ERP在行政事业单位财会管理中的应用分析

王呈璐

ERP是EnterpriseResourcePlanning也就是企业资源计划的缩写。它是一种集成了物流管理、人力资源管理、财务管理以及信息管理于一身的可以对企业业务全流程进行管理和监控的管理软件。Deloitte&Touche（德勤）对ERP所做出的定义是，ERP是集成的企业业务软件系统，它允许企业对于他们的绝大多数业务流程自动操作和整合，分享横跨整个企业的共同数据和操作规范，在一个实时的环境中生成和评价信息。也就是说，这一系统是帮助企业的管理者全面而综合的掌握企业各个方面的信息，从而对企业进行管理的软件系统。在这一软件进入国内之后，国内的代理公司根据中国本土的情况和企业需要做出了一些调整，其中之一就是很多国内组织在应用这一软件时，将财务部分单独提出来，用于财务管理。组织的财务管理是通过价值形态对组织资金运动进行决策、计划和控制的综合性管理。组织财务管理目标是组织的财务活动、处理财务关系所要达到的根本目的，它决定着组织财务管理的基本方向，是组织财务管理工作的出发点。组织财务管理目标从它的演进过程来看，均直接反映着财务管理环境的变化，反映着组织利益集团利益关系的均衡，是各种因素相互作用的综合体现。从这一角度说，如果能够从一个组织的财会角度将组织的各个部分信息进行组织和汇总，就能够比较全面的对该组织的运行情况进行掌握。这也是国内很多企业对ERP系统进行改造的原因。

相对于经营性组织对于企业整体财务管理的重视，我国行政事业单位对自身的财务状况和财会管理的重要性认识依然不足，更不要提发掘财会在主旨管理中的中心地位和作用。

一、行政事业单位现行财会管理制度弊端

1.不能划清行业内财务管理的界限

很多行政单位依然存在着政企不分的状况，沿用以前的财政管理方式。这就造成本应作为公共财政管理的却采用了企业化财务管理，而本应作为企业财务管理的却采用了公共财政管理的现象，使得本应集中统一调度的资金，反而不能集中调度。本应由企业负责出资养护的设施，由于不能及时划分出来，最后由政府垫资养护，造成了行政部门的资金损失。

2.部门预算的编制缺乏组织保证

部门预算是财会工作的重要环节，是市场经济国家财政预算管理的基本组织形式，更是国库集中收付、政府采购等制度的基础。如果财会部门不能做出科学合理的预算，很难保证工作正常有序的进行。

3.资金管理缺乏系统性

如今的行政事业单位还没有形成系统性的财会管理，所以其资金管理的效率还跟不上步骤，其资金的运用及核算在各个部门间不能进行很好的衔接和管理，导致资金管理及使用不畅，资金循环阻塞，财会管理的缺陷性充分暴露。

二、ERP系统与一般财务软件的区别

首先，以前的财务软件其工作机理与ERP系统有很大区别，之前的财务软件主要是针对事业单位的财务核算方面，其管理只是单纯的录入、记录和整理，是在工作时对业务单据凭证手工输入、汇总、分析，个人用在财会管理方面的精力非常有限。而ERP系统却不一样，它在业务处理中以流程为向导，其自动分录系统能够快速有效的将财务模块的一系列流程串联成一个系统，环环相接，逐一相连，递进完成每一阶段的财务核算。针对不同的财务类型，ERP系统会按照事先预定好的会计科目自动触发其会计事件，所以当财务类型产生时，ERP系统会自动生成会计凭证，更新分类账目。财务人员的主要任务就是审核这些凭证，这样就会大幅度的减少财务工作人员的工作量。大部分的时间都应用在财务管理中，这就为公司提供更多的决策依据。

第二，从功能上来看，国内财务软件已发展的越来越成熟，可以满足一般性财务核算的要求。但是从管理的角度分析，管理者所得到的财务报表就不仅仅是简单数据的累积。其可以通过这些报表来分析组织的各部分运行情况，这时，单纯的财务报表就很难满足要求，即便可以实现，也需要管理者本人有较高的财务知识，由庞杂的报表数据中分析总结，既浪费精力，又浪费时间。同时对财务人员来说，当报表数据出现错误时，就很难查询到根结，这样就会消耗大量的时间。而ERP软件是由业务流程为导向，所以各种财务数据可以和各项业务行为紧密联系在一起，从财务角度或从业务角度都能够快速进行相互跟踪。

三、行政事业单位财会管理对ERP的安装流程

1.分步实施

在系统安装的过程中，要遵循科学的实施方法，既不能操之过急，也不能把时间拖得太久。行政事业单位财会的ERP系统安装是一个庞大的工程，也是有较高风险性的项目，为了确保项目的成功，借鉴国内外行政事业单位行政事业单位财会信息化实施的经验与教训，行政事业单位财会信息化工程要首先制订一个合理的目标和工作计划。同时，实施的同时也要采取整体规划，分步实施的策略，这样方能确保项目实施工作的扎实有效。

2.严格控制信息质量

在行政单位的管理中，财会信息的正确性是非常重要的的问题。一旦原始数据出现了错误，将影响之后包括汇总、总结等等所有环节，最终影响到决策的准确性，所以在ERP系统传递财会信息时一定要确保其准确性，这就要求行政事业单位必须能够采取有效措施进行调控。若行政事业单位在ERP系统中填制单据之前，仍然有纸质单据存在，在单据审核过程中，就要加强核对纸质单据和系统单据关键数据项。

3.试运行

ERP系统安装后的试运行是系统能否成功的关键之处，所以在试运行时必须要保证系统切换的准确和完整，对信息系统的模拟运行以及试销售必须进行严格测试和把关，排除任何可能出现的误差，确保信息切换的成功。试运行其实就是模拟运行，而模拟运行值是由系统的各个组成部分及其软件功能的测试所得，即是通过测试更深一步的了解软件系统的各种功能，核对其是否符合行政事业单位的实际运行需求以及存在的差异，然后据其检测结果进行对症处理，然后拟定合适的解决方案。根据系统的运行情况挖掘软件可能开发的其他潜在功能，针对特定客户给予一些合适的设置，对其现有功能进一步修改、补充、调整和完善，使其达到客户的需求。

4.加强财会人员管理

在行政事业单位中，必须要专门的财会信息管理人员，这样才能更好的进行财会管理工作。这些人员必须要熟悉行政事业单位的财会管理模式，有必须有新信息的接受和学习能力，才能更好的完成财会管理工作。财会管理人员必须要负责任，在财会信息管理中，能够明确项目实施中的单位分工情况，定期给予总结和交流，确保实施项目的组织性和系统性。

四、ERP系统在行政事业单位的具体应用

1.预算管理

ERP新系统在工作时需要安排新的工作流程和步骤，建立新的工作机构，进行新的管理和控制，其中预算管理部门就是一个非常重要的机构。其专门负责单位的预算策划，对上级所拟定的预算额进行审核和修订，对建立的预算方案进行评估和编制，对大量的非贸易、非经营购汇人民币进行限额预算等等。预算管理部门还要负责建立和管理预算项目库的组织研究，并且为其拟定合适的行业融资政策等，同时单位内部的财会体制等都需要预算部门的管理和配合。政府预算会计报表格式是比较常用的行政事业单位的预算编制格式，其虽有衔接性强等不少优点，但是不足之处也很明显，历史收支反映不够明确、预算收支经济性质反映不便等等。但是，ERP系统本身的集成性特点却正好弥补了其诸多的缺陷，因此在预算编制格式时，单位预算收支可以采用政府预算报表格式，其他的诸如反映单位资产以及资金积累等情况，则可以用行政事业单位会计报表，并且可以在报表后面运用附表方式，更清楚的注明单位的资金使用具体情况。

2.资产管理

由于ERP系统的流程指向性，使得行政事业单位可以根据自己部门ERP系统的具体特点，设立专门的资产管理中心，其工作主要是通过系统所传来的各类数据信息，对部门管理之下的资产的配置、使用、处置、资产统计报告、资产产权登记、界定、变动和纠纷调处、资产保全、使用效益考核评价、资产的清查、监管、政府采购、非经营性资产转经营性资产监督和管理等；制定政府采购实施办法，编制政府采购实施计划；组织实施部门集中采购项目，并对政府采购活动实施管理；政府采购有关统计工作；以及对进行股份制改造的资产重组、股权设置、资产处置等工作；清产核资、产权管理、国有资本金统计分析和产权纠纷调处、资产处置及使用管理工作；组织实施有关资产的评估工作；规费使用及预算内外建设资金的监督检查工作。

3.财会操作自动化

在行政事业部门应用ERP系统后，很多以前需要由财会部门人员手工操作的记账报账等财会操作都可以统一地在ERP系统中直接进行，甚至可以由各个部门直接将数据汇总后报到财务部门，对于数据的审核和校对也可以直接在网络系统中进行。这样既节省了人工精力，又节省了时间。例如，很多部门现在已经实行了网络化报销系统，其优点包括：数据签名，报销凭单采用电子签名，可以有效避免伪造签名的风险。多级复核，凭证和付款均实行二级复核出现问题及时纠正。自动计算，凭单和补助等由系统自动计算减少差错风险。信息记录，系统记录核算操作流程利于明确工作责任。数据一致，信息数据进入系统后，非经批准不得修改。

总而言之，应用ERP系统是一个加快行政事业部门财会管理系统规范化和信息化的有效途径，在充分的了解该系统的特点并对部门自身进行清晰有效的分析后行政管理部门可以通过该系统切实提高财会管理的效率并扩大其功效