电子政务环境下高校档案管理工作的创新

陈 青 于 蕾

（陈青：吉林工商学院图书馆。于蕾：《现代交际》杂志社。）

一、思想观念的更新

（一）与时俱进、创新思想

高校电子政务的产生，是信息时代先进科技在学校工作中的具体运用，并且这种运用覆盖的范围及渗透的领域极为深广，面对各种科技知识成果的转化，高校档案工作者要克服守旧与惧怕改变现状的心理，应有乐于、善于接受新事物、新知识的态度，应有审时度势的头脑和长远的目光，适时改变工作方法与策略，与时俱进，勇于开拓与创新，积极研究吻合科技环境、科学合理的工作方法，使工作高效、有序地进行，制定相应的规章制度，保证档案管理工作的规范化。

（二）树立档案信息资源面向社会、服务社会的观念

相对于其他部门，高校档案管理工作的体制、机制改革显得滞后，服务范围狭窄与封闭，随着改革的不断深化，这种情况有了很大改变，推动着高校不仅以教学、科研为主要任务，还以培养的人才和科研服务社会，服务经济建设作为另一主战场，逐步以“发挥档案和档案工作服务各项建设事业，服务人民群众的作用”作为工作转向。作为信息资源组成部分的高校档案，其现代信息服务的选择面向，也应该是为社会和地方经济服务的，档案资源的管理者，思想也要随着高校办学定位方向转变而转换和更新工作理念，加快档案信息原有的服务体制和机制改革步伐，研究与创新服务模式，建立广泛的、开放的、社会化的服务体系，树立整体观念和全局观念，在做好向学校教学、科研及管理服务、为师生服务的同时，积极构建信息资源平台，为社会经济建设提供档案资源服务。

（三）树立档案信息资源共建、共享观念

随着网络信息技术的发展，档案信息资源共建、共享机制建设的应运而生成为必然，“但受传统管理模式与思维惯性的影响，相当一部分档案管理机构在档案信息资源建设与档案信息服务上还沿袭着传统的模式，‘条块分割’的弊端尚未割除”，特别是高校档案工作者，只把管理好本校的档案资源作为工作目标，却没能注意和重视档案行业整体资源的整合，只强调建设档案资源所需的人力或资金等的投入，却忽视对有独特作用与参考价值的档案资源建设，造成信息高速公路上“车少货缺”等现象。为此，树立网络化的服务观念，积极主动把计算机技术、多媒体技术、海量存储技术和数字通讯技术等运用到档案资源的建设中，做好档案数据库及信息服务平台的构建工作，例如，加强校际、馆际协作，改变情报、图书、档案等行业资源各自为政、互不兼容的现状，另外，创造条件，对现有的多种政府信息利用方式进行整合，建立政府信息综合数据库，把多种分散的信息资源有机地集中整合，积极对有价值的资源进行挖掘，避短取长，共知、共建、共享，以整体优势发挥信息资源的利用价值。

（四）树立服务创新的理念

建设服务型政府，对于构建社会主义和谐社会具有重大意义，档案工作作为政府工作的重要组成部分，要求我们在建设服务型政府的背景下，做好新角色，完成好新使命。但是，当前，在大部分档案机构，特别在高校，档案服务工作单一，在平常的业务工作中，只是围绕“查取”而展开前后的工作流程，时间长了，管理员的服务态度较为被动，毫无生气，看不到档案工作的前景。要打破这种单一被动的工作局面，一是更新服务理念，积极开拓服务领域，提升服务层次。作为高校档案工作者必须认识到：服务是档案工作的立身之本，服务创新是档案工作创新的重中之重，只有把服务搞好了，档案工作才能获得强大的原动力，档案事业发展的路子才会越走越宽，只有服务创新，才有档案工作的发展前景。二是高校档案管理员要培养起超前意识，在工作中注意把握查档者的需求规律，舍得投入时间，以认真的态度对原始档案进行分析、研究与总结，做好档案资源的整理汇编工作，提高编研成果的质量，全方位挖掘和利用好档案资源，使档案信息做到真正为学校领导、为师生员工、为社会经济建设服务。

二、管理模式的创新

（一）服务手段的创新

电子政务应用环境下，高校档案信息服务以网络和数据库为重点，档案信息服务方式由以馆（室）档案信息资源为基础的有限、被动服务，转向网络资源为主的无限、主动服务；由以传统的静态、间接服务转向以提供现代参考咨询和开发编辑工作为主的动态、直接服务。

（二）档案载体的转换

随着电子政务办公的广泛应用，网络技术、数码技术等现代高科技的发展以及新型材料的使用，丰富了档案载体形式，它打破了长期以来人类只能依赖文字进行记录的历史，现在，可以通过更直接、更具体、生动的图像和声音的方式展示事物，并以光盘、磁带、移动存储设备等磁性材料为载体记录存档，档案材料的收藏由单一到多元并存的转变，馆藏结构发生了改变。

（三）档案主要工作流程中管理方式的转变

电子政务应用环境下，档案信息的收集方式，使高校各部门可以根据自己的工作情况，合理安排的时间，将本部门要归档的文件通过网络传送到档案管理部门，也可以直接将数据信息录入到档案数据库中；另一方面，通过网络，学校档案管理人员可实行跟进式服务，形成初期，跟踪指导，或者在文档形成之后，可随时到各部门的专门数据文件夹中进行信息采集和核对工作。