高。另一方面，管理人员水平较高也使得档案建设能够更好地发挥效率，为合作项目的管理与建设服务。首先，档案管理人员在具备基本的专业素质以外，应具备一定的外语水平，这是由合作项目自身特点决定的。在合作办学档案建设中，外语水平的具备成为档案管理人员主动开展工作的基本条件。这也使得档案工作在合作办学过程中不被边缘化成为可能，为中心工作提供依据和支持。此外，在合作项目交流过程中，电子形式占据很大比例，很多无法纳入我国现有档案体系。这就要求档案管理人员更新观念，提高计算机操作能力，主动学习西方档案管理体系与方法，熟练高效地开展工作。

合作办学作为一种新兴的高等教育模式，还处于成长期。在人们的传统观念中，档案建设作为活动的记录，往往滞后于事物的发展；合作办学档案建设好像还未经历长时间的积淀，紧迫性不强。事实上，由于发展时间短、发展势头相对来说过于迅猛，已经产生了系列问题。在完善各项质量保障体系及评估体系的同时，档案建设可以成为一种行之有效的促进与管理手段。高校合作办学档案建设不仅会为评估指标体系提供真实完备的基础材料，更会在提高合作办学质量的过程中发挥更大作用。

［1］佛朝晖．中外高校合作办学质量保障体系建构［J］．高等工程教育研究，2006． 6．

［2］尹美京．档案意识与档案工作的关系之我见［J］．档案学通讯，2008．3．

［3］王素贞．浅议高校实物档案的管理与利用［J］．广州大学学报（社会科学版），2007．8．