新建本科高校档案利用工作的思考——以常熟理工学院为例

任红燕

（常熟理工学院 档案馆，江苏 常熟 215500）

一、引 言

高校档案提供利用是指高校档案馆（室）将档案以阅览、外借、制发复制本等方式提供给学校各相关部门和个人以及校外某些特定人群。做好高校档案提供利用工作，可以满足多方面需求，充分发挥档案的作用；同时能扩大档案工作在学校和社会的影响，争取学校各部门和领导的重视与支持，使高校档案工作步入良性发展轨道。［1］

新建本科高校多是在原有专科学校基础上，通过独立升格或合并办学而组建的普通院校。晋升本科院校行列后，它们除了要接受来自上级教育主管部门和条线的常规工作检查，还面临学位授予单位评审、本科教学工作水平评估等一系列挑战。学校也往往以各种评估、检查作为开展工作的抓手，以评促建，使学校事业得以可持续发展。这些都要集中利用档案，可谓对学校档案工作的一次次全面检验。笔者结合常熟理工学院档案利用情况，就如何增强新建本科高校档案利用工作展开探讨。

二、常熟理工学院档案利用情况

表1是常熟理工学院2004年5月至2011年4月间档案利用情况的统计。7年间，我校共提供利用档案7149卷（件）次。

从统计结果看，我校档案利用主要特点如下。

（一）利用对象不均衡

图1 各类档案利用情况折线图

图1可见，馆藏各类档案均被利用，但利用卷次很不均衡，从利用卷（件）次频率看，依次为行政、教学、财会、党群、基建、科研、实物、专题、声像、出版、外事、设备。我校行政类档案利用频率居首，究其原因，主要是我校升本后开展了校史编纂工作。该工作自2005年下半年开始，历时2年多，因而2005-2007年的档案提供利用卷次比较多，其中行政类最多，党群类次之（详见表1）。2008年，学校准备迎接学士学位授予权单位评审，除教学档案，行政类档案提供利用卷（件）次也比较多。抛开迎接各类评估和检查集中利用档案因素，教学档案的利用频率最高，且呈现逐年增加的趋势。

表1 各类档案提供利用情况统计表

（二）利用率低

我校历年档案提供利用率最高不超过12%，远低于高校档案案卷利用率为20%左右［2］的统计结果。档案利用率与档案管理工作水平有关。档案利用率低与档案工作重视不够、档案人员配备不足、档案质与量不平衡有关。升本后，我校在筹建校史馆、编纂校史等工作过程中，发现大量该归档材料没有归档，有些会议通知等不必归档的材料却保存着。

（三）呈现专题化趋势

高校档案工作主要为学校中心工作服务，新建本科院校面临比一般院校更多的检查、评估，这使得档案利用呈现出很强的专题化趋势。2009年，为配合学校迎接本科教学工作水平评估，我校档案馆提供了校领导讨论教学工作的会议记录（纪要）、有关教学质量保证体系的所有文件材料、升本以来学校历年基础数据等档案，共提供各类档案近400卷（件）次，其中教学类档案较常年多出一倍左右。2007年江苏省统一部署开展高校资产清查工作，财会类档案提供利用数量达479卷次。2005、2008年，伴随各级领导任期经济责任审计的开展，财会档案利用卷次达280多卷次。

（四）呈现社会化趋势

档案的社会化服务是指档案部门为满足社会公众需求所提供的各种形式的信息服务。［3］高校档案服务社会化趋势主要体现在社会各单位、个体对教学、科研类档案的利用。新建本科院校档案利用社会化趋势主要体现在教学类档案的利用。近年来我校档案馆教学类档案的利用服务大多为校外人员提供，且年利用率呈逐年上升趋势。教学档案利用服务包括提供毕业生学籍、学位档案信息，核实学历真伪，提供成绩证明，提供学历、学位原始证明，提供专科阶段历年学习成绩、当年新生录取表等材料。

三、增强档案利用功能的思考

当下，要扭转档案工作在学校各项工作中的边缘化地位，就必须加强档案宣传，而档案利用是档案工作的最终目的，也是最好的宣传方式。［4］高校档案部门要重视自身建设，分析档案利用现状及其原因，并针对现实问题，改进档案工作，重视档案从收集到利用工作的每个环节，进而提高档案利用率，更好地为学校各项中心工作和各类人群服务。

（一）树立服务创新意识，更新服务观念

进入21世纪，我国的人才强国战略决定了社会对人才寻求和遴选工作的重视是前所未有的，有关方面和单位为了选择合适的人才，需要高校提供人才学历水平的真实情况。同时，大量毕业生面临学历提升、出国留学等问题。出国留学需要向该生留学学校提供成绩证明；晋升学历需提供本人前一阶段历年学习成绩、当年新生录取表等材料。凡此种种，都需要高校档案部门面向社会，主动为社会公众服务。这种新的服务定位决定了高校必须走出传统的思维和工作模式，准确把握社会变革的脉搏，寻找和发现高校档案工作满足学校和社会的不同需求的切入点，充分展示高校档案部门的作用。

（二）开展档案利用需求研究，改变服务方式

高校档案馆不同于社会公共档案馆，高校档案利用虽然呈现社会化趋势，但它为学校党政机关和中心工作服务的功能永远不可抹杀。学校在不同发展阶段，有不同的工作重心，随之产生不同的档案利用需求倾向。档案部门要改变各单位要什么，档案部门提供什么的局面，就要研读学校发展规划和年度工作计划，把握高校工作规律性，寻找与档案工作的对节点，积极准备各种档案信息，在合适的时候主动提供给相关部门。作为新建本科院校，学校发展过程中需要面对哪些检查、评估，这些检查、评估又需要什么材料，档案部门必须展开研究，做到心中有数，并做好相关编研，编制专题档案目录，变被动服务为主动服务。

（三）重视管理工作各环节建设

1.做好收集、整理工作

档案管理是一个系统工程，在这个系统中，处于最前端的是对档案的收集。而做好档案收集、整理工作，是提高档案服务质量的保障。升本后，我校结合实际情况，修订了归档范围和保管期限表等相关规章制度，规范档案收集工作；提前介入各项重大活动，确保档案收集的全面系统。从近几年的实践看，这些措施确实起到了应有的作用。2008年，我校承办江苏省第十六届高校“校长杯”乒乓球赛。该活动规模大，层次高。由于档案馆人员的提前介入，该项活动材料收集全面。学校2010年承办江苏省首届高校“五四杯”羽毛球赛，档案馆及时提供“校长杯”乒乓球赛档案材料，为学校节约了大量人力物力。

2.加强编研工作，提升编研层次

档案编研工作把分散在各个案卷中的档案信息进行开发和加工，使之系统化和密集化，并形成新的文献形式和知识产品。开展好编研工作，可以使利用者不必翻阅大批分散的档案，就能满足一定的利用需求，或者找到自己需要查阅档案的线索。加强档案编研工作，提升档案编研层次，这是提高档案利用效率的有效途径。我校的高校基础数据汇集、发文汇集等编研成果在提供档案服务中发挥了不小作用。

3.加快数字化建设，尽快实现全文信息查询

档案数字化通常包括档案数字化输入、档案数字化转换、数字化档案接收。［5］强化并加快档案数字化建设，有利于尽早实现档案全文信息的快速查询，大大提高高校档案服务相关工作的效率。例如，我校在升本后，逐步推进档案数字化工作，制定了电子文件归档和电子档案管理办法等相关规章制度，馆藏大部分档案建立了目录数据库，利用率高的文书和教学档案实现了数字化转换，建立了全文数据库，实现了部分档案的网上检索，提高了档案的查全率和档案利用效率。目前，我校正致力于推进数字化档案接收工作，不断完善各档案信息数据库，及时更新数据库内容，提高档案服务质量。

四、结 语

档案具有“资政、存史、教化”作用，因而除了要采取多种措施，使学校档案在日常管理中起到“资政”作用外，围绕各类人才培养目标，新建本科高校还应该主动积极不断发掘档案信息，把档案馆建设成为广大学生的思想素质教育基地，让高校档案充分发挥“教化”作用，进一步增强档案利用功能。

［1］陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学［M］.第三版.北京：中国人民大学出版社，2008：377-403.

［2］肖伟芳.高校档案利用工作制约因素及对策［J］.广东档案，2010（4）：38，40-41.

［3］丁光勋.信息时代档案学理论研究与实践［M］.上海：三联书店，2007：192-201.

［4］周晓云，向艾君.高校档案利用特点探析［J］.兰台世界，2005（9）：96-97.

［5］吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者关系［J］.科技档案，2006（3）：32-35.